Recruiting – so findest du die besten Mitarbeiter

Stell dir vor, dein Team wäre ein Orchester … und dir fehlt noch die perfekte Geige, um den Klang zu vervollständigen. Im Recruiting geht es genau darum: die fehlenden Instrumente zu finden, also die passenden Talente, die dein Unternehmen zum Erfolg führen. Doch wie findest du in Zeiten von Social Media, Fachkräftemangel und ständig neuen Technologien die richtigen Leute?

In diesem Artikel geben wir dir Antworten auf all diese Fragen. Mit der richtigen Strategie, einer Prise Kreativität und einer guten Portion Menschenkenntnis wird dein Unternehmen attraktiv für Top-Talente.

Recruiting Definition: Was ist das eigentlich?

Recruiting, auch Personalbeschaffung genannt, umfasst alle Maßnahmen, die ein Unternehmen unternimmt, um potenzielle neue Mitarbeiter zu finden und im besten Fall einzustellen.

Das Ziel des Recruitings ist es, die besten Talente zu gewinnen, um den Unternehmenserfolg nachhaltig zu sichern. Dabei geht es nicht nur darum, offene Stellen möglichst schnell zu besetzen, sondern die richtigen Kandidaten mit den passenden Qualifikationen, Erfahrungen und der gewünschten Persönlichkeit zu finden. Ein strukturierter Recruiting-Prozess ist dabei besonders wichtig. Die gängige Recruiting Definition beschreibt diesen Prozess als eine strategische Aufgabe zur langfristigen Personalplanung.

Recruiting-Prozess: Die 8 Phasen der Personalakquise

Ein erfolgreicher Recruiting-Prozess ist in der Regel in mehrere Phasen gegliedert:

1. Personalplanung

Zu Beginn steht die Analyse des Personalbedarfs: Welche Stellen sind zu besetzen? Welche Qualifikationen und Erfahrungen werden benötigt? Die Personalplanung schafft die Grundlage für die Zielsetzungen und Auswahlstrategien in der Personalbeschaffung.

2. Stellenausschreibung

Basierend auf einer fundierten Stellenbeschreibung wird die Stellenausschreibung erstellt. Diese sollte die Zielgruppe direkt ansprechen und relevante Schlagworte enthalten, um die Sichtbarkeit in Online-Jobbörsen zu maximieren.

3. Auswahl der Recruiting-Kanäle

Die richtigen Kanäle sind entscheidend, um passende Talente anzusprechen. Neben Jobportalen gewinnen Plattformen wie LinkedIn und Instagram immer mehr an Bedeutung. Auch Active Sourcing, Mitarbeiterempfehlungsprogramme und Karrieremessen sind effektive Optionen. 

4. Bewerbermanagement

Eingehende Bewerbungen müssen strukturiert gesichtet und bewertet werden. Bewerbermanagementsysteme bieten Transparenz und unterstützen eine schnelle und koordinierte Bearbeitung. 

5. Vorstellungsgespräche

Geeignete Kandidaten werden zu Bewerbungsgesprächen eingeladen. Ziel ist ein beidseitiges Kennenlernen, um zu überprüfen, ob eine persönliche und fachliche Passung besteht. 

6. Bewerberauswahl

Verschiedene Bewerberauswahlverfahren wie Assessment Center oder Persönlichkeitstests können eingesetzt werden, um im Zuge der Bewerberauswahl die Eignung der Kandidaten für die jeweilige Position genauer zu prüfen. 

7. Entscheidung und Vertragsangebot

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens wird die Entscheidung für einen Kandidaten getroffen. Diesem wird ein Vertragsangebot unterbreitet.  

8. Onboarding

Nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags beginnt die Onboarding-Phase. In dieser Phase des Recruiting-Prozesses ist es das Ziel, neue Mitarbeiter schnell in die Unternehmenskultur zu integrieren und ihnen einen reibungslosen Einstieg zu ermöglichen.

Digitale Recruiting-Prozesse für mehr Effizienz und Transparenz

Unternehmen, die bereits auf digitale HR-Prozesse setzen, verzeichnen messbare Erfolge bei der Stellenbesetzung: Sie ziehen mehr qualifizierte Bewerber an, führen gezielter Vorstellungsgespräche und besetzen offene Positionen in kürzerer Zeit. Dabei profitieren sie von einer strukturierten, datenbasierten Herangehensweise, die den gesamten Prozess der Personalbeschaffung optimiert. 

Digitale Recruiting-Tools bieten zahlreiche Funktionen, die Unternehmen bei der Bewältigung ihrer Aufgaben unterstützen. Bewerbungen lassen sich zentral erfassen, analysieren und verwalten, sodass Recruiter den Überblick behalten und alle relevanten Informationen an einem Ort verfügbar haben.  

