10 Tipps um Bewerbungsgespräche richtig zu führen

Nachdem wir uns bereits mit den Kriterien zur Bewerberauswahl beschäftigt haben, wollen wir uns jetzt mit dem Führen von Bewerbungsgespächen auseinandersetzen. Dieses stellt nicht nur für Kandidaten eine Herausforderung dar, auch Recruiter und Hiring Manager sind oft überfragt.

1. Machen Sie sich mit dem Bewerber vertraut

Lesen Sie vor dem Gespräch die Bewerbungsunterlagen ihres Kandidaten noch einmal aufmerksam durch. Notieren Sie offene Punkte und Widersprüche, vermeiden Sie jedoch Fragen, die bereits aus den Dokumenten hervorgehen.

„Was haben Sie studiert?“ – diese Frage ist nicht nur redundant, sondern zeugt auch davon, dass Sie den Lebenslauf nicht aufmerksam gelesen haben. Wer jedoch von seinen Bewerbern verlangt, sich über das eigene Unternehmen informiert zu haben, der darf im Gegenzug auch über den Kandidaten die wichtigsten Fakten wissen.

2. Bereiten Sie einen Interviewleitfaden vor

Um das Gespräch möglichst geordnet und zielgerichtet zu führen, hilft es, den Gesprächsablauf grob zu planen. Was wollen Sie von Ihrem Bewerber wissen? Welcher Interviewteilnehmer stellt welche Fragen (sofern es außer Ihnen noch weitere gibt)? Wie lange soll das Gespräch dauern? Behalten Sie diesen Ablauf möglichst auch bei weiteren Interviews bei – so können Sie die Kandidaten hinterher besser vergleichen.

3. Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre

Suchen Sie sich einen ruhigen, hellen Raum – fernab von Telefongeklingel und Kopiererlärm. Lassen Sie auch Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie während des Gesprächs nicht gestört werden wollen. Falls Sie Getränke reichen, stellen Sie vorher alles bereit. Last but not least: Seien Sie zur vereinbarten Zeit bereit! Sie erwarten schließlich auch, dass Ihre Bewerber pünktlich sind.

4. Smalltalk hilft als Gesprächseinstieg

Ein Bewerbungsgespräch ist für die meisten Kandidaten eine Ausnahmesituation. Wollen Sie den Kandidaten wirklich kennenlernen, hilft es, wenn Sie ihm die Nervosität so weit wie möglich nehmen.

Begrüßen Sie ihn, sobald er den Raum betritt und bieten Sie ihm etwas zu trinken an. Als Arbeitgeber sollten Sie das Gespräch beginnen. Fangen Sie aber nicht sofort mit fachlichen Fragen an, sondern reden Sie lieber erst einmal über allgemeine Dinge. Smalltalk á la „Haben Sie gut zu uns gefunden?“ erleichtern den Gesprächseinstieg.

5. Gespräch aktivieren und gezielt Fragen stellen

Generell gilt: Halten Sie sich zurück und lassen Sie den Bewerber möglichst viel mit eigenen Worten erzählen. Achten Sie also darauf, die Gesprächsaktivität dem Bewerber oder der Bewerberin zuzuspielen. Dies verlangt eine sichere Fragetechnik. Die geeignetste Frageform sind offene Fragen, also solche, die sich nicht mit Ja oder Nein beantworten lassen (Wie, wer, was, welche…?). Damit erreichen Sie die gewünschte Tiefe des Gesprächs.

Gerne können Sie auch einmal ungewöhnliche Fragen stellen. Die Praxis bewusst provozierende Fragen zu stellen, um den Bewerber unter Druck zu setzen und eine Stresssituation auszulösen, ist allerdings mit Vorsicht zu genießen. Auch wenn die Antworten Rückschlüsse auf die Persönlichkeit zulassen können, so gelingt dies meist nur psychologisch versierten Menschen. Bei allen anderen ist die Gefahr groß, falsche Schlüsse zu ziehen.

Wenn Stressresistenz also nicht explizit zu ihrem Anforderungsprofil gehört, sind außergewöhnliche Fragen die bessere Wahl. Standardfragen wie „Was sind Ihre Schwächen?“ sollten sie generell lieber vermeiden – darauf hat sich so ziemlich jeder Bewerber eine Antwort zurechtgelegt.

6. Zuhören, nachhaken, bestätigen

Zeigen Sie Interesse am Bewerber, indem Sie aufmerksam zuhören und auf einzelne Aussagen und Fragen eingehen. Suchen Sie dabei ruhig Blickkontakt, aber vermeiden sie permanentes Anschauen. Auf jeden Fall ist es ratsam, geduldig zu bleiben. Selbst wenn der Bewerber eine Frage nicht sofort beantwortet, geschieht dies meist nicht aus Unwissenheit, sondern ist auf die Anspannung zurückzuführen. Geben Sie ihm Zeit und signalisieren Sie Bestätigung durch kleine Gesten, etwa ein zustimmendes Nicken.

7. Bleiben Sie Gesprächsführer

Denken Sie jedoch daran: Auch wenn die Hauptgesprächsaktivität beim Bewerber liegen sollte, sind Sie derjenige, der das Gespräch führt. Schnell passiert es, dass man ins Plaudern kommt und vergisst, worum es eigentlich geht. Seien Sie sich deshalb stets Ihrer Rolle bewusst und nutzen Sie die wenigen Minuten sinnvoll. Schweift der Bewerber zu sehr ab, holen Sie ihn freundlich, aber bestimmt wieder zurück und konzentrieren Sie sich auf die Kernpunkte. Gleiches gilt auch für Ihre eigenen Antworten: Bleiben Sie fokussiert und konkret.

8. Denken Sie an das Employer Branding

Bei jedem Bewerbungsgespräch, das Sie führen, repräsentieren Sie Ihr Unternehmen. Ihr Gesprächspartner kann ein künftiger Mitarbeiter sein – er sollte also einen möglichst guten Eindruck bekommen. Zudem wird er auch dann von seinen Erfahrungen im Bekanntenkreis berichten, falls er sich gegen die Stelle entscheidet. Denken Sie also daran: Je nachdem wie das Interview läuft, können Sie Ihre Arbeitgebermarke stärken oder schwächen.

9. Notieren Sie Antworten und Beobachtungen

Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen, am besten direkt im Interviewleitfaden. Bei Gesprächen mit mehreren Kandidaten verliert man sonst leicht den Überblick. Idealerweise diskutieren Sie nach dem gespräch ihre Eindrücke gemeinsam mit den anderen Interviewpartnern.

10. Lassen Sie sich mit der Entscheidung Zeit

Kommt der Bewerber in die engere Auswahl, ist es gut, mindestens ein weiteres Gespräch zu führen. Am besten holen Sie auch einen Vorgesetzten oder ein Teammitglied hinzu, um weitere Meinungen zum Bewerber einzuholen. Letztlich geht es auch um die Frage: Möchte ich mit diesem Menschen gerne zusammenarbeiten? Wenn Sie dies am Ende mit Ja beantworten können, haben Sie beim Bewerbungsgespräch alles richtig gemacht.