Hiring Manager – Definition, Ziele & Aufgaben

Immer wieder stellt sich die Frage, wie der Recruiting-Prozess effizienter und für Bewerber sowie Unternehmen gewinnbringender gestaltet werden kann. Eine mögliche Maßnahme: die Führungskräfte der einzelnen Fachbereiche stärker in das Recruiting integrieren!

Abteilungsleiter zu den Entscheidungsträgern im Recruiting – und damit zu Hiring Managern – zu machen, ist kandidatenfreundlich und verhilft so zu mehr Erfolg beim Gewinnen der besten Talente.

Definition: Was ist ein Hiring Manager

Hinter Hiring Managern (zu Deutsch etwa “der/die einstellende Manager*in) verbergen sich in der Regel Leiter oder Manager jener Abteilungen, für die ein neuer Mitarbeiter gesucht wird. Die Führungskraft wird dabei aufgrund bestimmter von Beginn an in die Personalsuche einbezogen und kann bei der Kandidatenauswahl vor allem beurteilen, ob ein Bewerber das nötige Wissen und die Erfahrung für eine Stelle mitbringt:

Ziele: Warum auf einen Hiring Manager setzen?

Während die Kollegen der Personalabteilung Experten für die Prozesse und Abläufe bei der Mitarbeitergewinnung sind, bringen die Führungskräfte der jeweiligen Fachabteilung andere Kompetenzen mit. Sie kennen das Anforderungsprofil – anders als die Personaler – nicht nur vom Papier her, sondern wissen, auf welche Kenntnisse es in der Praxis ankommt. Das heißt, dass sie etwa aus einer Bewerbung die Eignung eines Kandidaten herauslesen können, auch wenn sie nicht die in der Stellenanzeige formulierten Schlüsselwörter oder -qualifikationen enthält. So würde vermutlich ein Bewerber, der eine geforderte mindestens fünfjährige Erfahrung in einem Fachbereich nicht mitbringt, von der Personalabteilung aussortiert, erhält aber eventuell vom Hiring Manager doch die Chance, sich vorzustellen, weil andere fachliche Kenntnisse (zum Beispiel eine bestimmte Zusatzqualifikation) auf seine Eignung für die Stelle oder das Projekt schließen lassen.

Das Einbeziehen einer Führungskraft aus der Fachabteilung erweist sich aber auch aus weiteren Gründen als sinnvoll:

Bessere Kenntnis der Aufgaben

Auch für die Bewerber hat es Vorteile, im Bewerbungsgespräch direkt mit der zukünftigen Führungskraft zu kommunizieren. 

Fragen nach den tatsächlichen Aufgabenstellungen können viel präziser beantwortet werden, ebenso Fragen nach gewünschten Einzelfallregelungen wie Home Office oder Gleitzeit.

Schnelligkeit

Recruiter leiden häufig unter langsamen Rückmeldungen des Fachbereichs, die ggf. zum Abspringen der Wunschkandidaten führen. Ist der Fachbereich von Anfang an in das Sourcing und die Auswahl geeigneter Kandidaten involviert, engagiert er sich auch im weiteren Prozess besser – denn er spürt auch die Enttäuschung, wenn die vielversprechendsten Talente aufgrund mangelnder Fürsorge im Prozess verloren gehen.

Persönliches Netzwerk

Oft kennen Führungskräfte interessante Foren, Veranstaltungen u. ä., wo sich interessante Talente bewegen und wissen um die Themen, mit denen diese angesprochen werden müssen. Auch das persönliche Netzwerk kann gewinnbringend genutzt werden, z. B. durch den Aufruf zu Mitarbeiterempfehlungen durch die Teammitglieder. So ist auch ein guter Cultural Fit schneller gewährleistet. Es schadet also nicht, beim Sourcing geeigneter Kandidaten das Know-How der Hiring Manager anzuzapfen.

Die Mitarbeiter der Personalabteilung können diese Bewertung in der Regel nicht vornehmen: Sie kennen die Erfordernisse des Unternehmens zwar in der Breite, verfügen aber nicht über die fachliche Tiefe, wenn es um eine konkrete Stelle geht.

Der Hiring Manager arbeitet gemeinsam mit der Personalabteilung in einem Team, verstärkt dieses jedoch nur für die begrenzte Zeit des Recruiting-Prozesses. In gut organisierten Personalprozessen ist der Hiring Manager dabei der Kopf des Recruiting-Teams, da er am besten entscheiden kann, welcher Kandidat aus fachlichen Gründung die Optimalbesetzung für eine Stelle ist und zudem auch gut in die Abteilung passt. Seine Stimme wiegt bei der Auswahl meist am schwersten.

