Trennungsmanagement: Abschied ohne Tränen

Alles hat ein Ende – in der Liebe wie in der Wirtschaft. Auch im Berufsleben trennen sich manchmal Wege, die über Jahre hinweg gemeinsam und erfolgreich beschritten wurden. Wenn etwa ein Mitarbeiter seine Leistung nicht mehr erbringt, bleibt einem Unternehmen oft nichts anderes übrig, als ihn zu ersetzen. Damit der Trennungsschmerz für beide Seiten nicht zu groß wird und der Abschied in geordneten Bahnen verläuft, ist ein professionelles Trennungsmanagement gefragt.

Es gibt wahrlich angenehmere Tätigkeiten für einen Manager, als einem langjährigen Kollegen mitzuteilen, dass er im Unternehmen keine Zukunft mehr hat. Dennoch lässt es sich in der Praxis nicht immer vermeiden – sei es aus wirtschaftlichen Gründen, weil der Absatz stockt, oder nachdem sich ein Angestellter zu viele Fehler erlaubt hat. Wichtig ist, dass für den Trennungsprozess klare Regeln definiert werden – sonst kann der Abschied schnell schmerzhaft werden, vor allem finanziell. Kölner Wissenschaftler haben herausgefunden, dass Managementfehler im Kündigungsprozess deutsche Unternehmen jährlich rund 50 Milliarden Euro kosten. Ein Verlust, der sich vermeiden ließe, wenn neben einer oft gut ausgeprägten Willkommenskultur in Betrieben auch eine ordentliche Abschiedskultur gepflegt würde.

Trennungsmanagement Regel Nummer 1: Gültig ist, was schriftlich vorliegt

Häufig beginnt es schon mit Formalien. Mal werden Kündigungsschreiben falsch adressiert und kommen daher nie an, mal werden Fristen nicht beachtet, sodass sich der Abschied verzögert. Auch zeigt die Praxis, dass offenbar nicht jedem Verantwortlichen bewusst ist, was Arbeitgeber bei der Kündigung eines Arbeitsvertrages beachten müssen, um Gültigkeit zu erlangen: nämlich in schriftlicher Form auf Papier – und nicht per E-Mail. Ein Vertreter des Unternehmens, der dazu berechtigt ist, muss zudem die Kündigung unterschreiben. In der Regel ist das der Geschäftsführer, mitunter werden auch andere Personen ermächtigt. Wird eines der Kriterien nicht eingehalten, ist die Kündigung ungültig – und kann vom Arbeitnehmer angefochten werden. Im ungünstigsten Fall schließt sich ein langer und teurer Prozess am Arbeitsgericht an.

Trennungsmanagement Regel Nummer 2: Den Betroffenen persönlich informieren

Auch die Art und Weise, wie der Mitarbeiter von der Kündigung erfährt, wirkt sich auf die Wahrnehmung der Trennung aus. Flattert ohne Vorwarnung der berühmte blaue Brief ins Haus, ist der Schock natürlich groß. Nimmt sich dagegen der Vorgesetzte Zeit, den Angestellten persönlich von der unangenehmen Entscheidung zu unterrichten, macht das die Sache für den Betroffenen zwar nicht besser, zeugt aber zumindest von Respekt dessen Leistung gegenüber. Einer Befragung des Beratungsunternehmens Kienbaum zufolge wählen immerhin drei Viertel der Unternehmen diesen persönlichen Weg. Zu beachten ist dabei, dass der Überbringer der schlechten Nachricht gut vorbereitet in das Gespräch mit dem zu Kündigenden geht – und vor allem schlüssig erklären kann, aus welchen Gründen es zur Trennung kommt.

Trennungsmanagement Regel Nummer 3: Sich in den Gekündigten hineinversetzen

Nicht vergessen werden sollte, dass die Kündigung für den Betroffenen eine Extremsituation darstellt. Plötzlich bricht die finanzielle Grundlage weg – und für viele auch ein Stück Lebensinhalt, identifiziert sich doch ein Großteil der Arbeitnehmer stark mit seiner Firma. Psychologen raten Vorgesetzten daher, sich in den Gekündigten hineinzuversetzen. Wird die schlechte Nachricht gefühlskalt überbracht, spürt das der Mitarbeiter. Die Folge: Ihm wird es noch schwerer fallen, in den verbleibenden Wochen bis zu seinem tatsächlichen Ausscheiden motiviert zur Arbeit zu kommen. Aber noch viel schlimmer ist, dass die Nachricht über ein unprofessionell geführtes Trennungsgespräch in der Belegschaft schnell die Runde macht. Im ungünstigsten Fall halten auf einmal auch Mitarbeiter Ausschau nach einem neuen Arbeitgeber, die man eigentlich gern behalten hätte.

Trennungsmanagement Regel Nummer 4: Gerüchten aktiv vorbeugen

Ist der Mitarbeiter informiert, können Chef und Personalabteilung nicht einfach zum Alltagsgeschäft übergehen. Auch die Kollegen sind von einer Kündigung betroffen. Um Gerüchten und Ängsten vor weiteren Entlassungen vorzubeugen, sollte ein gutes Trennungsmanagement die gesamte Belegschaft im Blick haben. Das heißt: Die Information der anderen darf auf keinen Fall dem Flurfunk überlassen werden. Verlässt zum Beispiel ein Abteilungsleiter die Firma, muss auch sein Team von der Entscheidung unterrichtet werden – am besten persönlich in einer kurzen Beratungsrunde und in Anwesenheit des Betroffenen. Wichtig: Die Bekanntmachung ist so zu gestalten, dass keiner der Betroffenen sein Gesicht verliert.