Anforderungen an ein Bewerbermanagementsystem – Entscheidungshilfe [inkl. Download]

Aktualisiert: 23.02.2024

Die Nutzung eines Bewerbermanagementsystems (auch genannt Applicant Tracking System, oder ATS) bietet einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Durch die Digitalisierung der Recruiting-Prozesse können Sie in Ihrer Personalgewinnung Zeit und Geld sparen, schneller neue Mitarbeiter einstellen und müssen Ihr Recruiting-Team dafür nicht vergrößern. Wir erklären Ihnen, wie ein Bewerbermanagementsystem dabei hilft.

Grundlegende Anforderungen an ein Bewerbermanagementsystem

Sie möchten mit einer Recruitingsoftware Zeit, Kosten und Ressourcen sparen, Ihre Prozesse optimieren und digitaler werden? Gute Entscheidung. Bevor wir auf wichtige Funktionen eingehen, möchten wir Ihnen einige grundlegende Anforderungen an Bewerbermanagementsysteme nennen:

• Individualisierbarkeit
• Benutzerfreundlichkeit
• Kostenloser Support, schneller Service, Möglichkeit des kostenfreien Testens
• Plattformunabhängigkeit (Cloud-Lösung, Software-as-a-Service)
• Rechtliche Sicherheit

Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf diese Anforderungen werfen:

Individualisierbarkeit

Damit Sie Ihre Prozesse mit einer Software vereinfachen und verbessern können, muss sie den Recruitingprozess von Anfang bis Ende abbilden können.

Dabei sollten auch individuelle Prozesse, zum Beispiel aus unterschiedlichen Fachabteilungen, definierbar sein.

Auch die Einbindung individueller Stellenanzeigen-Layouts für unterschiedliche Jobboards, Nachrichtenvorlagen und Recruiting-Teams sollte möglich sein.

Benutzerfreundlichkeit

Alle bereitgestellten Tools für das Bewerbermanagement sollten benutzerfreundlich sein.

Ein Auschlusskriterium ist daher eine benutzerfreundliche Oberfläche. Nur eine einfach zu bedienende, übersichtliche Software wird schnell akzeptiert und zuverlässig von allen Beteiligten genutzt.

Das betrifft Ihre Mitarbeiter, aber vor allem Ihre potenziellen Bewerber. Funktioniert der Upload vom Lebenslauf auch beim dritten Mal nicht, wird Ihr Kandidat frustriert aufgeben

Service und Support

Wenn Sie vorhaben, eine Software einzuführen, ist es wichtig, dass Sie sie vor dem Kauf ausführlich testen können. Nur so können Sie sichergehen, dass Sie Ihren Arbeitsalltag und den Bewerbungsprozess mit der Benutzeroberfläche und den integrierten Funktionen wirklich vereinfachen.

Deshalb ist auch ein kompetenter, schnell erreichbarer, kostenloser Support enorm wichtig. Idealerweise können Sie Support-Anfragen telefonisch, per E-Mail oder Ticketsystem stellen und erhalten schnell eine erste Rückmeldung.

Für häufig gestellte Fragen und vielgenutzte Funktionen sollte es im Idealfall Hilfsartikel und Tutorials geben.

Plattformunabhängigkeit

Modernes Bewerbermanagement setzt in der Regel auf Cloud-Software. Hierbei wird die Software auf einem Server bereitgestellt und Sie greifen über das Internet darauf zu. Sie müssen also keine Software lokal auf ihrem Rechner installieren.

Der Vorteil: Alle Mitarbeiter benutzen die gleiche Version des Programms und arbeiten mit dem gleichen Informationsstand – und der ist immer aktuell.

Das beste: Ihre IT-Abteilung hat keinerlei Installations- oder Wartungsaufwand, denn darum kümmert sich der Softwarehersteller. Das spart Geld, IT-Ressourcen und Zeit.

DSGVO und AGG im Bewerbermanagement

Im Recruiting hantiert Ihr Team mit sensiblen, persönlichen Daten von Bewerbern. Darum ist es wichtig, dass Ihre Software von Anfang an die Wahrung des Datenschutzes sicherstellt, also von der ersten Nutzung an DSGVO-konform ist.