Aufgaben des Hiring Managers

Soll der Prozess der Personalsuche erfolgreich gestaltet werden, dann kommt es stark auf die Initiative und das Engagement des jeweiligen Abteilungsleiters an. Zu seinen Aufgaben in der Funktion des Hiring Managers gehören dabei:

Planung der Personalsuche

Das gesuchte Profil festzulegen, das Bewerber erfüllen müssen, und die geforderten fachlichen Kompetenzen zu formulieren sowie die zu besetzende Stelle zu beschreiben, gehört zu den Aufgaben des Hiring Managers. Er bestimmt auch, zu welchem Einstellungstermin eine Verstärkung gesucht wird und verhandelt mit der Personalabteilung Details wie die Bezahlung sowie eventuelle Vorzüge. Zudem kann er Hinweise zu bestimmten Suchkanälen geben, die bemüht werden sollen – etwa wenn es um Fachpublikationen geht, in denen eine Stellenanzeige erscheinen sollte, weil diese von Experten der gesuchten Fachrichtung gelesen wird.

Sichten der Bewerbungen

Sobald die Bewerbungsschreiben eingegangen sind, beteiligt sich der Hiring Manager an der ersten Vorauswahl. Im Fokus steht für ihn vor allem die fachliche Eignung.

Führen von Telefoninterviews

Sollte als Zwischenschritt vor einem persönlichen Bewerbungsgespräch ein telefonisches Vorab-Interview vorgesehen sein, dann führt das in der Regel der Hiring Manager. Er prüft dabei, ob ein Bewerber die in der Bewerbung formulierten fachlichen Kenntnisse tatsächlich besitzt und es sich lohnt, sich Zeit für ein Gespräch zu nehmen und ihn näher kennen zu lernen.

Leitung von Bewerbungsgesprächen

An den persönlichen Bewerbungsgesprächen nimmt der Hiring Manager stets teil. Sollte es mehrere Auswahlstufen und somit Gespräche mit einem Kandidaten geben, so ist er stets an dessen Seite. Nebeneffekt: So entstehen bereits eine Bindung und ein Vertrauensverhältnis, von dem beide Seiten bei einer künftigen Zusammenarbeit profitieren können.

Finale Personalauswahl

Die Entscheidung, welchem Kandidaten der Vorzug gegeben wird (die sogenannte Personalauswahl), wird in der Regel von der Gesamtheit des Personalteams getroffen. Die Stimme des Hiring Managers hat aber oft ein besonderes Gewicht, da er es auch ist, der mit dem Bewerber zusammenarbeiten wird – und ihn in sein Team integrieren muss.

Fazit: Bewerber wollen mit Ihren zukünftigen Chefs sprechen

Eines sollte nicht vergessen werden: die hier geführte Diskussion ist keine theoretische, sondern eine praktische, die direkte Auswirkungen auf die Candidate Experience und damit den Recruiting-Erfolg von Unternehmen hat. Fragen wir uns daher einmal: Was wollen eigentlich die Bewerber?

Die softgarden Studie “Bewerbungsverfahren und Markenwahrnehmung” zeigt, dass für 89 % der Bewerber die Führungskraft der Entscheider im Recruiting-Prozess ist. Dementsprechend wünschen sich 90 %, unbedingt mit ihrer zukünftigen Führungskraft zu sprechen. Allerdings bringen nicht alle Abteilungsleiter die nötigen Kompetenzen mit, um effektiv Job-Interviews zu führen. Es muss also dringend in die entsprechende Weiterbildung und Anleitung der Führungskräfte investiert werden.

Der Recruiting-Prozess betrifft viele Abteilungen und Entscheidungsträger und sollte dementsprechend von einem „Recruiting Team“ durchgeführt werden, das aus allen für den Prozess relevanten Personen besteht: dies umfasst Recruiter und Hiring Manager. Diese sollten von der HR-Abteilung angeleitet und durch den Prozess geführt werden. Es besteht kein Zweifel daran, dass die Aufgabe der Personalabteilung im Recruiting auch in Zukunft eine immens wichtige sein wird: nämlich bei der Unterstützung der Fachabteilungen als internes Service Center.