Bewerbermanagement – Definition, Ziele & Aufgaben

Definition Bewerbermanagement – Was ist das?

Bewerbermanagement, oder Bewerberverwaltung, beschreibt alle Methoden, Mittel und Prozesse, um Bewerber effizient durch den Bewerbungsprozess zu führen.

Es handelt sich dabei um einen Teilbereich des Recruitings, der die Stellenausschreibung, die Verwaltung eingehender Bewerbungen under damit verbundenen Prozesse, die Personalauswahl und den Aufbau eines Talent Pools umfasst.

Der Bewerbermanagement-Prozess kann abhängig von der ausgeschriebenen Position und dem suchenden Unternehmen unterschiedlich aussehen.

Effizientes Bewerbermanagement ist die wichtigste Voraussetzung für das Gelingen einer modernen Recruitingstrategie.

Ziele des Bewerbermanagements

Bewerbermanagement verfolgt in erster Linie drei Ziele:

• Zeitersparnis (Reduktion der Time-to-Hire)
• Kostenersparnis (Reduktion der Cost-per-Hire)
• Stärkung der Arbeitgebermarke

Durch effiziente Prozesse und transparente Abläufe können Unternehmen Bewerbungen schneller bearbeiten, was zu einer Reduktion der administrativen Kosten führt. Gleichzeitig trägt eine gelungene Kommunikation mit den Bewerbern maßgeblich zur Verbesserung der Employer Brand bei.

Aufgaben und Prozesse im Bewerbermanagement

Modernes Bewerbermanagement umfasst im Allgemeinen diese Schritte:

• Stellenausschreibung und -veröffentlichung
• Management eingehender Bewerbungen
• Vorauswahl von Kandidaten
• Interview-Abwicklung
• Bewerberauswahl
• Zu- und Absagemanagement

Natürlich sieht dieser Prozess von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aus. Alle Schritte sollten jedoch immer mit Blick auf die Candidate Experience gestaltet werden.

Schon auf den ersten Blick wird deutlich, wo die Herausforderung für modernes Bewerbermanagement liegt: Ein einzelner Recruiter braucht Zeit für jede dieser Aufgaben, je nach Prozessschritt unterschiedlich viel. Aber natürlich ist nicht nur die Personalabteilung involviert.

In viele Unternehmen durchlaufen unterschiedliche Berufsgruppen unterschiedliche Bewerbungsprozesse mit mehr oder weniger Schritten.

Darüber hinaus gibt es in vielen Firmen keinen zentralen Aufbewahrungsort für die Bewerberdaten. Sprich: Bewerbungsunterlagen werden als E-Mail-Anhänge von der Personalabteilung zur Führungskraft geschickt, Daten in Excel-Tabellen gepflegt.

Wer hier nicht aufpasst, verschickt sensible Daten an die falsche Person oder spricht den Bewerber im Vorstellungsgespräch mit dem falschen Namen an, weil die Stammdaten um eine Zeile verrutscht sind.

Der gesamte Prozess des Bewerbermanagements birgt also das Potenzial für Verzögerungen, den Verlust von Informationen und damit letztendlich verpasste Top-Kandidaten.

Langfristig kann sich das auf die Arbeitgebermarke auswirken, da unzufriedene Bewerber eher dazu tendieren, schlechte Arbeitgeberbewertungen auf Portalen wie kununu.com zu hinterlassen.

Zum Glück gibt es heute Softwareunterstützung, die einen Großteil dieser Aufgaben vereinheitlicht, automatisiert und mit Erinnerungen oder mobilen Applikationen an der richtigen Stelle beschleunigt.

Herausforderungen im Bewerbermanagement

• Koordination mehrerer Abteilungen ist anfällig für Fehler
• Kommt im Personalmanagement die Notwendigkeit einer neuen Position auf, muss eine Stellenausschreibung erstellt und häufig in mehrstufigen Verfahren bewilligt werden
• Die bewilligte Stelle muss in eine Stellenanzeige „übersetzt“ und ausgeschrieben werden, oft intern und extern zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
• Dafür müssen passende Jobportale oder zum Beispiel im Talent Pool auf die neue Stelle aufmerksam gemacht werden.
• Eingehende Bewerbungen müssen datenschutzkonform und AGG-konform aufbewahrt und bearbeitet werden.

Was macht ein gutes Bewerbermanagement aus?

Der wichtigste Aspekt bei gutem Bewerbermanagement ist die Geschwindigkeit.

