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Auf einen Blick: Was ist ein Bewerbermanagementsystem?
Ein Bewerbermanagementsystem (auch Applicant Tracking System, ATS oder Bewerbermanagementsoftware) ist eine Software, die den gesamten Recruiting-Prozess digital abbildet: von der veröffentlichten Stellenanzeige bis zur Einstellung.
Bewerbermanagementsysteme automatisieren wiederkehrende Aufgaben wie Eingangsbestätigungen, zentralisieren alle Bewerberdaten an einem Ort und liefern Reportings, mit denen sich die besten Recruiting-Kanäle identifizieren lassen.
Im Ergebnis sparen Unternehmen Recruiting-Budget, verkürzen ihre Time-to-Hire und entlasten ihre HR-Teams von Routineaufgaben. Bei softgarden-Kunden liegt die Verkürzung der Time-to-Hire bei bis zu 60 Prozent.
Geeignet sind Bewerbermanagementsysteme für Unternehmen jeder Größe, vom Start-up bis zum Konzern.
Bewerbermanagementsystem oder Applicant Tracking System?
Wenn von Bewerbermanagementsystem, Applicant Tracking Systems (ATS), Bewerberverwaltungssoftware, Bewerbermanagementsoftware oder E-Recruiting-Systemen gesprochen wird, ist das Gleiche gemeint.
Diese Begriffe bezeichnen Software-Lösungen, die Recruiter und Personalabteilungen bei der Personalgewinnung unterstützen. Ein passgenaues Bewerbermanagementsystem bildet den Recruiting-Prozess digital ab und unterstützt Recruiter so über den gesamten Bewerbungsprozess hinweg: Die Software erledigt Routinetätigkeiten vollautomatisch und entlastet von administrativen Aufgaben.
Sie ermöglicht etwa automatische Eingangsbestätigungen, benachrichtigt Kollegen zu eingegangenen Bewerbungen, bietet einen übersichtlichen Vergleich von Bewerberdaten mit den Stellenanforderungen sowie detaillierte Auswertungsmöglichkeiten wichtiger Recruiting-KPIs.
Selbst-Check: 5 Anzeichen, dass dein Unternehmen ein Bewerbermanagementsystem braucht
Du bist dir nicht sicher, ob sich ein Bewerbermanagementsystem für dich wirklich lohnt? Mach den Selbst-Check. Wenn du dich in zwei oder mehr dieser Punkte wiederfindest, ist es höchste Zeit:
- Bewerbungen versanden in deinem E-Mail-Postfach. Du suchst regelmäßig zwischen 200 ungelesenen Mails nach „dem einen Lebenslauf“ und findest ihn nicht sofort wieder.
- Du weißt nicht, woher deine besten Mitarbeiter eigentlich kamen.
Welche Stellenbörse hat zur Einstellung geführt? Stepstone? Indeed? Die Karriereseite? Keine Antwort parat.
- Bewerber springen während des Prozesses ab. Zwischen erster Sichtung und Vorstellungsgespräch vergehen zwei oder drei Wochen. Die guten Kandidaten haben längst woanders unterschrieben.
- Deine Führungskräfte vergessen Bewerbungen.
Du erinnerst gefühlt jede Woche per Mail an die offene Sichtung, weil Feedback ausbleibt.
- Eine Excel-Liste ist dein „CRM“.
Du hast eine Tabelle mit Spalten wie „Bewerber“, „Status“, „Letztes Feedback“, und sie ist nie aktuell.
Wenn das zutrifft, kostet dich der aktuelle Zustand Geld, Nerven und gute Talente. Genau hier setzen Bewerbermanagementsysteme an.
Funktionen eines Bewerbermanagementsystems
Ein Bewerbermanagementsystem deckt fünf Funktionsbereiche ab: Stellenanzeigen und Multiposting, Bewerbermanagement, Kommunikation und Automatisierung, Kollaboration sowie Reporting.