Mithilfe von Bewerbermanagementsystemen können HR-Teams den Status jeder Bewerbung jederzeit einsehen, schnell auf Bewerberfragen reagieren und automatisierte Updates an Kandidaten senden.  

Diese Transparenz im Recruiting-Prozess fördert eine positive Candidate Experience und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass qualifizierte Bewerber abspringen. 

Die Digitalisierung der Personalbeschaffung hilft Unternehmen zudem dabei, Kosten zu senken und Ressourcen effizienter zu nutzen. Der Einsatz digitaler Tools wie Videointerviews und automatisierte Bewertungssysteme spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den Aufwand für administrative Aufgaben. 

Wie du deine Mitarbeitergewinnung mit softgarden einfach digitalisieren kannst, erfährst du auf unserer Themenseite Digitalisierung im Recruiting. 

Arten von Mitarbeiter Recruiting

Im Mitarbeiter Recruiting unterscheidet man grundsätzlich zwischen aktiven und passiven Recruiting Maßnahmen.

Beim aktiven Recruiting geht das Unternehmen selbst auf die Suche nach geeigneten Kandidaten, zum Beispiel durch Direktansprache, Active Sourcing oder gezielte Stellenanzeigen. Diese Methode ist besonders effektiv bei schwer zu besetzenden Positionen oder in Branchen mit Fachkräftemangel.

Das passive Recruiting hingegen basiert darauf, dass Bewerber von sich aus auf das Unternehmen zukommen, beispielsweise durch Initiativbewerbungen oder über ein starkes Employer Branding. Beide Ansätze können sich je nach Zielgruppe und Position sinnvoll ergänzen.

Recruiting Maßnahmen: Welche Recruiting-Kanäle gibt es?

Unternehmen können auf eine Vielzahl von Kanälen zurückgreifen, um potenzielle Kandidaten zu erreichen. Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen interner und externer Personalbeschaffung.

Interne Personalbeschaffung

Beim internen Recruiting werden offene Stellen zunächst mit Mitarbeitern aus dem Unternehmen besetzt. Dies kann durch interne Stellenausschreibungen, Versetzungen oder Beförderungen geschehen. Interne Personalbeschaffung bietet viele Vorteile:

• Geringere Kosten: Internes Recruiting ist in der Regel kostengünstiger als externes Recruiting.  
• Schnellere Stellenbesetzung: Da interne Bewerber das Unternehmen bereits kennen, können offene Stellen oft schneller besetzt werden.  
• Höhere Motivation und Loyalität: Interne Bewerber sind oft motivierter und loyaler als externe Bewerber.  
• Förderung der Mitarbeiterentwicklung: Interne Personalbeschaffung bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, sich innerhalb des Unternehmens weiterzuentwickeln.

Externe Personalbeschaffung

Externe Personalbeschaffung wird dann gewählt, wenn interne Besetzungen nicht infrage kommen. Externe Personalbeschaffung ermöglicht eine breite Auswahl an potenziellen Kandidaten und bringt oft frischen Wind in die Unternehmenskultur. 

Mögliche Kanäle für externes Personalbeschaffung: 

Jobbörsen  

Online-Jobbörsen sind nach wie vor ein wichtiger Kanal in der Personalakquise. Unternehmen können ihre Stellenanzeigen auf Plattformen wie StepStone, Indeed oder Monster veröffentlichen und so eine große Anzahl potenzieller Kandidaten erreichen.  

Social Media Recruiting  

Social Media Plattformen wie LinkedIn, Xing oder Instagram gewinnen im Recruiting zunehmend an Bedeutung. Unternehmen können im Zuge von Social Recruiting ihre Stellenanzeigen auf diesen Plattformen schalten und Unternehmensprofile erstellen. Dadurch können sie sich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren und mit potenziellen Kandidaten in Kontakt treten.  

Active Sourcing

Beim Active Sourcing suchen Unternehmen aktiv nach geeigneten Kandidaten, anstatt auf eingehende Bewerbungen zu warten. Hierfür nutzen Recruiter spezielle Suchmaschinen, Soziale Netzwerke oder Datenbanken, um potenzielle Kandidaten zu identifizieren und direkt anzusprechen. 

Google Ads Recruiting

Mit Google Ads Stellenanzeigen wird die Personalansprache noch effektiver. Statt passiv auf Bewerbungen zu warten, platzieren Unternehmen Werbeanzeigen direkt in den Suchergebnissen von Google. So werden potenzielle Kandidaten, die aktiv nach neuen Herausforderungen suchen, gezielt angesprochen – selbst, wenn sie sich nicht aktiv beworben haben. Durch präzise Zielgruppendefinition und ansprechende Anzeigeninhalte steigert Google Ads Recruiting die Sichtbarkeit bei den Wunschkandidaten und generiert hochwertige Bewerbungen. 

