Neue Teammitglieder begeistern – mit einem maßgeschneiderten Onboarding

softgarden Onboarding Software: neue Mitarbeitende individuell einarbeiten und herzlich willkommen heißen. Ganz einfach – mit der umfassenden Einarbeitungs-Lösung vom Testsieger.

  • Schneller startklar dank strukturiertem Onboarding
  • Einarbeitungskosten senken, Mitarbeiterbindung steigern
  • Für Unternehmen unterschiedlicher Größen

49 %

entscheiden sich aufgrund des Onboardings für oder gegen einen Arbeitgeber

21 %

haben wegen eines schlechten Onboarding-Prozesses gekündigt

87 %

wollen vor Arbeitsbeginn über den Onboarding-Prozess informiert werden

90 %

wünschen sich Feedback von ihrem Arbeitgeber in der Einarbeitungsphase

Weniger Zettelwirtschaft, mehr Zeit für das persönliche Miteinander – dank Onboarding Software

Vom Preboarding über das Onboarding zum Offboarding: die softgarden Onboarding Solution unterstützt dich bei jedem Schritt der Einarbeitung.

Administrative Onboarding-Aufgaben automatisieren

Vergiss langweilige Routineaufgaben und konzentriere dich voll auf die Betreuung deiner neuen Teammitglieder. Halte bequem alle am Prozess beteiligten im Loop – mit automatisierten Nachrichten, wiederkehrenden Ereignissen & Prozessvorlagen.

Neue Mitarbeitende schnell ins Machen bringen

Integriere neue Mitglieder schnell ins Team und sorge dafür, dass sie direkt durchstarten können. Mit der perfekten Mischung aus Best Practices und individueller Anpassungsfähigkeit gestaltest du deine Onboarding-Prozesse passgenau.

Einarbeitungsprozess mühelos gestalten

Dein Unternehmen ist einzigartig – gestalte alle Kontaktpunkte passend zu deiner Corporate Identity und stärke deine Arbeitgebermarke. Egal ob auf der Willkommensseite oder in personalisierten Nachrichten.

Remote-Mitarbeitende effektiv integrieren

Biete Remote-Mitarbeitenden eine zentrale Anlaufstelle bei allen Fragen und Anliegen. Die webbasierte Willkommensseite ist für sie jederzeit erreichbar. Unsere mehrsprachige Lösung holt auch internationale Kollegen optimal ab.

Ziele für neue Mitarbeitende setzen und verfolgen

Nutze individuelle Ziele, um den Onboarding-Prozess für alle Beteiligten übersichtlich und nachvollziehbar zu machen. Den Fortschritt deiner Teammitglieder verfolgst du ganz einfach online mit.

Nahtlos an den Hiring-Prozess anknüpfen

Du nutzt bereits unsere softgarden Talent Acquisition Suite? Dann starte den Onboarding-Prozess einfach aus der Software heraus und alle relevanten Daten werden automatisch überführt. So einfach kann es sein!

Unsere Onboarding-Software im Überblick

Strukturiertes Onboarding mit softgarden zahlt sich aus – so sind neue Mitarbeitende von Anfang an Teil des Teams.

Preboarding

  • Stelle dein Onboarding-Team zusammen: Manager, Onboarding-Buddy und auf Wunsch weitere Personen 
  • Weise erste Aufgaben zu, z. B. die Auswahl eines Laptops oder das Ausfüllen des Personalfragebogens
  • Begrüße neue Mitarbeitende schon vor dem ersten Tag professionell

Willkommensseite

  • Stelle neuen Mitarbeitenden Aufgaben auf einer interaktiven Willkommensseite zur Verfügung
  • Gestalte den Look der Willkommensseite passend zum Corporate Design deines Unternehmens
  • Formuliere eine Willkommensnachricht, beantworte häufig gestellte Fragen, platziere Links und andere wichtige Informationen
  • Entscheide, welche Informationen vor dem ersten Arbeitstag zur Verfügung stehen sollen und welche erst nach Eintritt ins Unternehmen – wie bspw. den Link zur Zeit- und Abwesenheitserfassung

Automatisierte Aufgaben

  • Hole dank interaktiver Aufgaben mühelos Informationen ein, etwa mit Eingabefeldern oder Dokumentenuploads
  • Spare Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben, wie bspw. mit monatlich stattfindenden Welcome-Meetings
  • Versende automatisiert E-Mail-Benachrichtigungen und informiere bequem über neue oder überfällige Aufgaben

Prozessvorlagen

  • Kombiniere mehrere Aufgaben zu einem Prozess
  • Weise Aufgaben automatisch zur passenden Zeit oder wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt, bestimmten Personengruppen zu
  • Passe den Prozess für unterschiedliche Zielgruppen an und speichere das Ergebnis als wiederverwendbare Vorlagen