- Stellenanzeigen schalten & Multiposting: Stellen einmal anlegen und mit einem Klick auf Jobbörsen, der eigenen Karriereseite und in den sozialen Medien veröffentlichen.
- Bewerbermanagement: Alle Bewerbungen laufen zentral ein, werden automatisch dem passenden Job zugeordnet und durchlaufen einen klar definierten Workflow.
- Kommunikation & Automatisierung: Eingangsbestätigungen, Statusupdates und Absagen werden automatisiert versendet – inklusive personalisierter Vorlagen.
- Kollaboration: Hiring Manager geben strukturiertes Feedback direkt im System, Termine für Interviews werden über die Plattform abgestimmt.
- Reporting & KPIs: Time-to-Hire, Cost-per-Hire und die Performance einzelner Kanäle werden in Dashboards sichtbar.
Moderne Bewerbermanagementsysteme integrieren zudem KI-Funktionen, die zum Beispiel beim Verfassen von Stellenanzeigen oder bei der Vorauswahl passender Profile unterstützen.
Vorteile von Bewerbermanagementsystemen
Grundlegend zielen alle Funktionen darauf ab, HR-Prozesse effizient zu gestalten und somit die schnellere Einstellung von neuen Mitarbeitern zu ermöglichen, ohne das Recruiting-Team vergrößern zu müssen. Das ist ein klarer Wettbewerbsvorteil.
softgarden-Kunden können ihre Time-to-Hire dank effizienterer Recruitingprozesse um bis zu 60 Prozent verringern.
Gleichzeitig bleibt so mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit im Personalwesen: etwa für Maßnahmen der Personalentwicklung, die Verbesserung der Employer-Branding-Strategie oder ganz einfach gezielte Bewerbungsgespräche mit interessanten Kandidaten.
Kosten sparen im Recruiting Prozess
Dadurch können an mehreren Stellen Kosten gespart werden – direkt und indirekt:
- Keine Vergrößerung des Recruiting-Teams notwendig
- Aufbau eines Talent Pools erlaubt Besetzung von Stellen, ohne Geld für Stellenanzeigen auszugeben und Zeit für Active Sourcing aufzuwenden
- Reporting erlaubt effizienteren Einsatz von Budgets, beispielsweise durch Identifizieren der Kanäle, die zu Einstellungen führen
- Produktivitätszuwachs durch schnellere Personalgewinnung
Zeit sparen durch Automatisierung im Recruitment Prozess
In der täglichen Arbeit entlastet die Automatisierung administrativer Aufgaben dein Recruiting-Team. Funktionen wie automatische Reminder für Führungskräfte und Entscheider verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerbungen zu lange unbearbeitet bleiben.
Ein Bewerbermanagementsystem dient auch als zentrale Datenablage. Bewerberunterlagen, ausgetauschte E-Mails und Eindrücke aus Bewerbungsgesprächen werden hier gesammelt. So lassen sich Entscheidungen einfacher treffen, und alle sind stets auf dem aktuellen Stand.
Übrigens: softgarden-Kunden sind bei jeder Bewerbung im Durchschnitt 15 Prozent schneller und sparen zusätzlich 10 Prozent Zeitaufwand bei administrativen Prozessen.
Recruitingprozesse optimieren
Recruiter haben nicht nur mehr Zeit für die Mitarbeitersuche, sondern können sich auch mit strategischen Themen auseinandersetzen. Detaillierte Reportings erlauben die Identifikation der besten Bewerberkanäle und helfen bei der Optimierung interner Prozesse.
Indem du etwa untersuchen kannst, wie lange sich Bewerber in den unterschiedlichen Bewerbungsphasen befinden, lassen sich Engpässe identifizieren und beseitigen.
Durch eine gezielte Auswertung der besten Kanäle, über die du Bewerbungen erhältst, kannst du dein Recruitingbudget außerdem effizienter einsetzen.
