Zentrale Dokumentation im Bewerbungsprozess

Aktualisiert am: 26. April 2024

E-Recruiting-Systeme bieten einen Überblick über den gesamten Bewerbungsprozess. In der Praxis ist es häufig so, dass sämtliche Dateien, die eigentlich in eine Bewerberakte gehören, nicht an einem zentralen Ort gespeichert…

E-Recruiting-Systeme bieten einen Überblick über den gesamten Bewerbungsprozess. In der Praxis ist es häufig so, dass sämtliche Dateien, die eigentlich in eine Bewerberakte gehören, nicht an einem zentralen Ort gespeichert sind. Die Korrespondenz ist meist im E-Mail-Postfach, die Bewerberdaten wahrscheinlich in einem anderen Ordner gespeichert. Noch schwieriger wird es, wenn die Anforderung besteht, dass alle Daten an einer zentralen Stelle abzulegen sind, so dass ortsunabhängig auf die Daten zugegriffen werden kann.

Gleichzeitig sollen auch noch alle Prozesse die während der Bewerbungsphase durchlaufen werden übersichtlich dokumentiert und nachvollziehbar gestaltet werden. Mit modernen Bewerbermanagementsystemen können diese Herausforderungen im Bewerbungsprozess gemeistert werden und die Daten strukturiert und zentral abgelegt werden.

Der Recruiter kann auf einen Blick erkennen, welches der nächste Schritt im Bewerbungsprozess der einzelnen Kandidaten ist. Dies ermöglicht ihm viele Bewerbungen gleichzeitig zu bearbeiten. 
Die Leistungsfähigkeit moderner E-Recruiting-Systeme ist zugleich dessen Vorteil und sollten die folgenden Funktionalitäten abbilden können:

Zentrale Datenablage

In modernen E-Recruiting-Systemen gewährleistet die zentrale Datenablage, dass alle Daten zu jeder Zeit und ortsunabhängig abgerufen werden können.

Zentrale Korrespondenz

Der Recruiter kann aus der E-Recruiting Software heraus in seinem Namen E-Mails verschicken. Diese werden automatisch dem Kandidaten zugeordnet. Die Korrespondenz innerhalb des Bewerbungsprozesses, sowohl die interne als auch die externe, ist somit einfach nachvollziehbar.

Viele Bewerbungen einfach managen

Eine große Anzahl an Bewerbungen kann einfach abgewickelt werden ohne den Überblick zu verlieren, da für jeden Kandidaten die Schritte einzeln erfasst werden, die zuvor im Workflow definiert wurden.

Workflow im Bewerbungsprozess

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Der im Voraus definierte Workflow im Bewerbungsprozess ermöglicht es auf Basis der bisherigen Aktionen die nächsten Schritte abzuleiten und zu überwachen.

Mit modernen E-Recruiting-Lösungen können diese Funktionen einfach abgebildet werden. Somit wird die Korrespondenz transparenter, besser nachvollziehbar und ermöglicht es viele Bewerbungen gleichzeitig zu überwachen. Durch die zentrale Dokumentation und den zuvor festgelegten Workflow werden daraus die nächsten Schritte direkt abgeleitet, welches im Endeffekt zu einer großen Zeit- und Stressersparnis führt. So haben wiederum alle gewonnen 😉

Anforderungen an ein Bewerbermanagementsystem – Entscheidungshilfe [inkl. Download]

Die Nutzung eines Bewerbermanagementsystems (auch genannt Applicant Tracking System, oder ATS) bietet einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Erfahren Sie, welche Aspekte bei der Wahl des richtigen Systems entscheiden sind und laden Sie sich unseren kostenlosen Leitfaden herunter:
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