Mitarbeiterempfehlungsprogramm: Definition, Aufbau, Vor- und Nachteile

Lange Zeit waren sie unterschätzt und führten eher ein Schattendasein. Inzwischen gewinnen Mitarbeiterempfehlungsprogramme zunehmend an Beliebtheit. Viele Unternehmen haben entsprechende Tools fest in ihr Recruiting implementiert und feiern damit große Erfolge.

Dass es im Recruiting nicht mehr reicht, Stellenanzeigen zu schalten und gelassen die Hände im Schoß zu falten, dürfte inzwischen auch beim letzten Recruiter angekommen sein. Die Zeiten dieses so genannten Post and Pray Recruitings sind vorbei. Denn der Arbeitsmarkt hat sich vom Arbeitgeber- zum Arbeitnehmermarkt gedreht. Will heißen: Im Gegensatz zu früheren Zeiten gibt es mehr Jobs als Arbeitnehmer.

Definition Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Insofern müssen Personalsuchende erfinderischer werden, wenn es um die Besetzung vakanter Stellen geht. Schon lange flattern die Bewerbungen nicht mehr mit der Post frei Haus ins Unternehmen. Ein lange unterschätzter Recruiting-Kanal ist das Mitarbeiterempfehlungsprogramm. Es gewinnt zunehmend an Beliebtheit. Denn mit der Einführung eines solchen Systems kann ein aktives Empfehlungsnetzwerk innerhalb der Mitarbeiterschaft entstehen, das dazu beiträgt, offene Stellen schneller zu besetzen.

Aber der Reihe nach! Was ist ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm überhaupt? Dahinter steckt eine Software und oder Programm, über die Mitarbeiter ihrem Arbeitgeber Verwandte, Freunde oder Bekannte aus ihrem privaten Umfeld als potenzielle Arbeitnehmer empfehlen können. Synonym wird auch häufig von einem „Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm“ gesprochen. Meist geht eine erfolgreiche Empfehlung für die Mitarbeiter mit einer Prämie oder sonstigen Incentives einher. Es soll sich ja für alle lohnen.

Vorteile von Mitarbeiterempfehlungen

Eine Mitarbeiterempfehlung vereint für Unternehmen so manchen Vorteil auf sich:

• Cultural Fit: Der Mitarbeiter kennt den neuen Arbeitnehmer und kann einschätzen, ob er in das Unternehmen passt oder nicht. Meist ist die Passgenauigkeit beim Mitarbeiterempfehlungen sehr hoch.
• Schneller Onboarding-Prozess: Da der neue Mitarbeiter direkt einen „Buddy“ an seiner Seite weiß, der ihn sehr vertrauensvoll in die formellen und informellen Abläufe im Unternehmen einführen kann, verschlankt das häufig den Onboarding-Prozess.
• Schnelle Einführung ins Team: Oft fühlt sich der Empfehlende verantwortlich für den Empfohlenen und unterstützt ihn nicht nur aktiv dabei, sich in die Arbeitsabläufe einzufinden, sondern auch die Kollegen kennenzulernen. So findet sich das neue Talent rascher im Team ein.
• Kurze Time to Hire: Mitarbeiter liefern einem Unternehmen neue Angestellte sozusagen auf dem Silbertablett. Das verkürzt die Time to Hire erheblich. (Mehr zu weiteren zentralen Recruiting-KPIs erfahren Sie in unserem Artikel „Recruiting-KPIs: Die 12 wichtigsten Kennzahlen“
• Kostenersparnis: Je erfolgreicher ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm aufgesetzt ist, umso mehr sparen sich Unternehmen Kosten für andere Recruitingprozesse wie der Schaltung von Stellenanzeigen auf Jobportalen wie StepStone oder Monster.
• Bindung: Mitarbeiter, die über persönliche Empfehlungen eingestellt wurden, sind meist loyaler.

Nachteile von Mitarbeiterempfehlungen

Allerdings hat jede Medaille bekanntlich zwei Seiten. Es gibt auch gewisse Nachteile, die mit Mitarbeiterempfehlungsprogrammen in Verbindung gebracht werden. Stichwort: Diversity. Tatsächlich könnte die Vielfalt leiden, wenn Unternehmen ausschließlich Mitarbeiter aus dem Bekanntenkreis ihrer angestammten Belegschaft rekrutiert.

Der Grund: Meist empfehlen Arbeitnehmer Talente gleichen Alters, mit ähnlichem Werdegang und aus der gleichen sozialen Schicht. Das ist zwar positiv für das Arbeitsklima, weil sich Gleichgesinnte meist gut verstehen. Allerdings gehen dem Unternehmen wertvolle Impulse aus anderen Kulturen, anderen Alterskohorten oder anderen Gesellschaftsschichten verloren. Es ist belegt, dass ein bunter Mix aus Jung und Alt, Männern und Frauen und verschiedener Ethnien die Innovationskraft eines Arbeitgebers stärkt . Mehr zum Thema Diversity erfahren Sie in unserem Artikel „Diversity Management“.

Mitarbeiterempfehlungen: Bedeutung für das Recruiting steigt

Da die Vorteile von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen aber ganz klar überwiegen, hat ihre Bedeutung in den letzten Jahren stark zugenommen. Laut der Studie Recruiting Trends der Universität Bamberg haben sich Mitarbeiterempfehlungen inzwischen zum drittstärksten Recruiting-Kanal gemausert.

