Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Was ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Wer in Deutschland als Arbeitnehmer angestellt ist, hat gesetzlich einen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihm ein Arbeitszeugnis ausstellt. Unterschieden wird in ein einfaches und qualifiziertes Zeugnis, daneben gibt es noch das Zwischenzeugnis.

Wie der Name bereits sagt, umfasst das einfache Arbeitszeugnis weniger Informationen als das qualifizierte Zeugnis. Ersteres beinhaltet lediglich Angaben zu den Personalien sowie Art und Dauer der Beschäftigung. Im Gegensatz dazu umfasst das qualifizierte Arbeitszeugnis neben den generellen Informationen auch detaillierte Angaben zu den Aufgaben und Tätigkeitsbereich und vor allem eine Leistungsbeurteilung und auch eine Bewertung der sozialen Kompetenzen.

Rechtliche Rahmenbedingungen des qualifizierten Arbeitszeugnisses

Generell sieht der Gesetzgeber folgendes vor: Wird ein Arbeitsverhältnis beendet, so haben die Angestellten laut § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) bzw. nach § 109 der Gewerbeordnung (GewO) einen Anspruch darauf, dass ihnen der Arbeitgeber ein qualifiziertes Zeugnis in schriftlicher Form ausstellt. Dieses Recht kann bis zu drei Jahre nach dem Arbeitsverhältnis eingefordert werden (§ 195 BGB). Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Praktikum, einen Werkstudentenjob, eine Trainee-Stelle oder um eine Festanstellung handelte.

Inhalt und Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses sind nicht gesetzlich vorgegeben, das Zeugnis muss aber in jedem Fall sorgfältig, lückenlos und wahrheitsgemäß sein, um die zukünftige Jobsuche des Arbeitnehmers nicht negativ zu beeinträchtigen. Dies nennt man die Wohlwollens-, Vollständigkeits- und Wahrheitspflicht des Arbeitgebers.

Formale und inhaltliche Anforderungen an das qualifizierte Arbeitszeugnis

Die äußere Form des qualifizierten Arbeitszeugnisses sollte ordentlich, sauber und fehlerfrei sein, sprich auf sauberem Papier (in der Regel im Din-A4-Format) gedruckt sowie ohne unzulässige Sonderzeichen, Knicke oder Flecken sein. Inhaltlich besteht es in der Regel aus sechs Abschnitten:

1. Die Einführung

Die Einleitung des Arbeitszeugnisses enthält die persönlichen Daten der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, das heißt Vor- und Zuname, Geburtsdatum und -ort, akademische sowie öffentlich-rechtliche Titel sowie den Beginn und gegebenenfalls das Ende des Arbeitsverhältnisses. Die Anschrift gehört nicht in das Zeugnis.

2. Die berufliche Entwicklung im Unternehmen

Hier sollten alle wesentlichen Tätigkeiten aufgeführt werden, die der Arbeitnehmer innerhalb des Unternehmens ausgeübt hat. Dies kann in ausformulierten Sätzen als Fließtext geschehen oder auch als stichwortartige Aufzählung. Letztere wirkt gerade bei längeren Positionsbeschreibungen deutlich übersichtlicher.

3. Die Stellenbeschreibung der zuletzt ausgeführten Tätigkeit

Neben der beruflichen Entwicklung sollte der zuletzt ausgeübte Aufgabenbereich des Mitarbeiters im Einzelnen beschrieben werden. Hier geht es neben einer Stellenbeschreibung auch um die konkreten Kompetenzen und Verantwortungsbereiche. Je umfassender die Tätigkeitsbeschreibung ausfällt, umso ausführlicher sollte auch die folgende Leistungsbeurteilung ausfallen, da sonst der Eindruck entsteht, der Mitarbeiter habe sich zwar bemüht, aber im Endeffekt wenig geleistet.