Talent Pools

Mit Talent Pools bauen Unternehmen einen Pool an qualifizierten Kandidaten auf, die bereits früher ihr Interesse bekundet haben. Wird eine Stelle frei, können Recruiter gezielt auf ihren Talent Pool zugreifen und passende Kandidaten direkt kontaktieren. Das spart Zeit und Ressourcen und ermöglicht eine schnellere Stellenbesetzung. 

Mit Talent Pools bauen Unternehmen einen Pool an qualifizierten Kandidaten auf, die bereits früher ihr Interesse bekundet haben. Wird eine Stelle frei, können Recruiter gezielt auf ihren Talent Pool zugreifen und passende Kandidaten direkt kontaktieren. Das spart Zeit und Ressourcen und ermöglicht eine schnellere Stellenbesetzung. 

Mitarbeiterempfehlungen

Mitarbeiterempfehlungen sind eine effektive und kostengünstige Recruiting-Maßnahme. Mitarbeiter kennen das Unternehmen und die Anforderungen der offenen Stellen oft sehr gut und können daher gezielt Personen aus ihrem Netzwerk empfehlen, die gut zum Unternehmen passen.  

Hochschulmarketing

Um junge Talente zu gewinnen, betreiben viele Unternehmen Hochschulmarketing. Sie präsentieren sich auf Karrieremessen, organisieren Workshops oder bieten Praktika und Abschlussarbeiten an, um Studenten und Absolventen auf sich aufmerksam zu machen.

Online und offline Recruiting Kanäle

Für eine erfolgreiche Personalgewinnung stehen sowohl Online- als auch Offline-Kanäle zur Verfügung. Zu den wichtigsten Online-Kanälen zählen Karriereseiten, Jobportale, soziale Netzwerke wie LinkedIn oder XING sowie gezielte Online-Werbung. Diese digitalen Recruiting Maßnahmen ermöglichen eine schnelle, zielgerichtete und messbare Ansprache von Bewerbern.

Offline-Kanäle wie Karrieremessen, Hochschulkooperationen, Printanzeigen oder persönliche Empfehlungen spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. Sie sind vor allem sehr wichtig, wenn es darum geht, das Unternehmen lokal zu positionieren oder persönliche Kontakte zu nutzen. Eine durchdachte Kombination beider Kanäle kann die Reichweite und Effizienz des Mitarbeiter Recruitings erheblich steigern.

Die Karriereseite als Recruiting-Instrument

Die Karriereseite ist eines der wichtigsten Instrumente im modernen Recruiting. Sie gilt als zentrale Anlaufstelle für Bewerber und viele Recruiting Maßnahmen bauen darauf auf, eine gut strukturierte Karriereseite zu haben. Sie informiert über offene Stellen, Bewerbungsprozesse und bietet Einblicke in die Unternehmenskultur.

Durch authentische Inhalte wie Mitarbeiterstimmen, Videos oder Einblicke in den Arbeitsalltag wird das Employer Branding gestärkt. Zudem ermöglicht sie eine direkte und unkomplizierte Bewerbung im Mitarbeiter Recruiting.

Die Karriereseite kann außerdem organisch neue Talente anziehen. Mit einer Optimierung für „Google for Jobs“ können Stellenanzeigen auf der Karriereseite die Sichtbarkeit als attraktiver Arbeitgeber erhöhen.

softgarden kann dir dabei helfen, die ideale Karriereseite zu erstelllen.

Recruiting-Trends: Was ist neu?

Der Arbeitsmarkt ist im stetigen Wandel. Neue Technologien, veränderte Bedürfnisse von Kandidaten und der wachsende Wettbewerb um die besten Mitarbeiter zwingen Unternehmen dazu, ihre Mitarbeitergewinnungsstrategien fortlaufend zu optimieren.

Zu den wichtigsten Trends gehören:

Digitalisierung und Automatisierung

Die Digitalisierung hat auch in der Personalbeschaffung Einzug gehalten. Unternehmen setzen immer stärker auf digitale Tools und Prozesse, um den Recruiting-Prozess einfacher, schneller und effizienter zu gestalten.

