Onboarding – neue Mitarbeitende optimal integrieren 

Punktlandung im neuen Job: Mit dem richtigen Onboarding wird der Einstieg für deine neuen Mitarbeitenden zu einer rundum positiven Erfahrung. Sie fühlen sich von Anfang an wohl, finden schnell Anschluss und setzen ihre Talente mit Feuereifer für deine Unternehmensziele ein. Ein gutes Onboarding ist zudem entscheidend dafür, dass deine Neuzugänge möglichst lange im Unternehmen bleiben. Welche Onboarding-Phasen es gibt und wie du diese als HR-Verantwortlicher optimal gestaltest, findest du in diesem Artikel heraus. Spoiler-Alarm: Mit Bonbons und einer Blume auf dem Tisch ist es nicht getan… 🙂

Onboarding Definition: Mehr als Einarbeitung

Onboarding beschreibt den Prozess, in dem neue Mitarbeitende in ein Unternehmen integriert und auf ihre Rolle vorbereitet werden. Das Ziel: Neue Teammitglieder sollen sich schnell zurechtfinden und wohlfühlen, damit sie ihre Stärken so schnell wie möglich einbringen können.

Der Onboarding Prozess besteht aus mehreren Schritten. Die Einführung in die Unternehmenskultur gehört ebenso dazu wie das Kennenlernen des Teams sowie relevante Schulungen für Prozesse und Tools. Eine gut strukturierte Einarbeitung steigert die Produktivität deiner Mitarbeitenden und trägt dazu bei, dass talentierte Köpfe sich langfristig an dein Unternehmen binden.

Aufgaben und Ziele von Onboarding

Onboarding soll neuen Mitarbeitenden den Einstieg in dein Unternehmen so einfach wie möglich machen. Zum Onboarding Prozess gehören verschiedene Schritte, die deine Neuzugänge mit den Abläufen, Aufgaben und Werten im Unternehmen vertraut machen sollen.

Die wichtigsten Onboarding-Aufgaben

• Vorbereitung des Arbeitsplatzes: Stelle relevante Arbeitsmaterialien bereit, besorge alle wichtigen IT-Zugänge und frage Firmengeräte wie Telefone oder Computer rechtzeitig an.
• Kultur und Struktur des Unternehmens vermitteln: Du solltest neue Mitarbeitende direkt mit den wichtigsten Werten, Arbeitsweisen und Besonderheiten in deinem Unternehmen vertraut machen.
• Willkommensgespräch: Organisiere ein Willkommensgespräch mit Vorgesetzten und/oder Teammitgliedern, in dem Aufgaben und Erwartungen klar formuliert werden.
• Team vorstellen: Stelle deinem Neuzugang sein neues Team und Ansprechpersonen vor, um die Integration und den Zusammenhalt des Teams zu fördern.
• Arbeitsprozesse und IT-Systeme erklären: Je besser die Einweisung am Anfang, desto schneller kommen neue Mitarbeitende mit euren Prozessen, Tools und Systemen zurecht.
• Feedback austauschen: Biete neuen Mitarbeitenden gerade in der Anfangsphase regelmäßig die Möglichkeit zum Gespräch. So lassen sich offene Fragen und Unsicherheiten schnell klären, bevor es zu größeren Missverständnissen kommt.

Ein effektives Onboarding steigert die Motivation deiner Neuzugänge und auch deines bestehenden Teams. Wer sich gut vorbereitet und willkommen fühlt, entfaltet sein Potenzial schneller.

Onboarding: Bedeutung für Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit

Die Bedeutung des Onboardings für die Mitarbeiterzufriedenheit nimmt zu, das bestätigt auch die jüngste softgarden Studie Candidate Experience 2023 – Teil 2: Der Anteil der Personen, die schon einmal in den ersten 100 Tagen gekündigt haben, steigt seit einigen Jahren merklich an.

Die Ansprüche an den Start im neuen Unternehmen wachsen und die Anfangsphase wird immer mehr zu einer „Probezeit für den Arbeitgeber“. Fehlende Führungskompetenzen und mangelhafte Einarbeitungspläne gehören zu den am häufigsten genannten Gründen für einen vorzeitigen Absprung.

Ein gelungenes Onboarding hingegen schafft sofort Vertrauen und schenkt den neuen Mitarbeitenden das Gefühl, dass sie willkommen sind und gebraucht werden. Dadurch starten sie motiviert in ihre neue Rolle, integrieren sich schnell und entwickeln eine stabile, langfristige Mitarbeiterbindung.

