Betrieb X braucht für die nächsten zwei Monate zehn Maler, Unternehmen Y für ein Halbjahres-Projekt einen Programmierer und Firma Z eine Schwangerschaftsvertretung in der Buchhaltung. Die drei Unternehmen haben nun zwei Möglichkeiten: Sie suchen selbst nach geeigneten Kandidaten. Oder sie lassen suchen. Personalvermittler wie die großen Dienstleister Randstad und Adecco springen den Firmen gern zur Seite, zudem gibt es reichlich Spezialisten am Markt, die in ihrer Datenbank Fachkräfte aus bestimmten Branchen listen und passgenau Personal vermitteln können. Der Vorteil all dieser Anbieter: Dank ihrer können Unternehmen sehr kurzfristig auf einen Personalbedarf reagieren, der sich zum Beispiel durch ein dringendes Projekt oder durch plötzliche Auftragsspitzen ergeben hat. Während das betroffene Unternehmen in den meisten Fällen mindestens wochen-, wenn nicht sogar monatelang brauchen würde, um auf eigene Faust passende Mitarbeiter zu finden, profitiert es hier vom Netzwerk der Personalexperten.

Personalvermittlung vs. Recruiting vs. Headhunting: Eine Begriffsabgrenzung

Wenn von Personalvermittlern die Rede ist, verschwimmen schnell die Grenzen zwischen verschiedenen Begrifflichkeiten. Häufig taucht in diesem Zusammenhang der englische Headhunting-Begriff auf, von dem man klassische Personalvermittlung abgrenzen sollte. Zwar beschreibt beides die Vermittlung eines Arbeitnehmers A an ein Unternehmen B durch einen Vermittler C (eben den Personalvermittler respektive den Headhunter), doch sind die Abläufe und die Ausgangsbedingungen im Allgemeinen sehr unterschiedlich. Und obwohl man das Recruiting der Grundbedeutung nach durchaus als Oberbegriff für jegliche Form des Personalaufbaus ansehen könnte, ist auch hier eine klare Grenzziehung in der Praxis angebracht.

Der Headhunter wird im Allgemeinen aktiv, wenn ein Unternehmen eine Führungskraft oder eine Fachkraft sucht, die auf dem Markt rar ist. Darunter fallen etwa Abteilungsleiter oder Programmierspezialisten, in Zeiten des Fachkräftemangels im technischen Bereich auch sehr oft Ingenieure. Der Headhunter wird dabei im Auftrag des suchenden Unternehmens aktiv. In den meisten Fällen sondiert er den Markt und bemüht sich vor allem um Kandidaten, die bereits in einem festen Arbeitsverhältnis stehen und die er für das andere Unternehmen anwerben möchte. Ziel ist eine Festanstellung für den gewonnenen Kandidaten.
Der Personalvermittler übernimmt in einigen Fällen die Tätigkeit des Headhunters, wird aber viel häufiger von einem Unternehmen angesprochen, um für einen begrenzten Zeitraum einen Mitarbeiter für eine bestimmte Tätigkeit zu finden. Er ist somit zu einem großen Teil im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung bzw. Zeitarbeit tätig. Die passenden Kandidaten findet der Personalvermittler in seiner Datenbank, in der er Tausende Arbeitsuchende für verschiedene Stellenprofile listet. Die Vermittlung von Arbeitskräften zur Festanstellung zählt aber dennoch ebenfalls zum Aufgabenbereich des Personalvermittlers: Nicht selten erweist sich in der Praxis eine befristete Überlassung eines Arbeitsnehmers als Sprungbrett für eine Übernahme.
Der Recruiter kann einerseits eine Symbiose der beiden vorgenannten Vermittlungsformen sein, arbeitet andererseits aber auch sehr häufig direkt in den Personalabteilungen der suchenden Unternehmen. Zu seinen Aufgaben zählt nicht nur die reine Personalsuche über Stellenanzeigen oder auch Direktansprache bzw. Active Sourcing geeigneter Kandidaten (analog zur Tätigkeit des Headhunters), sondern auch die konkrete Personalauswahl, das Führen von Bewerbungsgesprächen und das Initiieren von Personalmarketing-Aktionen. Während Headhunter und Personalvermittler normalerweise gänzlich unabhängig als Mittler zwischen Kandidat A und Unternehmen B agieren, sind Recruiter häufig Teil des Unternehmens B, das Bewerber sucht.

Wann auf einen Personalvermittler setzen?

Personalvermittler sind Experten der Mitarbeitersuche. Sie können zwar keine Personalabteilung ersetzen, die für ein konkretes Unternehmen die Kandidatenprofile erstellt und in letzter Instanz die Auswahl trifft, doch sind sie als Dienstleister in verschiedenen Situationen gefragte Partner:

Wenn es schnell gehen muss: Steht eine Auftragsspitze an oder wird für ein einzelnes Projekt kurzfristig Fachwissen benötigt, das im bestehenden Team nicht vorhanden ist, kann der Personalvermittler Kandidaten vorschlagen.
Wenn vorübergehend Hilfe gebraucht wird: Die Grundidee der Zeitarbeit ist, dass für einen eingegrenzten Zeitraum ein Mitarbeiter benötigt wird. Ist das Projekt vorbei oder die Auftragsspitze abgeklungen, braucht das Unternehmen seine Dienste nicht mehr. Ein Personalvermittler sucht für solche kurzen Zeiträume geeignetes Personal.
Wenn qualifizierte Bewerber gesucht werden: Gerade Kandidaten mit Spezialkenntnissen fühlen sich bei den staatlichen Institutionen nicht gut aufgehoben und vertrauen sich lieber professionellen Personalvermittlern an. Das heißt im Umkehrschluss: Sucht ein Unternehmen einen Experten, findet es diesen sehr wahrscheinlich bei einem Personalvermittler.
Wenn der Aufwand der eigenen Suche zu hoch ist: Ist zu erwarten, dass auf eine Stellenanzeige Hunderte oder gar Tausende Bewerbungen eingehen, kann der Aufwand für ein Unternehmen schnell zu hoch werden – schließlich müssen die Bewerbungen gesichtet werden. Einen Personalvermittler einzuschalten, der eine Vorauswahl trifft, spart Zeit und eventuell auch Geld.

So geht der Personalvermittler bei der Suche vor

Klassischerweise greift der Personalvermittler bei der Suche nach geeigneten Kandidaten für eine bestimmte Stelle auf seine Datenbank zurück. In dieser stehen die Kontaktdaten und Profile aller Arbeitsuchenden, die sich bei dem Vermittler direkt beworben haben. Daneben kommen auch andere Kanäle infrage – so sind auch für Personalvermittler Stellenanzeigen in Zeitungen und im Internet sowie soziale Netzwerke wie Xing und LinkedIn, Jobbörsen und Berufsmessen ein probates Mittel. Ziel aller Aktivitäten ist schließlich, passgenau den bestmöglichen Bewerber für einen Auftraggeber zu finden.