• E-Recruiting: Online-Bewerbungen, digitale Bewerbermanagementsysteme und Videointerviews sind im Recruiting heute Standard.
• Social Recruiting: Social-Media-Plattformen werden immer wichtiger, um potenzielle Kandidaten zu erreichen und mit ihnen zu interagieren.
• Mobile Recruiting: Immer mehr Kandidaten nutzen ihr Smartphone, um sich über Jobs zu informieren und zu bewerben. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass ihre Stellenanzeigen und Karriere-Websites auch auf mobilen Endgeräten optimal dargestellt werden.
• Big Data und Analytics: Durch die Analyse großer Datenmengen können Unternehmen wertvolle Erkenntnisse über das Verhalten von Kandidaten gewinnen und ihre Recruiting-Strategien optimieren.
• Künstliche Intelligenz: KI in der Personalakquise kann Unternehmen dabei unterstützen, Bewerbungen zu sichten, Kandidaten vorzusortieren und Vorstellungsgespräche zu führen.

Candidate Experience

Unternehmen müssen dafür sorgen, dass Kandidaten während des gesamten Recruiting-Prozesses positive Erfahrungen sammeln – von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Vertragsunterzeichnung. Eine positive Candidate Experience führt zu mehr qualifizierten Bewerbungen, reduziert die Abbruchquote im Bewerbungsprozess und stärkt das Image des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber.

Employer Branding

Employer Branding beschreibt, wie sich ein Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber positioniert. Ziel ist es, die Werte, die Kultur und die Arbeitsbedingungen des Unternehmens nach außen zu tragen und so potenzielle Kandidaten zu begeistern. Ein starkes Employer Branding ist für die Mitarbeitergewinnung essenziell, denn es hilft Unternehmen, sich von Wettbewerbern abzuheben und die besten Talente anzusprechen.

Performance Recruiting

Performance Recruiting setzt auf Schnelligkeit, Effizienz und Komfort im Recruiting. Unternehmen nutzen dafür schlanke Prozesse, automatisierte Workflows und datenbasierte Entscheidungen, um den Recruiting-Prozess zu optimieren und die Zeit bis zur Stellenbesetzung zu reduzieren.

Viele weitere Recruiting-Trends und Tipps zur Umsetzung im Alltag, findest du in unserem kostenlosen Whitepaper: Recruiting-Kompass 2025

Recruiting meistern: Herausforderungen und praktische Tipps für Unternehmen

Viele Unternehmen stehen im Recruiting vor vielfältigen Herausforderungen: Der Fachkräftemangel, ein wachsender Wettbewerb um Talente und sich wandelnde Erwartungen der Bewerber fordern neue Strategien. Hinzu kommen lange Entscheidungsprozesse, unklare Anforderungsprofile oder fehlende digitale Recruiting-Prozesse, die qualifizierte Bewerber abschrecken können.

Um dem entgegenzuwirken, können folgende Tipps Unternehmen helfen, ihr Mitarbeiter Recruiting zu optimieren und passende Maßnahmen zu finden:

• Bewerbungsprozess vereinfachen: Kurze Formulare, mobile Bewerbungsmöglichkeiten und schnelle Reaktionszeiten erhöhen die Bewerberfreundlichkeit.
• Karriereseite optimieren: Eine ansprechende, informative und optimierte Karriereseite dient als Herzstück der Personalgewinnung.
• Klare Anforderungsprofile formulieren: Präzise Stellenanzeigen helfen, Streuverluste zu vermeiden und passende Bewerber anzusprechen.
• Active Sourcing nutzen: Warte nicht auf Bewerbungen. Sprich gezielt passende Kandidaten über Business-Netzwerke an.
• Mitarbeiter als Markenbotschafter einbinden: Echte Einblicke aus dem Team wirken authentischer als Hochglanzwerbung.
• Employer Branding stärken: Zeige klar, wofür dein Unternehmen steht – durch Werte, Benefits und Unternehmenskultur.
• Recruiting-Kanäle gezielt auswählen: Nutze eine Kombination aus Jobportalen, Social Media, Messen und persönlichen Netzwerken.
• Erfolge messen und analysieren: Nutze KPIs wie Time-to-Hire oder Cost-per-Hire, um den Erfolg deiner Maßnahmen zu bewerten und gezielt nachzusteuern.
• Feedback aus Bewerbungsprozessen einholen: Lerne kontinuierlich aus dem Feedback von Bewerbenden und passe deine Prozesse an.

Fazit

Recruiting ist ein dynamischer Bereich, der Unternehmen ständig vor neue Herausforderungen stellt. Um im Wettbewerb um die besten Talente erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen ihre Strategien fortlaufend an aktuelle Trends und Entwicklungen anpassen.

Dabei ist es entscheidend, die Bedürfnisse und Erwartungen der Bewerber im Fokus zu behalten. Eine positive Candidate Experience ist hierbei ein Schlüsselfaktor, um qualifizierte Talente nachhaltig zu gewinnen und somit den langfristigen Erfolg des Unternehmens zu sichern.

FAQ – Recruiting