Definition Personalcontrolling

Personalcontrolling ist eine noch relativ junge Teildisziplin des Unternehmenscontrollings. Im Gabler Wirtschaftslexikon aus dem Jahr 1988 taucht der Begriff noch nicht auf. Heute wird Personalcontrolling dort wie folgt definiert:

„Anwendung des Controllinggedankens auf Probleme der Steuerung und Kontrolle personeller Vorgänge im Unternehmen“

Zentrale Elemente des Personalcontrollings sind die Planung, Steuerung und Kontrolle personalwirtschaftlicher Aktivitäten. Hierfür werden sämtliche personalrelevanten Daten eines Unternehmens systematisch gesammelt, aufbereitet und anhand verschiedener Personalcontrolling-Kennzahlen ausgewertet.

Schematische Darstellung des Bereichs Personalcontrolling und seiner Teilbereiche

Diese Auswertung schafft eine fundierte Entscheidungsgrundlage für dein Personalmanagement, zum Beispiel für deine Personalbedarfsplanung, die Personalkostensteuerung und die Personalentwicklung.

Durch das Personalcontrolling steuerst du deine Personalprozesse nicht nur operativ, sondern auch strategisch. Beide Aspekte sind eigene Teilbereiche:

Operatives vs. strategisches Personalcontrolling

Das operative Personalcontrolling betrifft das Tagesgeschäft. Es liefert kurzfristige Daten und Kennzahlen, z. B. zu Fehlzeiten, Fluktuation, Personalkostenentwicklung oder Überstunden. Mit operativem Personalcontrolling erkennst du Engpässe im Alltag frühzeitig, reagierst rechtzeitig und steuerst deine Personalprozesse effizient.

Für das strategische Personalcontrolling stehen langfristige Entwicklungen im Fokus. Hierzu zählen etwa demografische Veränderungen, Schulungsbedarf, Nachfolgeplanung oder der Aufbau von Schlüsselkompetenzen. Das strategische Personalcontrolling unterstützt dich bei der Ausrichtung der gesamten Personalstrategie auf eure langfristigen Ziele.

Beide Bereiche ergänzen sich und bilden zusammen die Basis für effizientes Personalmanagement in deinem Unternehmen.

Infografik, welche die zentralen Unterschiede von operativem und strategischem Personalcontrolling zusammenfasst

Ziele und Aufgaben Personalcontrolling

Die Ziele und Aufgaben des Personalcontrollings sind vielfältig und betreffen sowohl kurzfristige als auch langfristige Entwicklungen. Entscheidend sind die Planung, Steuerung und Kontrolle personalwirtschaftlicher Prozesse.

Die zentralen Ziele und Aufgaben im Personalcontrolling, basierend auf den Angaben der Deutschen Gesellschaft für Personalführung:

Information

Relevante Daten bereitstellen, um strategische Entscheidungen vorzubereiten, Personalkosten transparent zu machen und Personalprozesse verständlich abzubilden.

Koordination und Integration

Personalplanung, Personalentwicklung und Unternehmensstrategie koordinieren, um alle HR-Bereiche optimal zu verbinden.

Planung

Mit einem Planungssystem Trends erkennen und die Auswirkungen neuer Entwicklungen frühzeitig einschätzen

Kontrolle

HR-Prozesse mittels geeigneter Personalcontrolling-Kennzahlen überwachen und unterschiedliche Kontrollarten anwenden

Steuerung

Den Beitrag des Personalwesens zum Unternehmenserfolg sichtbar machen und gezielt auf die Unternehmensziele ausrichten.

Wer diese Aufgaben und Ziele des Personalcontrollings umsetzt, schafft die Grundlage für fundierte Entscheidungen – sowohl kurz- als auch langfristig.

Vorteile und Nutzen von Personalcontrolling

Gutes Personalcontrolling ist ein Segen für jedes Unternehmen. Der wichtigste Vorteil: Du kannst Personalentscheidungen auf Basis von Zahlen treffen und nicht nach Bauchgefühl. Zum Beispiel kannst du durch einen transparenten Überblick über deine Personalkosten dein Budget gezielt steuern: Werden Überstunden oder außergewöhnliche Krankheitsausfälle frühzeitig erkannt, leitest du direkt Gegenmaßnahmen ein und vermeidest so unnötige Kosten.

Auch bei der Personalplanung liefert dir die Personalcontrolling wertvolle Unterstützung: Wenn zum Beispiel absehbar ist, dass bei euch in den nächsten Jahren viele Fachkräfte in Rente gehen, könnt ihr Recruiting-Kampagnen und Nachwuchsförderung frühzeitig einrichten und intensivieren.

Auf dem Gebiet der Personalentwicklung ermittelst du durch Controlling genau die Fortbildungen, die den tatsächlichen künftigen Kompetenzbedarf bedienen.

