Human Ressources, Personalabteilung, Recruiter, Personalmanager: Für die Personalbeschaffung gibt es in einem Unternehmen viele Verantwortliche. Längst nicht mehr nur im anglo-amerikanischen Sprachraum lässt sich noch ein weiterer finden, dessen eigentliche Aufgabe nicht die Suche nach neuen Mitarbeitern ist, der aber gewissermaßen zu einem Personalchef auf Zeit wird: der Hiring Manager.

Was ist ein Hiring Manager – und was unterscheidet ihn von anderen?

Hinter Hiring Managern verbergen sich in der Regel Leiter oder Manager jener Abteilungen, für die ein neuer Mitarbeiter gesucht wird. Die Führungskraft wird dabei aufgrund ihrer fachlichen Kenntnisse von Beginn an in die Personalsuche einbezogen und kann bei der Kandidatenauswahl vor allem beurteilen, ob ein Bewerber das nötige Wissen und die Erfahrung für eine Stelle mitbringt. Die Mitarbeiter der Personalabteilung können diese Bewertung in der Regel nicht vornehmen: Sie kennen die Erfordernisse des Unternehmens zwar in der Breite, verfügen aber nicht über die fachliche Tiefe, wenn es um eine konkrete Stelle geht.

Der Hiring Manager arbeitet gemeinsam mit der Personalabteilung in einem Team, verstärkt dieses jedoch nur für die begrenzte Zeit des Recruiting-Prozesses. In gut organisierten Personalprozessen ist der Hiring Manager dabei der Kopf des Recruiting-Teams, da er am besten entscheiden kann, welcher Kandidat aus fachlichen Gründung die Optimalbesetzung für eine Stelle ist und zudem auch gut in die Abteilung passt. Seine Stimme wiegt bei der Auswahl meist am schwersten.

Warum auf einen Hiring Manager setzen?

Während die Kollegen der Personalabteilung Experten für die Prozesse und Abläufe bei der Mitarbeitergewinnung sind, bringen die Führungskräfte der jeweiligen Fachabteilung andere Kompetenzen mit. Sie kennen das Anforderungsprofil – anders als die Personaler – nicht nur vom Papier her, sondern wissen, auf welche Kenntnisse es in der Praxis ankommt. Das heißt, dass sie etwa aus einer Bewerbung die Eignung eines Kandidaten herauslesen können, auch wenn sie nicht die in der Stellenanzeige formulierten Schlüsselwörter oder -qualifikationen enthält. So würde vermutlich ein Bewerber, der eine geforderte mindestens fünfjährige Erfahrung in einem Fachbereich nicht mitbringt, von der Personalabteilung aussortiert, erhält aber eventuell vom Hiring Manager doch die Chance, sich vorzustellen, weil andere fachliche Kenntnisse (zum Beispiel eine bestimmte Zusatzqualifikation) auf seine Eignung für die Stelle oder das Projekt schließen lassen.

Das Einbeziehen einer Führungskraft aus der Fachabteilung erweist sich aber noch aus einem anderen Grund als lohnend. Auch Bewerber möchten ein Vorstellungsgespräch nutzen, um den Gegenüber näher kennenzulernen. Sie stellen Fragen zur konkreten Stelle und ihren künftigen Aufgaben und befürworten es zudem, ihren künftigen Vorgesetzten zu treffen. Einer softgarden-Studie von 2015 zufolge möchten neun von zehn Bewerbern im Bewerbungsgespräch mit ihrem künftigen Chef sprechen. Diesem Wunsch nachzukommen, sollte auch im Sinne des Unternehmens sein, wird so doch frühzeitig Enttäuschungen vorgebeugt – etwa wenn es um eine in einer Stellenanzeige formulierte Aufgabenstellung geht, die in der Praxis dann ganz anders aussieht.

Aufgaben des Hiring Managers

Soll der Prozess der Personalsuche erfolgreich gestaltet werden, dann kommt es stark auf die Initiative und das Engagement des jeweiligen Abteilungsleiters an. Zu seinen Aufgaben in der Funktion des Hiring Managers gehören dabei:

die Planung der Personalsuche: Das gesuchte Profil festzulegen, das Bewerber erfüllen müssen, und die geforderten fachlichen Kompetenzen zu formulieren sowie die zu besetzende Stelle zu beschreiben, gehört zu den Aufgaben des Hiring Managers. Er bestimmt auch, zu welchem Einstellungstermin eine Verstärkung gesucht wird und verhandelt mit der Personalabteilung Details wie die Bezahlung sowie eventuelle Vorzüge. Zudem kann er Hinweise zu bestimmten Suchkanälen geben, die bemüht werden sollen – etwa wenn es um Fachpublikationen geht, in denen eine Stellenanzeige erscheinen sollte, weil diese von Experten der gesuchten Fachrichtung gelesen wird.
das Sichten der Bewerbungen: Sobald die Bewerbungsschreiben eingegangen sind, beteiligt sich der Hiring Manager an der ersten Vorauswahl. Im Fokus steht für ihn vor allem die fachliche Eignung.
das Führen von Telefoninterviews: Sollte als Zwischenschritt vor einem persönlichen Bewerbungsgespräch ein telefonisches Vorab-Interview vorgesehen sein, dann führt das in der Regel der Hiring Manager. Er prüft dabei, ob ein Bewerber die in der Bewerbung formulierten fachlichen Kenntnisse tatsächlich besitzt und es sich lohnt, sich Zeit für ein Gespräch zu nehmen und ihn näher kennen zu lernen.
die Leitung von Bewerbungsgesprächen: An den persönlichen Bewerbungsgesprächen nimmt der Hiring Manager stets teil. Sollte es mehrere Auswahlstufen und somit Gespräche mit einem Kandidaten geben, so ist er stets an dessen Seite. Nebeneffekt: So entstehen bereits eine Bindung und ein Vertrauensverhältnis, von dem beide Seiten bei einer künftigen Zusammenarbeit profitieren können.
die finale Personalauswahl: Die Entscheidung, welchem Kandidaten der Vorzug gegeben wird, wird in der Regel von der Gesamtheit des Personalteams getroffen. Die Stimme des Hiring Managers hat aber oft ein besonderes Gewicht, da er es auch ist, der mit dem Bewerber zusammenarbeiten wird – und ihn in sein Team integrieren muss.