Anwendungsbeispiel:
Stell dir zwei Stellenbörsen vor:
Über Portal X gehen 100 Bewerbungen für deine offene Position ein, aber 90 davon musst du direkt absagen, weil die Profile nicht passen.
Über Portal Y kommen nur 10 Bewerbungen rein, und genau darunter ist der richtige Kandidat für die Stelle.
Welches Portal liefert dir den besseren Output?
Eindeutig Portal Y. Es bringt zwar weniger Bewerbungen, dafür aber deutlich passgenauere.
Die logische Konsequenz: Du verschiebst dein Recruiting-Budget von Portal X zu Portal Y und sparst gleichzeitig die Zeit, die deine HR vorher mit 90 Absagen verbracht hat. Genau solche Abwägungen macht eine gute E-Recruiting-Software sichtbar und damit deine Budget-Entscheidungen messbar besser.
Schnellere Antworten für Bewerber
In der heutigen digitalen Kommunikation sind wir schnelle, wenn nicht umgehende Antworten gewohnt. Da kann uns eine Woche Stille nach der Einsendung der Bewerbung schon wie eine Ewigkeit vorkommen und das Interesse an der Stelle schwinden.
Das Bewerbermanagementsystem ermöglicht Recruitment via WhatsApp und Social Media Kanälen, und sorgt auch sonst für einen zügigen Bewerbungsflow für alle eingehenden Bewerbungen.
Digitaler Bewerbungsprozess
Mithilfe einer umfassenden digitalen Recruitinglösung erreichst du Talente und begeisterst sie für dein Unternehmen.
Darüber hinaus macht dich ein digitales Recruiting-Team unabhängiger von äußeren Umständen auf dem Bewerbermarkt und erlaubt flexiblere Arbeitsmodelle.
Eine digitale Lösung erleichtert außerdem die Bewerbungsprozesse für Unternehmen mit dezentralen Strukturen.
Was kostet ein Bewerbermanagementsystem?
Die Preise für Bewerbermanagementsysteme richten sich nach drei Faktoren: der Anzahl gleichzeitig ausgeschriebener Stellen, der Anzahl der Nutzer und den gebuchten Modulen. Übliche Modelle sind eine monatliche oder jährliche Lizenzgebühr, teilweise ergänzt um eine einmalige Einrichtungsgebühr.
Achte beim Vergleich auf drei Punkte, die den Endpreis stärker beeinflussen als der Grundpreis: Ob Stellenanzeigen auf Jobbörsen im Paket enthalten sind oder separat abgerechnet werden, ob zusätzliche Nutzer Geld kosten, und ob Schnittstellen zu bestehender HR-Software Teil des Angebots sind oder als Projekt berechnet werden.
Eine Übersicht der softgarden-Pakete findest du auf der Preisseite.
Welche Anbieter von Bewerbermanagementsystemen gibt es?
Der deutsche Markt teilt sich grob in drei Gruppen.
- HR-Suiten wie Personio oder SAP SuccessFactors decken Bewerbermanagement als ein Modul unter vielen ab. Sinnvoll, wenn Personalakte, Abrechnung und Recruiting aus einer Hand kommen sollen.
- Spezialisierte Recruiting-Plattformen wie softgarden, Recruitee oder onlyfy konzentrieren sich vollständig auf den Bewerbungsprozess. Sie bieten in der Regel mehr Tiefe bei Multiposting, Karriereseite und Candidate Experience.
- Internationale Enterprise-Systeme wie Workday oder Greenhouse richten sich an Konzerne mit Standorten in mehreren Ländern und entsprechend komplexen Freigabeprozessen.
Welche Gruppe zu dir passt, hängt weniger vom Funktionsumfang ab als von der Frage, ob Recruiting bei dir ein eigenständiger Prozess ist oder ein Teil der Personaladministration. Die folgenden sechs Kriterien helfen bei der konkreten Auswahl.