Personalcontrolling sorgt zudem für größere Transparenz gegenüber der Geschäftsführung. Deine Personalabteilung kann ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg messbar machen und dadurch größere Akzeptanz für ihre Arbeit erlangen.

Kurz gesagt: Dank effizientem Personalcontrolling wird dein Personalmanagement messbar, steuerbar und zukunftsorientiert.

Welche Gegenstandsbereiche beinhaltet Personalcontrolling?

Im Personalcontrolling werden alle personalbezogenen Aktivitäten und Ressourcen systematisch gesammelt, überwacht, gesteuert und optimiert.

Die Personalarbeit

Zur Personalarbeit zählen alle Aktivitäten und Prozesse, die du in deiner Personalabteilung steuerst: von der Personalplanung über das Recruiting bis hin zum Onboarding neuer Mitarbeitender. Du behältst alle HR-Prozesse und Personalprojekte im Blick, analysierst ihre Effizienz und stellst sicher, dass deine Personalarbeit optimal auf die Unternehmensziele ausgerichtet ist.

Das Personal

Beim Personalcontrolling geht es nicht bloß um Prozesse, sondern um die Menschen selbst. Hier analysierst du alle Daten, die euer Personal direkt betreffen: Wie viele Mitarbeitende habt ihr und wie verteilen sie sich auf eure Standorte und Abteilungen? Wie viele Auszubildende sind dabei und in welcher Phase sind sie? Auch die soziodemografische Zusammensetzung – Alter, Geschlecht oder Qualifikationen – ist ein zentraler Faktor.

Im Personalcontrolling lassen sich zudem unterschiedliche Schwerpunkte bilden:

Quantitatives Personalcontrolling

Direkt messbare Daten, etwa zur Personalstruktur, den Personalkosten, etc.

Qualitatives Personalcontrolling

„Weiche Faktoren“ wie Mitarbeiterzufriedenheit, Führungsverhalten, etc., aber auch Analysen zum Commitment (emotionale Bindung zum Unternehmen) oder zur Innovation im Unternehmen

Strategisches Personalcontrolling

Strategische Ziele des Unternehmens, also der Frage „Was wollen wir erreichen?“. Hier geht es eher um eine langfristige Ausrichtung.

Operatives Personalcontrolling

Kosten, Nutzen und Erfolg von Personalentwicklungsmaßnahmen, also der Frage „Wie wollen wir es erreichen?“. Die Ausrichtung ist eher kurz- bis mittelfristig.

Wichtige Kennzahlen (KPIs)

Personalcontrolling braucht Kennzahlen. Eine ganze Reihe von KPI helfen dir dabei, deine Personalarbeit messbar und steuerbar zu machen. Die wichtigsten im Überblick:

Mitarbeiteranzahl

Zeigt, wie groß deine Belegschaft ist und wie sie sich auf Abteilungen oder Standorte verteilt – eine wichtige Grundlage für Planung und Kapazitätssteuerung.

Fluktuationsrate

Misst, wie viele Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder neu hinzukommen – ein zentraler Indikator für die Mitarbeiterbindung und eure HR-Maßnahmen.

Fehlzeitenquote

Erfasst, wie oft und wie lange Mitarbeitende ausfallen, etwa durch Krankheit – ein Frühwarnsignal für Führungsprobleme oder zu große Belastungen.

Personalkosten

Beinhaltet alle Ausgaben rund ums Personal – entscheidend für Budgetkontrolle, Planung und wirtschaftliche Steuerung im Personalwesen.

Stellenbesetzungsdauer (Time-to-Hire)

Gibt an, wie schnell offene Positionen besetzt werden – hilfreich zur Bewertung der Recruiting-Effizienz und Prozessoptimierung.

Mitarbeiterzufriedenheit

Zeigt, wie Mitarbeitende ihre Arbeit, Führung und Entwicklungschancen wahrnehmen – relevant für die langfristige Bindung.

Diese KPI liefern dir einen guten Überblick. Mit ihnen und weiteren KPI erkennst du etwaigen Handlungsbedarf frühzeitig und steuerst deine Personalstrategie noch gezielter.

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Welche Personalcontrolling-Instrumente gibt es?

Personalcontrolling liefert dir die Erkenntnisse für fundierte Entscheidungen – wenn du die richtigen Instrumente einsetzt.

