Leerlaufzeiten und Überlastung sind wie Pest und Cholera für Unternehmen. Das eine ist so schlecht wie das andere. Im schlimmsten Fall tritt sogar beides gleichzeitig auf. Während manche Kollegen gar nicht wissen, wohin mit all der Arbeit, drehen die anderen in der Abteilung nebenan Däumchen. Was ist da falsch gelaufen?
In den meisten Fällen ist die Antwort einfach: Die Personaleinsatzplanung stimmt nicht. Hier werden gerne Kosten eingespart. Doch wer auf eine professionelle Personaleinsatzplanung verzichtet, wird rasch merken, dass hier am falschen Ende gespart wurde. Unternehmen verlieren dadurch nicht nur an Produktivität, sondern unter Umständen auch Geld und Kunden.
Damit es gar nicht so weit kommt, gilt es, von Anfang an den Einsatz der Mitarbeiter zu planen und zu strukturieren.
Erfolgsrezept flexible Personaleinsatzplanung
Der etwas sperrige Begriff Personaleinsatzplanung impliziert – wie der Name bereits sagt – die Planung des Personaleinsatzes. Allerdings steckt darin mehr als nur eine einfache Personaldisposition: Es geht neben der quantitativen Einschätzung (Wie viele Mitarbeiter brauche ich?) auch um die qualitative Einschätzung der Mitarbeiter (Welche Mitarbeiter brauche ich in welcher Position?).
Unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens im Bezug auf Bedarf und Kosten werden Arbeitskräfte entsprechend ihrer Eignung so verteilt, dass es weder zu einer Überdeckung noch zu einer Unterdeckung kommt. Der Zweck einer Personaleinsatzplanung ist also das ideale Gleichgewicht zwischen Auftragsvolumen und geplanter Arbeitszeit. Für die optimale Verteilung der Arbeitskräfte sind allerdings neben Bedarf und Verfügbarkeit noch weitere wichtige Aspekte zu beachten um einer flexiblen und effektiven Personaleinsatzplanung gerecht zu werden.
Mit diesen vier Tipps etablieren bzw. optimieren Sie die Personaleinsatzplanung als Teil des Personalmanagements in Ihrem Unternehmen:
1. Vor jeder Personaleinsatzplaung steht die Bedarfsanalyse
Zunächst sollte anhand des berechneten Arbeitsanfalls – unter Berücksichtigung aller Auftragslagen und Auslastungsschwankungen – der tatsächliche Bedarf an Mitarbeitern ermittelt werden. Nicht nur die Anzahl der benötigten Arbeitsstunden ist für eine aussagekräftige Bedarfsanalyse wichtig, sondern auch die Art und Qualifikation der benötigten Arbeitskräfte. Die Erstellung von Anforderungsprofilen für die anfallenden Aufgaben hilft eine Übersicht über geforderte Qualifikationen zu erhalten und Mitarbeiter später effektiver zu ordnen zu können oder auch neue Mitarbeiter gezielt auszuwählen.
2. Die Bestandsanalyse als Ausgangspunkt
Die vorhandenen Mitarbeiter bilden die Grundlage für die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Um Defizite und einen eventuellen Bedarf an neuen Mitarbeitern aufzudecken, muss der Bestand zunächst analysiert werden. Ausführliche Profile der Mitarbeiter mit Informationen über alle Qualifizierungen und Fähigkeiten bieten einen Überblick über die verfügbaren Human Ressources.
Vergleichen Sie die Anforderungsprofile und mit den Mitarbeiterprofilen – so lässt sich relativ leicht herausfinden, ob die passenden Kandidaten womöglich bereits in ihren eigenen Reihen schlummern. Achten Sie bei der Bestandsanalyse darauf, auch die Arbeitszeitmodelle zu berücksichtigen, unter denen die Mitarbeit möglich ist. Die Zeit, die ein Mitarbeiter ins Unternehmen einbringt, ist ein wesentlicher Bestandteil in der Beurteilung seiner Leistungsfähigkeit für das Unternehmen.
3. Struktur und Information in der Personaleinsatzplanung
Auch in kleinen und mittelgroßen Unternehmen sind grundlegende Strukturen bei der Personalplanung zwingend erforderlich, etwa Regeln zu Arbeitszeiten und Urlaubszeiten. Damit werden Unterdeckungen vermieden. Ferienzeiten sind beliebte Urlaubszeiten, doch gerade für kleinere Unternehmen ist unmöglich, die gesamte Belegschaft in den Urlaub gehen zu lassen.
Angepasst an die Bedürfnisse der Mitarbeiter sollten Urlaubsanträge möglichst zeitversetzt bewilligt werden und mit Regelungen zu bestimmten Spitzenurlaubszeiten wie den Schulferien kann eine Unterdeckung vermieden werden. Durch eine gesunde und offene Informationspolitik nehmen Mitarbeiter Regeln eher an und respektieren Ihre Entscheidungen.
4. Flexibilität – das A und O der Personaleinsatzplanung
Personaleinsatzplanung kann kurzfristige Maßnahmen betreffen, etwa die Erstellung eines Schichtplans. Dies ist relativ leicht, da die Rahmenbedingungen bekannt sind. Schwieriger ist es bei mittel- bis langfristigen Planungen, wo externe Faktoren berücksichtigt werden müssen. Die langfristige, ganzheitliche Gestaltung des Personaleinsatzes ist daher eine besondere Herausforderungen für Unternehmen.
Die meisten Unternehmen unterliegen Schwankungen, sei es saisonal oder marktbedingt. Dadurch verändert sich auch der Personalbedarf. Um diese Schwankungen auszugleichen, ist Flexibilität elementarer Bestandteil der Personaleinsatzplanung. Nach Analyse der Daten zu Bedarf und Bestand des Unternehmens müssen daher diese beiden synchronisiert werden. So können sie auf Marktschwankungen, Auftragsspitzen oder Flauten rechtzeitig reagieren – und Engpässen oder Überbesetzungen vermeiden.
Foto: Flickr/liz west
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