Mehr­sprachig­keit

  • Wähle bei der Darstellungssprache der Software aus Deutsch, Englisch und Französisch aus
  • Versende auch Aufgaben und automatische Benachrichtigungen in diesen Sprachen 

Alles für die perfekte Einarbeitung

Mit unseren vielfältigen Funktionen professionalisierst du deinen Einarbeitungsprozess ganz einfach

Willkommensseite

Die Willkommensseite ist die zentrale Anlaufstelle für neue Mitarbeitende. Auf ihr finden sie anstehende Aufgaben und weitere hilfreiche Informationen wie Links oder die Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Es gibt zwei Versionen der Willkommensseite: Die öffentliche Version sehen neue Mitarbeitende vor ihrem ersten Arbeitstag. Die interne Version ist erst nach dem ersten Arbeitstag sichtbar. Auf ihr können Informationen sicher hinterlegt werden, die nur Mitarbeiter sehen dürfen (wie bspw. den Link zur Zeit- und Abwesenheitserfassung).

Die Willkommensseite kann flexibel im Corporate Design des Unternehmens gestaltet werden.

Preboarding-Aufgaben

Der Onboarding-Prozess beginnt in der Regel schon vor dem ersten Arbeitstag, mit dem Preboarding. Das neue Teammitglied kann über eine bestehende E-Mail-Adresse begrüßt werden. Außerdem können erste Aufgaben zugewiesen werden, wie bspw. die Auswahl eines Laptops oder das Ausfüllen eines Personalfragebogens. Ebenso können interne Stakeholder in das Preboarding mit einbezogen werden: Hiring Manager, Buddy und weitere Personen – oder sogar ganze Abteilungen. Sie können Aufgaben erledigen und stellen so sicher, dass am ersten Arbeitstag alle internen Vorbereitungen abgeschlossen sind.

Onboarding-Aufgaben

Am ersten Arbeitstag erhält das neue Teammitglied den Login zur internen Willkommensseite. Dort sieht es alle anstehenden Aufgaben sowie weitere Informationen. Auch in diesem Schritt können weitere Personen und/oder Abteilungen eingebunden werden. Auf diese Weise wird ein guter Start im Unternehmen und eine kurze Einarbeitungszeit sichergestellt.

Reboarding-Aufgaben

Neben klassischem Onboarding für neue Mitarbeitende können auch Prozesse für Wiedereinstellung (Reboarding) oder Einstellung in einem anderen Team abgebildet werden.

Offboarding-Aufgaben

Gewährleisten Sie Mitarbeitern einen reibungslosen Austritt aus dem Unternehmen, dank Offboarding-Prozessen in denen automatisch Aufgaben ausgelöst werden (bspw. das Sperren von IT-Zugängen).

Prozessvorlagen (Flows)

Prozessvorlagen sind eine Sammlung mehrerer Aufgaben, die an bestimmten Zeitpunkten vor- oder nach dem ersten Arbeitstag von bestimmten Personengruppen erledigt werden sollen.

Prozessvorlagen sind wiederverwendbar. So kann das Onboarding  für unterschiedliche Zielgruppen zeitsparend vorbereitet werden.

Automatische Zuordnung von Aufgaben aus Vorlagen

Sobald der Onboarding-Prozess für einen Mitarbeiter gestartet wird, werden die involvierten Verantwortlichen definiert. Nach Start des Onboarding-Prozesses werden Aufgaben automatisch und gemäß der Prozessvorlage an alle Verantwortlichen verteilt.

Aufgaben mit Antwortfunktion

Aufgaben können mit einer optionalen oder verpflichtenden Rückmeldung kombiniert werden. Verfügbar sind die Optionen Dokumentenupload, Single-Choice-Frage und Freitext-Frage.

Die Rückmeldung wird im Mitarbeiterprofil gespeichert und automatisch an eingestellte Empfänger weitergeleitet.

Wiederkehrende Aufgaben

Wiederkehrende Aufgaben werden in einem bestimmten zeitlichen Rhythmus wiederholt. So kann bspw. eine Termin-Serie für ein monatlich stattfindendes Welcome-Meeting erstellt werden. Den neuen Mitarbeitenden wird der jeweils nächste Termin der Serie als Aufgabe angezeigt.

Aufgaben für interne Verantwortliche

Zusätzlich zu HR-Manager und neuem Mitarbeiter können weitere interne Rollen in den Prozess involviert werden. Neben Vorgesetzten und Onboarding Buddy können dies bspw. Ansprechpartner aus verschiedenen Fachabteilungen sein.