Ebenen und Inhalte des Onboardings

Auch wenn die Einarbeitung neuer Mitarbeitender je nach Branche und Unternehmen unterschiedlich verlaufen kann, gibt es drei zentrale Ebenen: 

Fachliche Ebene: Auf der fachlichen Ebene musst du sicherstellen, dass deine neuen Mitarbeitenden das nötige Wissen, die Tools und Zugänge für ihre Aufgaben bekommen. Hierzu gehören Schulungen, IT-Einweisungen und detaillierte Erklärungen der Arbeitsprozesse. 

Inhaltliche Ebene: Bei dieser Ebene geht es um die Vermittlung der Kultur, der Werte und der Ziele deines Unternehmens. Neue Mitarbeitende sollen das „Warum“ und das „Wie“ hinter ihrer täglichen Arbeit verstehen und sich damit identifizieren können. 

Soziale Ebene: Auf der Sozialen Ebene steht die menschliche Komponente im Vordergrund. Neue Mitarbeitende sollen sich sofort wohlfühlen und möglichst schnell Anschluss finden. Hierbei helfen klare Ansprechpartner im Fall von Fragen und Unsicherheiten. 

Stelle sicher, dass dein neues Teammitglied auf allen drei Ebenen optimal integriert wird. So schaffst du die Grundlage für ein erfolgreiches Onboarding.

Fachliche Integration

Die fachliche Integration deiner neuen Mitarbeitenden ist die Grundlage dafür, dass diese ihre Rolle optimal ausfüllen können. Mit einer gezielten Einarbeitung stellst du sicher, dass sich Neuzugänge schnell in ihrer Rolle zurechtfinden und die notwendigen Prozesse verstehen. Vermittle von Anfang an klare Rollenerwartungen und nutze Schulungen, um Unsicherheiten zu verhindern.

Inhaltliche Integration

Nur wenn deine neuen Mitarbeitenden auch die Kultur, Werte und Ziele deines Unternehmens kennen, können sie sich damit identifizieren und ihre Stärken optimal einbringen. Sorge dafür, dass auch diese Inhalte während des Onboardings vermittelt werden, z.B. in Form von Präsentationen oder Guidelines. Idealerweise erhält die neue Kraft einen Mentor/Buddy, der für alle offenen Fragen bereitsteht.

Soziale Integration

Die fachlichen Inhalte und die Ziele des Unternehmens sind wichtig, reichen aber nicht aus. Ein vollständiger Onboarding Prozess integriert neue Mitarbeitende vor allem auch auf der sozialen Ebene. Stelle sicher, dass neue Mitarbeitende von Anfang an Anschluss finden und die Chance bekommen, sich optimal in ihr neues Team zu integrieren. In einem positiven Arbeitsumfeld fühlen sich neue Mitarbeitende schnell wohl und arbeiten motivierter.

Der Onboarding Prozess: Die drei Phasen des Onboardings

Der klassische Onboarding Prozess lässt sich in drei Phasen unterteilen: Preboarding, Orientierung und Integration.

Das Preboarding beginnt mit der Vertragsunterschrift und endet am ersten Arbeitstag. In dieser Phase gibst du dem neuen Mitarbeitenden Orientierung. Mit dem ersten Tag beginnt die Orientierungsphase, die mehrere Monate dauern kann. Hier zeigst du dem neuen Mitarbeitenden seine Aufgaben und die Abläufe innerhalb des Teams und des Unternehmens. In der Integrationsphase erfolgt die vollständige Eingliederung ins Team. Diese Phase dauert mehrere Monate – je nach Branche und Komplexität der Rolle.

Phase 1: Preboarding – Vor dem ersten Arbeitstag

Das Preboarding umfasst den Zeitraum von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag und kann einige Wochen oder sogar Monate dauern. In dieser Phase müssen die organisatorischen Grundlagen für eine optimale Zusammenarbeit gelegt werden. Hier klärst du erste Fragen und führst den neuen Mitarbeitenden langsam an seine neue Rolle heran. Sorge dafür, dass alle Mail-Adressen, Tools und Zugänge bereit sind, stelle wichtige Info zusammen und schicke eine Willkommensnachricht zur Orientierung und Übersicht. Je gründlicher du in der Preboarding-Phase arbeitest, desto leichter wird der Einstieg für deine neuen Mitarbeitenden.

Phase 2: Orientierung

„Wo, was, wer, wie und wann?“ Damit neue Mitarbeitende nicht schon nach wenigen Tagen überfordert sind, musst du ihnen gerade zu Beginn Orientierung geben. In der Orientierungsphase machst du sie mit den neuen Abläufen und Aufgaben vertraut und hilfst ihnen, Unsicherheiten abzubauen. In dieser Phase sollten sie ihr neues Team kennenlernen. Du solltest Erwartungen auf beiden Seiten klären und die ersten Aufgaben zuweisen, um das neue Teammitglied schnell einzubinden. Die Orientierungsphase beginnt mit dem ersten Arbeitstag und dauert meist etwa drei Monate.

