Der erste Eindruck zählt – und das gilt auch für den ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters, denn die Art der Begrüßung und der Einarbeitung bestimmen, ob sich der Neue wohl fühlt und gern mitarbeitet. Onboarding heißt hier das Zauberwort. Unter Onboarding versteht man die systematische Integration des neuen Personals in das Unternehmen – also das „an Bord nehmen“ frisch eingestellter Mitarbeiter.

Mit der fachlichen Einarbeitung in die Tätigkeiten des Neuankömmlings ist es aber noch nicht getan. Vielmehr umfasst das Onboarding die komplette Eingliederung des Mitarbeiters auf allen Ebenen: Es werden Aufgaben festgelegt, die Unternehmensziele und -philosophie genau erklärt und soziale Kontakte mit den Kollegen geknüpft. Der gesamte Prozess beginnt schon mit der Vertragsunterzeichnung und ist frühestens am Ende der Probezeit, spätestens aber nach einem Jahr abgeschlossen.

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Das Onboarding-Programm und seine Vorteile

Viele Unternehmen bereiten sich zu wenig oder zu spät auf den ersten Arbeitstag ihres Personals vor: Der Arbeitsplatz ist noch nicht eingerichtet, Login-Daten sind nicht beantragt und der für den Neuen zuständige Kollege gerade im Urlaub. Dabei wirken sich die ersten Tage des Angestellten entscheidend auf Motivation, Engagement und Produktivität aus.

Fühlt sich der neue Mitarbeiter an seinem neuen Arbeitsplatz unwohl oder empfindet er sich sogar als Belastung, weil sein Arbeitsalltag noch organisiert werden muss, kann er sich schnell zu einer Kündigung hingezogen fühlen. Um diese Reaktion zu vermeiden, ist ein professionelles Onboarding-Programm unerlässlich. Die wichtigste Maßnahme ist dabei, persönlich auf den neuen Mitarbeiter einzugehen. Seine Stärken und Talente sollten so eingesetzt werden, dass er sich weder über- noch unterfordert fühlt. Zudem hilft die soziale Integration in das Team, um eine reibungslose Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten zu gewährleisten.

Zu guter Letzt sollten dem neuen Mitglied die Unternehmenskultur und grundlegende Arbeitsweisen sowie Ziele des Betriebes nähergebracht werden. Es gehört auch dazu, dem jungen Mitarbeiter zu vermitteln, dass er einen wichtigen Beitrag für das Unternehmen leistet.

Die Onboarding-Strategie: auf eine gute Vorbereitung kommt es an

Um das neue Talent am ersten Arbeitstag entspannt willkommen heißen zu können, ist eine gute Vorbereitung und längerfristige Organisation unverzichtbar. Schon nach der Vertragsunterzeichnung können dem zukünftigen Angestellten wichtige Informationen über das Unternehmen, wie das Organigramm, Leitbilder und Broschüren zu den Produkten zugeschickt werden.

Vor dem Antrittstag muss der Arbeitsplatz mit allen wichtigen Arbeitsmitteln eingerichtet, Passwörter angefordert und alle Kollegen über den zukünftigen Mitarbeiter informiert werden. Grundlegende Regeln und Gepflogenheiten sind in einem Handbuch gut aufgehoben. Hier erfährt der frisch rekrutierte Angestellte, welche festen Termine es gibt und welche internen Besonderheiten zu berücksichtigen sind. Zudem können im Handbuch die richtigen Ansprechpartner für die verschiedensten Belange vermerkt werden.

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In der ersten Woche werden Neuankömmlinge häufig mit vielen Informationen und Namen konfrontiert. Hilfreich ist hier ein Teamboard mit Namen, Fotos und Funktionen der Kollegen, das im Intranet oder am Schwarzen Brett zu finden ist. Der neue Mitarbeiter wird es dankbar als wichtige Orientierungshilfe annehmen. Auch kleine Gesten erleichtern dem neuen Personal den Einstieg: Ein Blumenstrauß oder eine Grußkarte auf dem Schreibtisch signalisieren dem Mitarbeiter, dass er von Beginn an willkommen ist.

Das Onboarding-Ziel: eine gelungene Integration

Eine gelungene Integration des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen und seine Abläufe fördert die individuelle Motivation und Produktivität. Fühlt sich der Angestellte wohl, weil er akzeptiert und gebraucht wird, verhält er sich loyal gegenüber dem Unternehmen und empfiehlt es als attraktiven Arbeitgeber weiter. Durch gemeinsame Workshops und Teambuildings mit neuen und etablierten Mitarbeitern werden der Zusammenhalt gestärkt und das Arbeitsklima in der Abteilung verbessert.

Hilfreich ist es aber auch, einen Kollegen als Paten zu benennen, der sich während des gesamten Onboarding-Prozesses um den neuen Mitarbeiter kümmert. Dazu gehört das Herumführen und Vorstellen am ersten Tag, das Beantworten von Fragen und das Organisieren von regelmäßigen Mitarbeitergesprächen. In diesen Gesprächen werden die Erwartungen und Wünsche des Neulings, aber auch der Vorgesetzten und Kollegen, besprochen. Probleme und Unstimmigkeiten können so schnell erkannt und behoben werden – und der neue Mitarbeiter fühlt sich ernstgenommen und gut betreut. Zusätzlich bietet es sich bei diesen Gesprächen an, regelmäßiges Feedback über die eigene Onboarding-Strategie einzuholen und die Effektivität der Maßnahmen zu überprüfen.