In den Prozessvorlagen werden den jeweiligen Rollen Aufgaben zugewiesen. Im Verlauf des Onboarding-Prozesses werden diese automatisch an die betreffenden Personen verteilt.

Interne Verantwortliche können ihre jeweils anstehenden Aufgaben in einer Liste ansehen und sie erledigen.

E-Mail-Benachrichtigungen

Über neue fällige Aufgaben werden die Verantwortlichen automatisch per E-Mail informiert.
Darüber hinaus werden regelmäßig Zusammenfassungen mit überfälligen und in dieser Woche anstehenden Aufgaben verschickt.

Rückmeldung zu erledigten Aufgaben

Für jede einzelne Aufgabe kann festgelegt werden, ob eine automatische Benachrichtigung an bestimmte Personen verschickt werden soll.

Fortschrittsüberwachung

Die Personalabteilung, Vorgesetzte, und Administratoren können den Fortschritt der Onboarding-Prozesse nachverfolgen und offene bzw. ausstehende Aufgaben überprüfen.

Mehrsprachigkeit

Die Bedienoberfläche der Onboarding-Lösung steht in drei Sprachversionen zur Verfügung: Deutsch, Englisch und Französisch. Auch Aufgaben und automatische Benachrichtigungen sind mehrsprachig verfügbar.

Anbindung zum Bewerbermanagementsystem

Das Onboarding für einen neuen Mitarbeiter kann im softgarden Bewerbermanagementsystem gestartet werden. Alle relevanten Daten werden automatisch in den Onboarding-Prozess überführt.

Plattform-Unabhängigkeit

Alle Bestandteile der softgarden Onboarding Solution sind 100% webbasiert und daher plattformunabhängig nutzbar. Für den Zugriff werden lediglich ein internetfähiges Endgerät mit einem Webbrowser (z. B. Computer, Laptop oder Smartphone) sowie eine Verbindung zum Internet benötigt.

Geschützte Daten und Dokumente

Bestimmen Sie flexibel im Rollenmanager, wer Zugriff zu Informationen und Dokumenten hat, die im Onboarding-Prozess eingeholt werden

Darüber hinaus können Sie dies individuell für jede einzelne Aufgabe einstellen. So kann z.B. sichergestellt werden, dass die IT nur Einblick in IT-relevante Antworten des neuen Mitarbeiters hat.

Made in Germany

Warum wir die beste Bewerbermanagement Software für dich sind.

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softgarden – Recruiting leicht gemacht

softgarden ist eine führende europäische HR-Tech-Lösung für innovatives Recruiting. Wir gehören zu den Core Leadern unter den europäischen Anbietern von Talent Acquisition Suites – laut Fosway 9-Grid(TM) Recruiting Report 2022 und 2023.

Unternehmen aller Branchen und Größen gewinnen die besten Kandidaten. Unsere cloudbasierte Suite umfasst Bewerbermanagement, Karriereseite, automatisch generierte Arbeitgeberbewertungen und ein Tool für Mitarbeiterempfehlungen.

Unsere Lösungen verkürzen die Time-to-Hire um mehr als die Hälfte – und steigern Qualität und Quantität der eingehenden Bewerbungen. So erreichen sie die notwendige Geschwindigkeit im Recruiting, um stark umworbene Talente anzuziehen und erfolgreich einzustellen.

FAQ

Häufig gestellte Fragen und Antworten zur softgarden Onboarding Solution.

Dein persönlicher Kundenbetreuer ist kostenlos und werktags von 9-18 Uhr per Chat, E-Mail und Telefon für dich erreichbar.

softgarden erfüllt alle Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung und ermöglicht dir ein rechtskonformes Recruiting.

Die Cloud-Lösung von softgarden muss nicht installiert werden, du musst keine IT-Infrastruktur aufbauen. Im Onboarding machen wir dich innerhalb weniger Wochen startklar.

Wir hosten unsere Software auf ISO-zertifizierten deutschen Servern, deren Sicherheit durch regelmäßige Penetrationstests gewährleistet wird.

Nein, wir glauben daran, dass Recruiting Team-Arbeit ist. Darum begrenzen wir die Nutzeranzahl nicht und berechnen auch keine neuen Nutzer.

softgarden ist via den Marketplace bereits an zahlreiche Drittanbieter angebunden. Sprich uns an, wenn du Fragen zur Anbindung hast.

Wenn Sie noch mehr Erkenntnisse und Best Practices rund um das Onboarding neuer Mitarbeiter nachlesen wollen, werden Sie in unserem Blog fündig: Zur Kategorie Onboarding

Dort finden Sie z.B. auch unsere Studie Candidate Experience 2023 2. Teil: Emotionen, Jobinterview, Onboarding

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