Phase 3: Integration

In der Integrationsphase im Onboarding geht es darum, neue Mitarbeitende vollständig zu integrieren. Sie sollen zu vollwertigen Teammitgliedern werden und ihr volles Potenzial im Sinne des Unternehmens einsetzen. Dafür braucht es gezielte Feedbackgespräche, Schulungen und den Aufbau von Vertrauen zwischen den neuen Kolleginnen. Der Schlüssel zum Erfolg ist hierbei die soziale Komponente. Schaffe eine positive Arbeitsatmosphäre und mache es den neuen Mitarbeitenden so einfach wie möglich, Anschluss zu finden und sich mit den Unternehmenszielen zu identifizieren. Die Integrationsphase folgt auf die Orientierungsphase und dauert meist drei bis sechs Monate.

Reboarding: Wiedereinstellung von Mitarbeitenden

Ein Sonderfall des Onboardings ist das Reboarding. Diese Phase beschreibt den Prozess, einen Mitarbeitenden nach längerer Abwesenheit wieder in das Unternehmen einzugliedern. Beispiele für solche Abwesenheiten sind Elternzeit, Sabbatical, Krankheit oder auch die Rückkehr ehemaliger Angestellter.

In der Praxis wird das Reboarding oft vernachlässigt, obwohl diese Phase der Wiedereingliederung darüber entscheidet, wie schnell ein Mitarbeitendes wieder Fuß fasst und produktiv arbeiten kann.

Ein optimales Reboarding beinhaltet Schulungen zu neuen Abläufen und Tools ebenso wie die Vorstellung neuer Kollegen und das gemeinsame Abstecken des Aufgabenfelds. So gewinnen die Mitarbeitenden schnell wieder an Sicherheit.

Offboarding: Austritt von Mitarbeitern

Irgendwann ist es soweit: Offboarding beschreibt die Phase, in der Mitarbeitende dein Unternehmen verlassen. Ein gut strukturierter Offboarding-Prozess erleichtert allen Beteiligten den Abschied und sorgt dafür, dass dieser positiv und ohne Reibungen verläuft. Zum Offboarding gehören die Rückgabe von Unternehmenseigentum, das Deaktivieren von Zugängen und die Dokumentation aller relevanten Abläufe und Prozesse.

Du solltest die Offboarding-Phase auch dazu nutzen, Feedback einzuholen, um eure Prozesse weiter optimieren zu können. Mit einer professionellen Verabschiedung hinterlässt dein Unternehmen einen guten Eindruck und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der ausscheidende Mitarbeitende dein Unternehmen weiterempfiehlt oder sogar eines Tages selbst zurückkehrt.

Rollen im Onboarding Prozess

Erfolgreiches Onboarding ist Teamwork. Nur wenn verschiedene Akteure im Unternehmen effizient zusammenarbeiten, gelingt die schnelle Integration von neuen Mitarbeitenden.

HR-Verantwortliche

Bei dir laufen die Fäden zusammen. Du hast den gesamten Onboarding-Prozess im Blick und kümmerst dich um alles Organisatorische: Vertragsdetails, Zugangsdaten und wichtige Dokumente. Du stellst den Kontakt zu den relevanten Abteilungen her, bereitest Schulungen vor und dienst als erste Ansprechperson.

Führungskraft

Die Führungskraft kümmert sich vor allem um das Fachliche. Wie sieht die Rolle der neuen Mitarbeitenden aus und was genau sind ihre Aufgaben? Welche Arbeitsprozesse gibt es? Was wird erwartet? Die Führungskraft klärt all diese Punkte mit dem Neuzugang und sorgt für eine reibungslose Integration.

Buddy/Mentor

Im Idealfall erhält die neue Mitarbeitende einen Buddy oder Mentor als Ansprechperson während des Onboardings. Für diese Rolle eignet sich eine erfahrene Arbeitskraft, die den Neuen beim Einstieg unterstützt, Fragen und Unsicherheiten klärt und die Integration in das neue Team erleichtert.

Teammitglieder

Das neue Team ist gerade für die soziale Integration des neuen Mitarbeitenden entscheidend. Sorgen die Teammitglieder für einen positiven Start und eine angenehme Arbeitsatmosphäre, entsteht Vertrauen und der neue Mitarbeitende fühlt sich schnell wohl.