Vergleiche

Hier stehen dir stehen verschiedene Abgleichmethoden zur Verfügung:

Ist-Ist-Vergleich: Entwicklung über die Zeit vergleichen
Soll-Ist-Vergleich: Abweichungen vom geplanten Ziel identifizieren
Soll-Wird-Vergleich: Prognosen mit Planwerten abgleichen

Benchmarks

Mit Benchmarks vergleichst du personalbezogene Kennzahlen entweder intern – z. B. zwischen verschiedenen Abteilungen oder Standorten – oder extern mit anderen Unternehmen aus eurer Branche. So erkennst du, wo dein Unternehmen im Vergleich gut aufgestellt ist und wo ihr noch besser werden könnt. Das schafft Transparenz und liefert wertvolle Impulse für strategische Entscheidungen mit Weitsicht.

Zeitreihen

Zeitreihen helfen dir dabei, Entwicklungen über längere Zeiträume hinweg zu analysieren – etwa bei Fluktuation, Fehlzeiten oder Personalkosten. Dadurch kannst du Trends frühzeitig erkennen und Maßnahmen besser bewerten. Du erkennst z. B., ob eine Investition in Mitarbeiterbindung wirklich wirkt – oder ob du nachbessern musst.

Human Resource Scorecard

Die HR Scorecard ist ein Instrument der strategischen Steuerung, bei dem du zentrale Unternehmensziele mit passenden KPIs für den Personalbereich verknüpfst. Sie macht sichtbar, welchen Beitrag HR zu eurer Gesamtstrategie liefert – z.B. durch Kennzahlen zu Führung, Qualifikation oder Engagement.

HR Due Diligence / HR Audits

Mit diesen Instrumenten erkennst du Chancen und Risiken in der Personalstruktur frühzeitig – besonders bei größeren Veränderungen wie Fusionen, Übernahmen oder Reorganisationen. Du verschaffst dir Klarheit über Qualifikationen, Altersstruktur oder Personalengpässe und kannst gezielte Anpassungen vornehmen.

Mitarbeiterbefragungen

Mit strukturierten Mitarbeiterbefragungen sammelst du direktes Feedback zu Themen wie Zufriedenheit, Führung, Kommunikation oder Unternehmenskultur. Die qualitativen Daten helfen dir, Schwachstellen zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und Mitarbeiterbindung abzuleiten.

Die Rolle von HR-Software und Digitalisierung

Personalcontrolling lebt von aktuellen, präzisen Daten – und genau hier kommt die Digitalisierung ins Spiel. Statt manuell Excel-Tabellen zu pflegen oder mühsam die richtigen Informationen zusammenzusuchen, ermöglichen dir moderne HR-Software-Lösungen eine zentrale, strukturierte und automatisierte Datenbasis. Du gewinnst Zeit, vermeidest Fehler und kannst schnellere und fundiertere Entscheidungen treffen.

Mit den Softwarelösungen von softgarden bildest du relevante Recruiting-Kennzahlen und -Prozesse in deinem Personalcontrolling einfach und effizient ab. Sorge für transparentere Bewerbungsprozesse, behalte deine Recruiting-Kosten immer im Blick und verbessere die Candidate Journey.

Bewerbermanagement Software

Bewerbermanagement Software beschleunigt nicht nur dein Recruiting, sie macht den gesamten Bewerbungsprozess digital messbar. Sie liefert dir aussagekräftige Kennzahlen wie Bewerbungsvolumen, Konversionsraten und Time-to-Hire. Damit bekommst du nicht nur maximale Transparenz über die Qualität und Effizienz deiner Recruitingprozesse, sondern auch eine wertvolle Datenbasis für dein Personalcontrolling.

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Multiposting-Lösung

Mit diesem softgarden-Tool veröffentlichst du Stellenanzeigen gleichzeitig auf verschiedenen Jobportalen – schnell, effizient und zentral gesteuert. Vergleiche gezielt, welche Plattformen sich lohnen, und nutze den Budget bestmöglich – dank einfacher Auswertung der Performance deiner Recruiting-Kanäle.

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Onboarding Software

Die Onboarding Software von softgarden digitalisiert und automatisiert den gesamten Einarbeitungsprozess – von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag. Sie sorgt für reibungslose Abläufe, reduziert Abbrüche und liefert auswertbare Daten zu Prozessdauer und Erfolgsquote. Damit wird dein Onboarding nicht nur effizienter, sondern auch ein wertvoller Teil deines Personalcontrollings.

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FAQ – Personalcontrolling

Personalcontrolling ist die Anwendung von Controlling-Methoden auf alle personalbezogenen Prozesse im Unternehmen. Es unterstützt die Planung, Steuerung und Kontrolle der Personalarbeit durch die systematische Erhebung, Aufbereitung und Analyse von HR-Daten.

Für Recruiter bedeutet das: Personalcontrolling liefert die Datenbasis, um fundierte Entscheidungen im Recruiting zu treffen – z. B. zur Effizienz von Stellenanzeigen, zur Time-to-Hire oder zur Qualität von Neueinstellungen.