4. Die Leistungsbeurteilung

An dieser Stelle des Arbeitszeugnisses geht es darum zu bewerten, inwieweit die an den Mitarbeiter gestellten Aufgaben tatsächlich erfüllt wurden. Im Wesentlichen gehören dazu folgende Aspekte:

• Arbeitsbereitschaft (Wollen) und Arbeitsbefähigung (Können)
• Spezielle Fähigkeiten und Kenntnisse (Wissen)
• Arbeitsweise und des Arbeitsstil
• Arbeitsergebnisse und Arbeitserfolg
• Eventuelle Führungskompetenzen
• Schlussteil der Leistungsbeurteilung mit zusammenfassender Gesamtbewertung der Arbeitsleistung

Auch wenn der inhaltliche Aufbau und dessen Reihenfolge bei der Leistungsbeurteilung nicht gesetzlich festgelegt sind, hat sich die hier aufgeführte als Standard etabliert. Wichtig ist auch hier, dass auf Vollständigkeit und Sorgfältigkeit zu achten ist.

Viele Arbeitgeber machen bei der Bewertung der Leistungen von einer bestimmten „Zeugnissprache“ Gebrauch. Die Formulierungen orientieren sich hierbei an Schulnoten – von „sehr gut“ bis „ungenügend“:

• „stets zu unserer vollsten/höchsten Zufriedenheit“ = sehr gute Leistung
• „stets zur vollen Zufriedenheit“ = gute Leistung
• „stets zur Zufriedenheit“ = befriedigende Leistung
• „zur Zufriedenheit“ = ausreichende Leistung
• „stets bemüht zur Zufriedenheit“ = mangelhafte bis ungenügende Leistung

Neben der Wahrheitspflicht gilt hierbei auch die Wohlwollenspflicht – die Beurteilung sollte sich also auf die tatsächlichen Leistungen beziehen und dabei möglichst die Stärken betonten und nicht die Schwächen. Dennoch geht es natürlich nicht nur um Lob, sondern auch darum, berechtigte Kritik an mittelmäßigen bis schlechten Leistungen anzubringen. Auch hier haben sich bestimmte sprachliche Codizes unter Personalern etabliert, etwa folgende:

• „Er/Sie war um eine zuverlässige Arbeitsweise bemüht.“
• „Das persönliche Verhalten der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters war im Wesentlichen tadellos.”
• „Er/Sie hatte zu seinen Mitarbeitern ein weit besseres Verhältnis als zu seinen Vorgesetzten.”
• „Er/Sie hatte Gelegenheit, alle innerhalb der Abteilung zu erledigenden Arbeiten kennen zu lernen.”

5. Das persönliche (soziale) Verhalten

Neben der Leistungsbeurteilung geht es auch um die Verhaltensbeurteilung des Mitarbeiters. Hierbei stehen soziale Kompetenzen sowie persönliche Verhaltensweisen im Mittelpunkt. Im Allgemeinen sollten hier drei Aspekte berücksichtigt werden:

• Verhalten innerhalb des Unternehmens zu Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern
• Verhalten außerhalb des Unternehmens zu Kunden, Geschäftspartnern und sonstigen Ansprechpartnern
• Sonstiges Sozialverhalten und Kompetenzen wie Durchsetzungsfähigkeit, Ehrlichkeit, Integrität, Kompromissbereitschaft oder Vertrauenswürdigkeit

6. Die Schlussformulierung

Last but not least schließt das Arbeitszeugnis mit einigen gängigen Beendigungsformeln, vor allem die Angabe von Gründen für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses (etwa „auf eigenen Wunsch“, „betriebsbedingt“ oder „in beiderseitigem Einvernehmen“).

Darüber hinaus können mit einer Dank- oder Bedauernsformel und Zukunftswünschen für den Mitarbeiter noch Botschaften an den Mitarbeiter und den potentiellen nächsten Arbeitgeber eingebaut werden. Insbesondere an letzteren lässt sich erkennen, ob und wenn ja, wie positiv die Beziehung zwischen dem Arbeitnehmer und seinem Arbeitgeber wirklich war.

Das Arbeitszeugnis endet mit dem Ausstellungsort, -datum und der Unterschrift des Ausstellers. Das muss nicht zwingend der Chef sein, sondern dies kann etwa auch ein Kollege aus der Personalabteilung wahrnehmen. In jedem Fall muss jedoch dessen Name und Position sowie die Vertretungsmacht erkenntlich sein (z.B. ppa = per Prokura oder i.V. = in Vollmacht). Neben der Geschäftsadresse gehört unbedingt auch eine Telefonnummer des Ausstellers ins Arbeitszeugnis, damit der neue Arbeitgeber sich für eventuelle Rückfragen melden kann.