Bei einem optimalen Onboarding-Prozess wissen alle Beteiligten um ihre Verantwortung und erfüllen ihre Aufgaben im Sinne einer schnellen und positiven Eingliederung der neuen Mitarbeitenden.

Wenn du die Erwartungen von Bewerbenden kennst, kannst du deinen Onboarding-Prozesse optimal anpassen. Was genau Bewerbende von Führungskräften und neuen Kollegen erwarten, erfährst du in unserer Studie Führungskräfte und Kollegen im Onboarding.

Onboarding Maßnahmen

Wir haben gesehen, welche Bedeutung das Onboarding für den langfristigen Erfolg einer Einstellung hat und wir haben uns die verschiedenen Phasen und die beteiligten Rollen angesehen. Doch welche konkreten Onboarding Maßnahmen sind am wichtigsten? Wir haben einige zentrale Maßnahmen zusammengestellt:

• Willkommenspaket mit Vorab-Info: Deine neuen Mitarbeitenden sollten schon vor dem ersten Arbeitstag ein Paket mit allen wichtigen Informationen erhalten.
• Begrüßung und Einführungsgespräch: Ein ausführliches Willkommensgespräch mit den HR-Verantwortlichen und der relevanten Führungskraft ist unverzichtbar. So erhalten die neuen Mitarbeitenden einen guten Überblick über das Unternehmen und können die Erwartungen besser einschätzen.
• Teamvorstellung: Eine kurze Teamvorstellung in entspannter Atmosphäre legt den Grundstein für die spätere Integration der neuen Mitarbeitenden.
• Schulungen und Einarbeitungen: Die Einweisung in wichtige Prozesse, Systeme und Tools ist ein zentraler Bestandteil des Onboardings. Relevante Zugänge und Geräte solltest du rechtzeitig vorbereiten (lassen), damit neue Mitarbeitende ohne unnötige Verzögerungen starten können.
• Regelmäßige Feedbackgespräche: Gerade am Anfang ist der regelmäßige Austausch mit dir als HR-Verantwortlichen und der jeweiligen Führungskraft enorm wichtig. Gutes Zuhören lohnt sich: So findet ihr heraus, ob die Einarbeitung wie geplant voranschreitet. Offene Fragen und Unsicherheiten können frühzeitig geklärt werden.
• Zuweisung eines Buddys oder Mentors: Mit einem Buddy oder Mentor finden sich neue Mitarbeitende meist noch schneller und leichter in der neuen Umgebung zurecht. Der Buddy sollte dabei ein klares Aufgabenfeld und genug Zeit für seine Tätigkeit bekommen.

Weitere Vorschläge für Onboarding Maßnahmen findest du in unserem Blogartikel Onboarding Maßnahmen – So machen Sie neue Mitarbeiter glücklich

Onboarding Software von softgarden

Die Onboarding Bedeutung wird oft unterschätzt, obwohl sie einen entscheidenden Einfluss auf den langfristigen Erfolg eines Mitarbeiters hat: Gerade die Eindrücke der ersten 100 Tage bestimmen mit, ob talentierte Kräfte langfristig im Unternehmen bleiben oder nicht.

Eine Onboarding Software hilft dir dabei, die Onboarding Prozesse in deinem Unternehmen optimal aufzustellen. So erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass deine hart erkämpfte Neueinstellung auch möglichst lang im Unternehmen bleibt und sich wirklich mit deinem Unternehmenserfolg identifiziert.

Mit der Onboarding Solution von softgarden deckst du alle entscheidenden Aspekte ab und begeisterst deine neuen Teammitglieder mit einem maßgeschneiderten Onboarding:

• Automatisierte Nachrichten und Prozessvorlagen: Halte alle Beteiligten auf dem Laufenden – jederzeit, ganz automatisch und gleichzeitig persönlich. Automatisiere Admin-Routineaufgaben und gewinne mehr Zeit fürs Menschliche.
• Mehrsprachige Willkommensseite: Mit der Willkommensseite erhalten auch Remote-Mitarbeitende ein optimales Onboarding. Passe die Seite an das Corporate Design deines Unternehmens an und schalte interne Informationen flexibel zum gewünschten Zeitpunkt frei.
• Transparente Aufgabenverteilung: Weise Aufgaben automatisch zu, informiere über neue Tasks und verfolge den Onboarding-Fortschritt der neuen Mitarbeitenden ganz bequem online.

Mit der Onboarding Solution von softgarden senkst du die Einarbeitungskosten, steigerst die Mitarbeiterbindung und stellst sicher, dass deine Neuzugänge so schnell wie möglich ihr ganzes Potenzial für dein Unternehmen abrufen.

FAQ – Onboarding