Das funktioniert beispielsweise über programmierbare automatische Löschungen von Bewerbungen im nötigen Zeitraum, aber auch über die Abfrage der Zustimmung zur Speicherung von Daten schon bei der Online-Bewerbung.

Außerdem ist bei der Kommunikation mit Ihren Bewerbern AGG-Konformität gefragt. Halten Sie bei der Auswahl eines Systems also Ausschau danach, inwieweit Anbieter Sie hier unterstützen.

Welche konkreten Funktionen bietet ein Bewerbermanagementsystem, um diese Anforderungen zu erfüllen und Ihr Recruiting zu optimieren?

Was eine moderne Bewerbermanagementsoftware leisten sollte, lesen Sie zusammengefasst in unserem E-Book. Leitfaden „Was eine Bewerbermanagement-Software leisten sollte“ herunterladen

Funktionen von Bewerbermanagementsystemen im Überblick

1. Recruiting-Prozesse beschleunigen

Eine grundlegende Funktion von Bewerbermanagementsoftware ist das Erfassen Ihres individuellen Recruiting-Prozesses. Im Idealfall kann auch die Personalanforderung über das System genehmigt werden. Wichtig ist hierbei das Kriterium der Individualisierbarkeit. Die Software, für die Sie sich entscheiden, sollte Ihnen keinen Prozess aufdrängen, sondern Ihren Prozess unterstützen.

Gleichzeitig sollten Kommunikations- und Matching-Werkzeuge zur Verfügung stehen, um die Vorauswahl von Bewerbern zu erleichtern. Diese Funktionen sollte Ihre Software dazu mitbringen:

• Erfassung der eingegangenen Bewerbungen nach Stellenanzeigenschaltung, auch nach Bewerbung per E-Mail oder Post
• Terminkoordinierung mit Kollegen und Kandidaten
• Tools für die schnelle Vorauswahl von Bewerbern: Rankings, Festlegen und Abgleichen mit Mindestkriterien und Scorecard
• Mobiles Recruiting durch mobil-optimierte Weboberfläche und/oder App
• Rechte- und Rollenvergabe für einzelne Recruiter

2. Stellenanzeigen auf Jobportal und eigener Karriereseite veröffentlichen

• Stellenanzeigen per Multiposting auf mehreren Jobportalen gleichzeitig veröffentlichen
• Stellenanzeigenkontingente direkt über die Software buchen
• Integrierte Karriereseite
• Stellenanzeigen und Karriereseite an Corporate Identity anpassen
• Stellenanzeigen in mehreren Sprachen anlegen
• Optimierung für Google for Jobs
• Social Recruiting durch einfache Funktionalität für das Teilen von Stellenanzeigen

Eine Kernfunktion von Bewerbermanagementsystemen ist das Veröffentlichen von Stellenanzeigen auf mehreren Jobportalen – Multiposting, nennt sich diese Funktion.

Idealerweise lassen sich kostenfreie und kostenpflichtige Stellenanzeigen direkt über das Tool buchen und veröffentlichen. Viele Systeme stellen außerdem eine Karriereseite zur Verfügung, die auf der Unternehmenswebsite integriert werden kann.

Das Öffnen, Schließen und Ändern Ihrer Ausschreibungen wird so direkt übernommen.
Karriereseite und Stellenanzeigen sollten natürlich an Ihr Corporate Design angepasst werden können. Wussten Sie schon, dass Sie Ihre Karriereseite auch ganz ohne Entwickler und Grafikdesigner online bringen können?

Das geht ganz einfach mit der Karriereseite Pro von softgarden mit praktischem Baukastensystem. So erstellen Sie innerhalb kürzester Zeit eine responsive Karriereseite, die immer auf dem neuesten Stand ist. Im Idealfall versieht das Programm die veröffentlichten Stellenanzeigen mit dem nötigen Code, damit sie von Google direkt indexiert und bei Google for Jobs veröffentlicht werden.

3. Candidate Experience verbessern

Wie verbessern Sie Ihre Candidate Experience?

