Die meisten HR-Abteilungen kennen die Situation: Die Bewerbungen stapeln sich auf dem Schreibtisch oder im E-Mail-Postfach. Man bemüht sich um laufendes Feedback und schnelle Antwortzeiten, kommt aber einfach nicht hinterher. Mal ist der Chef gerade im Urlaub, mal sitzt eine am Prozess beteiligte Führungskraft im Meeting oder steckt am Flughafen fest. Irgendwie geht außerdem bei den ganzen Bewerbungen schnell der Überblick verloren: Wem habe ich jetzt schon eine Eingangsbestätigung geschickt? Wer bekommt noch einmal eine Absage von mir? Recruiter sollten sich den Zustand der Bewerbungskultur noch einmal genauer ansehen.

Folgen der langen Wartezeiten

Was ist für die meisten von uns das nervigste Gefühl überhaupt? Es ist das Warten auf etwas. Und davon gibt es im Alltag schon mehr als genug: Wir warten auf den Bus, auf das Essen, den nächsten Gehaltsscheck oder den lang ersehnten Urlaub. Warten ist für die meisten tote Zeit, die ungenutzt verstreicht, ohne dass man aktiv etwas dagegen tun kann. Bewerbung heißt in den allermeisten Fällen auch: Warten. Und was hat dieses Warten für einen Effekt auf Bewerber?

Sie fühlen sich nicht beachtet, geschätzt und entscheiden sich bei zu langer Wartezeit lieber für ein anderes Unternehmen, das schneller zugeschlagen hat. Genau darin liegt das Problem: Unternehmen verlieren durch lange Wartezeiten qualifizierte Fach- und Führungskräfte und erhalten obendrein auch noch schlechte Bewertungen auf Arbeitgeberbewertungsportalen wie kununu. Das wiederum führt zu Minuspunkten beim Arbeitgeberimage. Kommt es ganz arg, beschädigt das ramponierte Arbeitgeberimage langfristig auch Marke und Umsatz. Denn wie wir aus Studien wissen, sind „Marke“ und Arbeitgeberimage kaum voneinander zu trennen.

Studie zur Bewerbungskultur 2017

Laut Themenspecial 2017 „Bewerbung der Zukunft“¹ brauchen die besten Unternehmen durchschnittlich etwa 13 Tage bis zu einer ersten inhaltlichen Rückmeldung, sprich bis zu einer Einladung zum Vorstellungsgespräch oder einer Absage.
Die Kandidaten aber warten laut Monster-Studie 18,4 Tage auf eine Rückmeldung, 31 Prozent von ihnen geben sogar an, dass es mehr als 20 Tage sind.
Laut der erwähnten Studie wird zumindest die Eingangsbestätigung der Bewerbung von den meisten Unternehmen zeitnah umgesetzt. Doch genau diese wird von den Bewerbern meist nur als der technische, automatisierte Vorgang wahrgenommen, der er ist. Das bedeutet erst einmal weiteres Warten auf die Entscheidung, ob man zum Bewerbungsgespräch eingeladen wird oder nicht. Was können Sie nun tun, um die Antwortzeiten für die Bewerber zu verbessern?

Was bringen KPIs?

Machen Sie sich als HR-Abteilung stark dafür, dass die Führungsetage den War for Talent als strategisches Unternehmensziel definiert.
Definieren sie im zweiten Schritt interne KPIs dafür, wie beispielsweise eine festgelegte Rückmeldungszeit auf Bewerbungen (Time to Einladung).
Damit können Sie den Fortschritt bzw. die Erfüllung ihrer selbst gesetzten Ziele genau mitverfolgen und verlieren dieses überaus wichtige Thema nicht aus den Augen.

Tools die Ihrem Unternehmen bei der Verbesserung der Antwortrate helfen

Neben der Einführung von KPIs, hilft die Einführung eines Bewerbermanagementsystems. So haben sie eine bessere Übersicht über alle Kandidaten und den Status ihrer Bewerbung, können sich mit Kollegen schnell über die noch ausstehenden Bewerbungen verständigen und das das System hilft ihnen dabei, Termine zu planen und zu synchronisieren.

Mobile Recruiting Apps

Nutzen Sie außerdem neue technologische Möglichkeiten wie Mobile Recruiting Apps.
Am Beispiel unserer softgarden Recruiting-App, die kürzlich gelauncht wurde, ist es nun möglich Kandidatenentscheidungen unterwegs auf dem Handy zu treffen. Gerade für Mitarbeiter und am Prozess beteiligte Führungskräfte außerhalb von HR, die viel auf Reisen sind, spart das einiges an Zeit. Denn Bewerberprofile können sogar offline angesehen werden und aktualisieren sich, sobald man wieder Netz hat. Außerdem kann man sich in Chats über Kandidaten austauschen und mit dem bewährten Daumen hoch/ Daumen runter-Modell schnell seine Meinung dem Team kundtun und so den Entscheidungsprozess erheblich verkürzen.

Bewerbungsgespräche aus Kandidatensicht

Da Bewerbungsverfahren noch einiges an Potential bereithalten, haben wir uns das Thema noch einmal genauer angesehen und eine Umfrage zum Thema Bewerbungsgespräche durchgeführt. Diese steht nun als E-Book auf unserer Homepage zum Download bereit.
Dort wollten wir herausfinden, wie Bewerbungsgespräche aus Sicht der Bewerber idealerweise ablaufen sollten und welche Erfahrungen sie dazu tatsächlich in der Praxis machen. Danach lassen sich auch eventuelle Vergleiche mit der diesjährigen Monster Studie anstellen und wie sich die Erfahrung der Bewerber möglicherweise in den letzten Monaten verändert hat.

Wie erhöhe ich die Zufriedenheit von Bewerbern?

Eine Verbesserung der Antwortzeit und ein regelmäßiger Informationsfluss im Bewerbungsprozess wird also merklich dazu beitragen, die Zufriedenheit Ihrer Kandidaten zu erhöhen und ein positives Arbeitgeberimage zu erzeugen. Letztlich bleibt die Entscheidung jedem Unternehmen selbst überlassen. Doch vergessen sie nicht: die Konkurrenz schläft nicht!

¹Monster Worldwide Deutschland GmbH (2017): Themenspecial. Bewerbung der Zukunft.