Bewerbermanagementsystem: Definition, Funktionen & Vorteile

Definition Bewerbermanagementsystem

• Ein Bewerbermanagementsystem unterstützt den Prozess der Personalbeschaffung durch Automatisierung, Vereinheitlichung und die zentrale Dokumentation eingegangener Bewerbungen.
• Durch Reporting können die effizientesten Bewerberkanäle identifiziert und Kosten gespart werden.
• Bewerbermanagementsysteme können für Unternehmensgrößen aller Art und Branchen wertvoll sein.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche Funktionen Ihr System auf jeden Fall haben sollte und ob sich die Investition in eine Bewerbermanagement Software für Ihr Unternehmen lohnt.

Bewerbermanagementsystem oder Applicant Tracking System?

Wenn von Bewerbermanagementsystem, Applicant Tracking Systems (ATS), Bewerberverwaltungssoftware, Bewerbermanagementsoftware oder E-Recruiting-Systemen gesprochen wird, ist das Gleiche gemeint.

Diese Begriffe bezeichnen Software-Lösungen, die Recruiter und Personalabteilungen bei der Personalgewinnung unterstützen.Ein passgenaues Bewerbermanagementsystem bildet den Recruiting-Prozess digital ab und unterstützt Recruiter so über den gesamten Bewerbungsprozess hinweg: Die Software erledigt Routinetätigkeiten vollautomatisch und entlastet von administrativen Aufgaben.

Sie ermöglicht etwa automatische Eingangsbestätigungen, benachrichtigt Kollegen zu eingegangenen Bewerbungen, bietet einen übersichtlichen Vergleich von Bewerberdaten mit den Stellenanforderungen sowie detaillierte Auswertungsmöglichkeiten wichtiger Recruiting-KPIs.

Vorteile von Bewerbermanagementsystemen

Grundlegend zielen alle Funktionen darauf ab, HR-Prozesse effizient zu gestalten und somit die schnellere Einstellung von neuen Mitarbeitern zu ermöglichen, ohne das Recruiting-Team vergrößern zu müssen.Das ist ein klarer Wettbewerbsvorteil. softgarden-Kunden können ihre Time-to-Hire dank effizienterer Recruitingprozesse um bis zu 60 Prozent verringern.

Gleichzeitig bleibt so mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit im Personalwesen: etwa für Maßnahmen der Personalentwicklung, die Verbesserung der Employer-Branding-Strategie oder ganz einfach gezielte Bewerbungsgespräche mit interessanten Kandidaten.

Kosten sparen

Dadurch können an mehreren Stellen Kosten gespart werden – direkt und indirekt:

• Keine Vergrößerung des Recruiting-Teams notwendig
• Aufbau eines Talent Pools erlaubt Besetzung von Stellen, ohne Geld für Stellenanzeigen auszugeben und Zeit für Active Sourcing aufzuwenden
• Reporting erlaubt effizienteren Einsatz von Budgets, beispielsweise durch Identifizieren der Kanäle, die zu Einstellungen führen
• Produktivitätszuwachs durch schnellere Personalgewinnung

Zeit sparen

In der täglichen Arbeit entlastet die Automatisierung administrativer Aufgaben das Recruiting-Team. Funktionen wie automatische Reminder für Führungskräfte und Entscheider verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerbungen zu lange unbearbeitet bleiben

Ein Bewerbermanagement-System dient auch als zentrale Datenablage. Bewerberunterlagen, ausgetauschte E-Mails und Eindrücke aus Bewerbungsgesprächen werden hier gesammelt. So können Entscheidungen einfacher getroffen werden, alle sind stets auf dem aktuellen Stand.

Übrigens: softgarden-Kunden sind bei jeder Bewerbung im Durchschnitt 15 Prozent schneller und sparen zusätzlich 10 Prozent Zeitaufwand bei administrativen Prozessen.

Recruitingprozesse optimieren

Recruiter haben nicht nur mehr Zeit für die Mitarbeitersuche, sondern können sich auch mit strategischen Themen auseinandersetzen. Detaillierte Reportings erlauben die Identifikation der besten Bewerberkanäle und helfen bei der Optimierung interner Prozesse.

Indem etwa untersucht werden kann, wie lange sich Bewerber in den unterschiedlichen Bewerbungsphasen befinden, können Engpässe identifiziert und beseitigt werden.

Durch eine gezielte Auswertung der besten Kanäle, über die Sie Bewerbungen erhalten, können Sie Ihr Recruitingbudget außerdem effizienter einsetzen.

Wie das geht?

Wo würden Sie Ihr Budget eher einsetzen?

Auf Portal X, über das 100 Bewerbungen für Ihre Position eingehen, von denen Sie aber 90 sofort absagen, da die Interessenten gewisse Kriterien nicht erfüllen – oder auf Portal Y, über das zwar nur 10 Interessenten zu Ihnen kommen, unter denen aber der richtige Kandidat oder die richtige Kandidatin für Ihre Position war?

Eine gute E-Recruiting-Software unterstützt und erleichtert solche Abwägungen.

Digitaler werden

• Mithilfe einer umfassenden digitalen Recruitinglösung können Sie Talente erreichen und für Ihr Unternehmen begeistern.

• Darüber hinaus macht ein digitales Recruiting-Team sich unabhängiger von äußeren Umständen auf dem Bewerbermarkt und erlauben flexiblere Arbeitsmodelle.

• Eine digitale Lösung erleichtert darüber hinaus die Bewerbungsprozesse für Unternehmen mit dezentralen Strukturen.