6 Kriterien, auf die du bei der Auswahl eines Bewerbermanagementsystems achten solltest
Bewerbermanagementsysteme gibt es viele, aber nicht jedes passt zu jedem Unternehmen. Diese sechs Fragen helfen dir bei der Vorauswahl:
- Skaliert das System mit deinem Wachstum mit?
Eine Lösung für 10 Stellen im Jahr sieht anders aus als eine für 500.
- Wie nutzerfreundlich ist die Bewerber-Sicht?
Wenn die Bewerbungsstrecke 15 Minuten dauert, springen viele Talente ab.
- Wie schnell ist der Anbieter beim Support erreichbar?
Im Recruiting zählt jeder Tag.
- Welche Jobbörsen und Tools sind integriert? Multiposting, HR-Suite, Onboarding: je weniger Insellösungen, desto besser.
- Wie steht es um Datenschutz und DSGVO-Konformität?
Hosting in der EU ist ein Muss.
- Was kostet das System wirklich?
Achte auf versteckte Kosten für Module, Nutzer und Stellenanzeigen.
FAQ: Bewerbermanagementsystem
Ein Bewerbermanagementsystem ist eine Software, die alle Schritte des Recruiting-Prozesses, von der Stellenausschreibung über die Bewerbungssichtung bis zur Einstellung abbildet. Zentral, digital und automatisiert.
Multiposting auf Jobbörsen, eine zentrale Bewerber-Datenbank, automatisierte Kommunikation (Eingangsbestätigungen, Statusupdates), Kollaborationsfunktionen für Hiring Manager sowie Reporting zu Time-to-Hire, Cost-per-Hire und Kanal-Performance.
Keiner. Beide Begriffe bezeichnen dieselbe Software. Gebräuchlich sind außerdem Applicant Tracking System (ATS), Bewerbermanagementsoftware, Bewerberverwaltungssoftware und E-Recruiting-System.
Die Preise variieren: Bei softgarden starten die Pläne bereits bei 199 €. Alle Preise findest du hier Maßgeblich sind Faktoren wie Anzahl der Stellenausschreibungen, Anzahl der Nutzer und gebuchte Module.
Bewerbermanagementsysteme lohnen sich grundsätzlich ab dem Punkt, an dem Excel-Listen und das E-Mail-Postfach nicht mehr ausreichen. Das ist oft schon bei 5–10 Einstellungen pro Jahr der Fall. Für mittelständische und große Unternehmen sind sie heute Standard.
Ein Bewerbermanagementsystem deckt den Recruiting-Prozess bis zur Einstellung ab. Eine HR-Software ist weiter gefasst und umfasst typischerweise auch Personalakte, Entgeltabrechnung, Urlaubsplanung und Personalentwicklung. Viele Unternehmen kombinieren beides über Integrationen.
Professionelle Bewerbermanagementsysteme sind so konzipiert, dass sie die DSGVO-Vorgaben erfüllen, inklusive Einwilligungs-Management, und Lösch-Workflows. Achte bei der Auswahl auf entsprechende Zertifikate und einen klaren Auftragsverarbeitungsvertrag. softgarden hosted seine Systeme komplett in Deutschland und erfüllt alle DSGVO-Vorgaben- Mehr dazu findest du hier.
Je nach Anbieter und Komplexität zwischen wenigen Tagen (Self-Service-Lösungen für kleine Teams) und mehreren Monaten (Enterprise-Implementierungen mit Schnittstellen zu bestehender HR-Software).
Moderne Systeme nutzen KI etwa zum Generieren von Stellenanzeigen, zur Vorauswahl passender Profile oder zur automatischen Anonymisierung von Bewerbungen. Wichtig ist, dass die KI-Funktionen transparent und im Einklang mit dem EU AI Act eingesetzt werden. Der KI Screening Assistant unterstützt dich bei der Vorauswahl von passenden Kandidat:innen. Mit dem KI Interview Assistant bereitest du Interviews besser vor und stellst strukturiertere Fragen.