Schnelles Feedback von Anfang an vermittelt Bewerbern, dass ihre Bewerbungen vom Unternehmen geschätzt werden, sogar trotz einer möglichen Absage.

Eine erste Eingangsbestätigung, das heißt, sofort oder spätestens innerhalb einer Woche, erwarten 91 Prozent der Bewerber. Das ergab die 2016 von softgarden durchgeführte Studie “Das ideale Bewerbungsverfahren aus Kandidatensicht”.

60 bzw. 34 Prozent der Jobinteressenten erwarten eine finale Entscheidung, also eine Zu- oder Absage, innerhalb von einem bzw. zwei Monaten.

Jedoch erfüllen lediglich 28 % der deutschen Unternehmen diese Erwartung eines einmonatigen Bewerbungsprozesses.

Noch drängender: Der softgarden-Bewerbungsreport 2019 hat ergeben, dass 58 Prozent der 6.589 befragten Bewerber bereits eine Bewerbung abgebrochen hat, obwohl die Stelle eigentlich interessant war.

Auch unsere Studie Candidate Experience 2023 1. Teil: Jobsuche, Bewerbungsprozess, Eigenmedien zeigt: 25,9 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass zwischen schriftlicher Bewerbung und der Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch maximal „weniger als eine Woche“ vergehen sollte.

Antwortoption	Anteil der Umfrageteilnehmer 2020	Anteil der Umfrageteilnehmer 2023
Weniger als eine Woche	15,9%	25,9%
Ein bis zwei Wochen	59,1%	56,5%
Zwei bis drei Wochen	23,6%	15,8%
Mehr als vier Wochen	1,4%	1,8%

Neben umständlichen Bewerbungsprozessen waren langsame Reaktionen der Unternehmen für diese Entscheidung ausschlaggebend.

Schnelle Recruitingprozesse sind für ein erfolgreiches Unternehmen also sehr wichtig.

Bedeutung von Bewerbermanagement in Zeiten des Fachkräftemangels

In Zeiten des Bewerbermangels gilt das umso mehr. Viele Firmen berichten, dass sie zu wenige oder nicht die richtigen Bewerbungen erhalten. Der Fachkräftemangel ist in aller Munde.

Damit Ihr Unternehmen eine ausreichende Zahl der richtigen Bewerber für sich begeistern kann, muss die Bewerbung bei Ihnen so einfach wie möglich sein.

Ihr Recruiting sollte so ausgerichtet sein, dass Jobinteressenten gerne, einfach und schnell in Ihren Bewerbungsprozess einsteigen und Sie schlussendlich schneller neue Mitarbeiter einstellen können.

Was heißt das für Ihr Bewerbermanagement?

1. Ihr Unternehmen muss sich für Jobsuchende attraktiv präsentieren – dazu braucht es gute Arbeitgeberbewertungen, aussagekräftige Stellenanzeigen und eine überzeugende, authentische Karriereseite.
2. Die Bewerbung muss einfach sein. Eine nutzerfreundliche Website und einfache Bewerbungsmodi sind hier wichtig. Zum aktuellen Standard gehören etwa Bewerbungen per Xing- und LinkedIn-Profil sowie mobil optimierte Formulare.
3. Die Bewerbung muss schnell verarbeitet werden. Das gilt ungeachtet der Anzahl offener Stellen oder Bewerber. Nicht nur wenn Sie viele Bewerbungen erhalten, ist ein Bewerbermanagementsystem hier enorm wichtig.
4. Jegliche Kommunikation mit dem Bewerber muss auf Augenhöhe stattfinden, das gilt von der ersten E-Mail bis zum Bewerbungsgespräch und darüber hinaus.

Wir haben Ihnen alle Vorteile eines Bewerbermanagementsystems sowie die wichtigsten Anforderungen an den Funktionsumfang in einem eigenen Artikel zusammengestellt: Anforderungen an ein Bewerbermanagementsystem (inkl. Checkliste)

Digitales Bewerbermanagement

Hauptaufgabe eines sogenannten Bewerbermanagementsystems ist die übersichtliche Abbildung und Digitalisierung des gesamten Bewerbungsprozesses.

Nutzer der Bewerbermanagementsoftware von softgarden können Kandidaten beispielsweise 60 Prozent schneller zum Gespräch einladen.

Da softgarden cloudbasiert ist, läuft das Bewerbermanagement online ab.

Fazit: Die Software ist von überall benutzbar und erleichtert durch eine Mobile App für iOS und Android gerade Führungskräften und in dezentralen Unternehmensstrukturen eine schnelle Entscheidungsfindung.