„Von den Top-1.000-Unternehmen haben etwa vier von zehn ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm implementiert. In der IT-Branche sind es sechs von zehn Unternehmen“, heißt es in der Erhebung. „Aus Kandidatensicht zeigt sich, dass 18,3 Prozent ihren aktuellen Job durch eine Mitarbeiterempfehlung erhalten haben.“ Ein durchaus respektabler Wert!

Studie: Mitarbeiterempfehlung aus Bewerbersicht

Auch softgarden hat eine Studie zu diesem Thema durchgeführt: Über 2.000 Befragte, die sich zu dem Zeitpunkt im Bewerbungsprozess befanden geben Auskunft zum Thema Mitarbeiterempfehlung aus der Sicht von Kandidaten. Wer mehr darüber erfahren will, kann findet eine Zusammenfassung der Studienergebnisse auf dem softgarden Blog oder kann sich den gesamten Report direkt und kostenlos herunterladen.

Mitarbeiterempfehlungsprogramme und Datenschutz

Allerdings wittern Kritiker an dieser Stelle ein Problem in punkto Datenschutz. Mit jeder Mitarbeiterempfehlung geht schließlich die Verarbeitung personenbezogener Daten einher. Oft reichen Mitarbeiter einfach einen Lebenslauf einer oder eines Bekannten an die Personalabteilung weiter.

Damit werden Namen, Anschrift, persönliche Details aus dem Berufs- und Privatleben, Zeugnisse und vieles mehr verbreitet und elektronisch verarbeitet – und das oft alles andere als datenschutzgerecht. Und genau hier zieht die europäische Gesetzgebung mit der DSGVO seit dem 25. Mai 2018 die Zügel an.

Aufbewahren und Löschen personenbezogener Daten

Eine der folgenreichsten Regelungen der DSGVO besagt etwa, dass von jeder Person, deren Daten gespeichert und verarbeitet werden, vorab eine explizite Einwilligung eingeholt und dokumentiert werden muss. Auch müssen die Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn der Prozess abgeschlossen ist.

Mit den Werkzeugen und Datenbanken des klassischen Empfehlungsmanagements – meist sind das Excel-Sheets – ist das jedoch kaum zu bewerkstelligen. Auch das Löschen ist ein Problem, weil die personenbezogenen Daten als digitale Kopie im Postfach des Arbeitgebers und des empfehlenden Mitarbeiters liegen. Diese können leicht übersehen werden.

Mitarbeiterempfehlungen DSGVO-koform abbilden

Das Mitarbeiterempfehlungsprogramm via Softwarelösung in die Recruiting-Prozesse zu implementieren ist hier die Lösung. Der softgarden Empfehlungsmanager bildet alle Empfehlungen von Mitarbeitern und daraus resultierende Bewerbungen automatisch in der dazugehörigen Bewerbermanagement Software ab.

Empfehlungsmanagement: Die richtige Software finden

Neben dem Sicherstellen von europäischen Standards im Datenschutz kann eine Softwarelösung nicht nur alle Schritte für erfolgreiches Empfehlungsmanagement abbilden, sondern mit hinterlegten Algorithmen auch für mehr Empfehlungen sorgen.

Gutes Empfehlungsmanagement funktioniert in zwei Richtungen:

1. Mitarbeiter können Verwandte, Freunde oder Bekannte aus dem privaten oder Business-Umfeld gegenüber dem Arbeitgeber als potentielle Mitarbeiter empfehlen.
2. Mitarbeiter teilen offene Jobs über den Empfehlungsmanager mit wenigen Klicks in ihrem direkten und privaten Netzwerk, ob im Social Media oder Business Networks.

Mit der richtigen Software ist all das kein Problem. In dem Empfehlungsmanager von softgarden sind zum Beispiel alle Daten an einer zentralen Stelle hinterlegt und können von Mitarbeitern und Recruitern bequem erreicht werden. E-Mail Erinnerungen und Notifications informieren über ausgeschriebene Vakanzen und können mit einem Klick geteilt werden.

Reichweiten-Boost: Teilen offener Vakanzen über die sozialen Medien

Was allein das Teilen offener Vakanzen über die sozialen Medien angeht, sollte der Effekt, der damit einhergeht, nicht unterschätzt werden. Ausgeschriebene Stellenanzeigen erhalten auf diese Weise einen regelrechten Reichweiten-Boost.

Immerhin haben 90 Prozent aller deutschen Internetnutzer einen oder mehrere Social-Media-Accounts. Der durchschnittliche Nutzer sozialer Netzwerke hat 341 Kontakte in 2,4 Netzwerken. Bei einer Unternehmensgröße von 500 Mitarbeitern liegt das gewonnene Reichweitenpotenzial bei über 100.000 potenziellen Kandidaten.

Und noch ein Aspekt sollte nicht unerwähnt bleiben: Gleichzeitig wirken sich Mitarbeiterempfehlungsprogramme positiv auf die interne Arbeitgebermarke aus. Mitarbeiter haben das Gefühl, in den Aufbau der eigenen Organisation integriert zu werden. Damit sprechen ihnen Arbeitgeber implizit große Wertschätzung und ihr Vertrauen aus. Das sorgt für eine stärkere Bindung.

Fazit

Letztlich sind Mitarbeiterempfehlungen für alle Beteiligten eine Win-Win-Situation. Unternehmen und Talente kommen schneller und passgenauer zusammen und beim empfehlenden Mitarbeiter steigt die Bindung. Besser geht’s nicht.