Personalcontrolling

Was ist Personalcontrolling?

Personalcontrolling ist eine vergleichsweise junge Disziplin des Unternehmenscontrollings. Im Gabler Wirtschaftslexikon in der Auflage von 1988 sucht man den Begriff „Personalcontrolling“ noch vergebens. Heute findet man dort folgende Definition: „Anwendung des Controllinggedankens auf Probleme der Steuerung und Kontrolle personeller Vorgänge im Unternehmen“.

Die drei Hauptanliegen des Personalcontrollings sind also die Planung, Steuerung und Kontrolle der personalwirtschaftlichen Aktivitäten des Unternehmens. Dazu sammelt das Personalcontrolling sämtliche personalrelevanten Daten eines Unternehmens, bereitet sie auf und wertet sie (anhand von Personalcontrolling-Kennzahlen) aus.

Diese Informationen dienen dem Personalmanagement und der Unternehmensleitung letztlich für personalrelevante Entscheidungen, etwa die Personalbedarfsplanung.

Welche Ziele verfolgt Personalcontrolling im Einzelnen?

Die Deutsche Gesellschaft für Personalführung beschreibt die Aufgaben und Ziele des Personalcontrollings. Dazu zählen unter anderem folgende:

• Informieren: Strategische Entscheidungen durch Informationen vorbereiten, Kosten der Personalarbeit transparent machen, Personalprozesse beschreiben
• Koordinieren und Integrieren, etwa in Bezug auf Planung und Kontrolle, Personalwesen und Betriebsarbeit und die Abstimmung von Teilbereichen
• Planen: Mit einem Planungssystem Auswirkungen neuer Entwicklungen im Personalbereich frühzeitig einschätzen
• Kontrollieren: Bereitstellung eines umfassenden Überwachungssystems, dazu Entwicklung von Kennzahlen; Anwendung verschiedenen Kontrollarten
• Steuerung: Steuerung des Unternehmens und Beitrag des Personalwesens zum Unternehmenserfolg aufzeigen

Welche Gegenstandsbereiche beinhaltet Personalcontrolling?

Was gilt es nun konkret zu „controllen“ im Personalwesen des Unternehmens? Hier lassen sich vor allem zwei Anwendungsgebiete ausmachen:

Die Personalarbeit

Hierzu zählen alle Personalprozesse, -verfahren, -projekte sowie sonstige Aktivitäten der Personalabteilung (von der Personalplanung bis zum Recruiting)

Das Personal

Hierbei geht es um Fragen, die das Personal selbst betreffen, etwa die Anzahl der Mitarbeiter nach Funktion und Einsatzort, die Anzahl der Auszubildenden, die soziodemografische Zusammensetzung des Personals und vieles mehr.

Je nach Gegenstandsbereich gibt es unterschiedliche Ausprägungen des Personalcontrollings. Man unterscheidet hier zwischen quantitativem und qualitativem Personalcontrolling sowie strategischem und operativem Personalcontrolling.

• Quantitatives Personalcontrolling: Direkt messbare Daten, etwa zur Personalstruktur, den Personalkosten, etc.
• Qualitatives Personalcontrolling: „Weiche Faktoren“ wie Mitarbeiterzufriedenheit, Führungsverhalten, etc., aber auch Analysen zum Commitment (emotionale Bindung zum Unternehmen) oder zur Innovation im Unternehmen
• Strategisches Personalcontrolling: Strategische Ziele des Unternehmens, also der Frage „Was wollen wir erreichen?“. Hier geht es eher um eine langfristige Ausrichtung.
• Operatives Personalcontrolling: Kosten, Nutzen und Erfolg von Maßnahmen, also der Frage „Wie wollen wir es erreichen?“. Die Ausrichtung ist eher kurz- bis mittelfristig.

Welche Personalcontrolling-Instrumente gibt es?

Für die beschriebenen Ausprägungen des Personalcontrollings gibt es diverse unterschiedliche Instrumente, unter anderem:

• Vergleiche und Benchmarks: Dazu zählen Ist-Ist-Vergleiche (Zeitvergleichskontrolle), Soll-Ist-Vergleiche (Planabweichungskontrolle), Soll-Wird-Vergleiche (Planfortschrittskontrolle), Ist-Wird-Vergleiche (Prämissenkontrolle), Wird-Ist-Vergleiche (Prognosenkontrolle); zudem lassen sich Benchmarks anfertigen, etwa durch interne Vergleiche mit anderen Standorten oder externe Vergleiche mit Wettbewerbern
• Zeitreihen: Zeitliche Vergleiche lassen Entwicklungen und Trends beschreiben und prognostizieren. So können der Erfolg von bereits angewendeten Maßnahmen ausgewertet werden oder umgekehrt Fehlentwicklungen frühzeitig erkannt werden.
• Human Ressource Scorecard: Im Rahmen der sogenannten Balanced Scorecard eines Unternehmens werden erfolgskritische Ziele und entsprechende KPI‘s (Key Performance Indicators) für den Personalbereich definiert. Diese Human Ressource Scorecard stellt ein ausgewogenes Kennzahlensystem dar, das speziell auf das Personalmanagement ausgerichtet ist.
• Human Ressource Due Diligence / HR Audits: Im Rahmen einer HR Due Diligence / HR Audits können Chancen und Risiken, die von der Ressource Personal ausgehen können, frühzeitig erkannt werden.
• Mitarbeiterbefragungen: Letztlich lassen sich auch durch direkt Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wertvolle (qualitative) Informationen über Stärken und Schwächen des Unternehmens gewinnen.