• One-Click-Bewerbung
• LinkedIn- und Xing-Integration
• Reponsive, mobil-optimierte Stellenanzeigen und Formulare
• Auf den Job zugeschnittene, individuelle Fragen im Bewerbungsformular
• Schnelle Antworten auf abgeschickte Bewerbungen
• Option, den Status der Bewerbung online zu überprüfen

Eine Softwarelösung muss auch Ihren Bewerbern das Leben erleichtern, und zwar entlang der gesamten Candidate Journey. Das beginnt schon beim Ausfüllen der Online-Bewerbung. Es gilt als Standard, eine One-Click-Bewerbung zu ermöglichen, etwa per LinkedIn- oder Xing-Integration.

Die Lebenslaufdaten, die Ihre Bewerber hier aktuell halten, können mittels CV Parsing in der Bewerbung hinterlegt werden und müssen nicht von Hand eingegeben werden. Alternativ sollte ein Lebenslauf im PDF-Format hochgeladen und ausgelesen werden können.

Alle Formulare und Stellenanzeigen sollten außerdem responsives Design unterstützen, damit die Nutzung eines Smartphones oder Tablets für die Bewerbung ganz selbstverständlich ist.

Nach Absenden der Bewerbung sollten Interessenten sofort eine Eingangsbestätigung bekommen. Im Idealfall bietet das System Bewerbern auch die Möglichkeit, den Status der Bewerbung selbst zu checken.

Das Ergebnis: Eine rundum bessere Candidate Experience, mehr und zufriedenere Bewerber, weniger Abbrüche von Bewerbungen und im Endeffekt bessere Kandidaten für Ihre offene Position.

4. Recruiting optimieren, Kosten sparen

Wie können Sie Ihren Recruiting-Prozess optimieren?

• Detaillierte Kostenaufstellung
• Anzahl an Bewerbungen pro Stelle ins Verhältnis setzen zu der Anzahl an Interviews, Angeboten und Einstellungen
• Vergangene Zeit von der Ausschreibung bis zur Einstellung über den Workflow hinweg auswerten
• Auswerten, welche Recruiting-Kanäle wirklich zu Einstellungen führen
• Menge der Sofortabsagen und Absagegründe analysieren
• Sie wissen, wie viel Geld Sie monatlich in Stellenanzeigen investieren.

Aber können Sie auch lückenlos nachverfolgen, über welchen Kanal die Kandidaten zu Ihnen kamen, die Sie am Ende eingestellt haben?

Mit der Überwachung bestimmter Recruiting KPI ist das möglich.

Genauso sollten Sie in der Lage sein, Absagegründe, Sofortabsagen und die allgemeine Performance Ihrer Stellenanzeigen zu verfolgen.

Im Idealfall gibt Ihnen Ihr Bewerbermanagementsystem übersichtliche Visualisierungen, viele Filter- und Einstellungsmöglichkeiten und die erforderliche Detailschärfe zur Verfügung.

Ab wann lohnt sich ein Bewerbermanagementsystem?

Im Prinzip kann eine Recruitinglösung von jedem Unternehmen genutzt werden, das Personal einstellt und gerne seine Personalbeschaffung und Abläufe verbessern möchte. Aber gerade Unternehmen mit einem großen Bewerberaufkommen können von einer Softwarelösung profitieren.

Start-ups, Mittelständler und auch große Konzerne benötigen zur Verwaltung ihrer täglich einlaufenden Bewerbungen ein zuverlässiges Bewerbermanagementsystem. Sonst ist es nur schwer möglich, einen Überblick über alle Zu- und Absagen zu bewahren und Bewerbern in angemessener Zeit eine Rückmeldung zu geben.

Jedes Unternehmen, das auf neue Kräfte angewiesen ist, sollte sich die Frage stellen, ob sein aktueller Bewerbungsprozess den modernen Ansprüchen gerecht wird. Finden Sie die passenden Mitarbeiter in einem effizienten Zeitrahmen?

Wenn Recruiter in Unternehmen überlastet sind, aber keine Mittel zur Verfügung stehen, um das Team zu vergrößern, kann eine Software eine wertvolle langfristige Investition darstellen.

Dauern Antworten in Ihrem Unternehmen zu lange, möchten Sie Kosten sparen und die Candidate Experience verbessern oder hat Ihr Recruiting-Team nicht genug Zeit für ausführliche Bewerbungsgespräche, ist die Antwort klar: Ein Bewerbermanagementsystem lohnt sich.