Was ist ein Feedbackgespräch?

Feedbackgespräche sind in vielen Firmen ein festes Ritual. In regelmäßigen Abständen – mindestens einmal im Jahr – setzen sich Vorgesetzte und Mitarbeiter zusammen, um über die geleistete Arbeit, abgeschlossene Projekte, alte und neue Ziele zu sprechen. Dabei sollte das Wort „Feedback“ wörtlich verstanden werden, da es für beide Seiten wirklich darum geht, eine Rückmeldung zu geben und zu bekommen. Was lief gut? Was hätte noch besser laufen können? Wo gab es Probleme?

Gleichzeitig geht es aber auch darum, die eigene Rolle der Mitarbeiter zu reflektieren. Wie sah sein/ihr Beitrag zu bestimmten Aufgaben aus? Fühlte er/sie sich den Aufgaben gewachsen, über- oder unterfordert? Wie funktionierte die Zusammenarbeit im Team? Welche Leistung wurde letztlich erbracht und wie sahen die Resultate aus? All dies sollte mit den Zielvorgaben aus dem Vorjahr verglichen werden, um ein Resümee zu ziehen. Gleichzeitig sollten beide Seiten gemeinsam besprechen, welche Ziele man im neuen Jahr anstrebt. Aus Unternehmenssicht können das neue Aufgaben und Projekte sein, aber auch Weiterbildungsmöglichkeiten für den Mitarbeiter oder die Übertragung von neuen Verantwortungsbereichen.

Warum ist Feedback wichtig?

Aus eigener Erfahrung weiß jeder, dass das Selbst- und Fremdbild oft zwei paar Schuhe sind. Das Bild, was wir selbst von uns haben, kann sich von dem, wie andere Menschen uns sehen, deutlich unterscheiden. Hinzu kommt, dass sich im Alltag zwangsläufig Routinen entwickeln, die von einem selbst oft nicht mehr hinterfragt werden. Das erleichtert in vielerlei Hinsicht die Bewältigung von Aufgaben. Allerdings schleichen sich unter Umständen auch Verhaltensweisen ein, die einen blind für Fehlentwicklungen machen. Man erledigt Dinge einfach so, weil man sie immer so erledigt.

Aus diesem Grund ist regelmäßiges Feedback zwischen KollegInnen, MitarbeiterInnen und Vorgesetzte ein essentielles Instrument zur Erfolgskontrolle. Dabei geht es darum, die eigene Leistung auf den Prüfstand zu stellen, gewohnte Abläufe zu reflektieren, Zielsetzungen zu überprüfen und sich über die gemeinsame Zusammenarbeit auszutauschen. Neben der persönlichen Weiterentwicklung eines Jeden geht es also auch darum, Gruppenprozesse zu optimieren, effektiver zu gestalten und so den weiteren Unternehmenserfolg sicherzustellen.

Darüber hinaus dient Feedback auch als Motivationsinstrument. Im Gegensatz zu Gehaltserhöhungen, die wenn überhaupt noch kurzfristig zu motivieren vermögen, kann regelmäßiges Feedback die Motivation und Leistung von Mitarbeitern um bis zu zehn Prozent steigern, wie Untersuchungen belegen. Die Würdigung von erreichten Zielen und guten Leistungen hebt die Motivation sogar um 17 Prozent.

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Wie so oft im Leben gibt es den perfekten Zeitpunkt für Feedback natürlich nicht, da es im Ermessen eines jeden Unternehmens liegt, wann und wie oft Rückmeldungen angebracht sind. Feedback sollte in jedem Fall jedoch regelmäßig und am besten kontextbezogen erfolgen. Das heißt, neben einem (halb-)jährlichen Mitarbeitergespräch bietet es sich an, nach Beendigung von Projekten und Arbeiten oder der Erreichung von Zielen zeitnah ein gemeinsames Resümee zu ziehen. Das muss nicht immer ein groß anberaumtes Gespräch im Büro des Chefs sein. Oft reicht etwa nach einem Vortrag oder im Anschluss an eine Teamarbeit ein Fünf-Minuten-Gespräch unter vier Augen. Auf diese Weise können Probleme oder Fragen direkt geklärt werden, wenn sie entstehen.

Unabhängig davon sollte es mindestens einen fixen Termin im Jahr geben, wo ihm Rahmen eines Mitarbeitergesprächs auch die allgemeine Arbeitssituation und Arbeitsabläufe sowie persönliche Verhaltensweisen, Beobachtungen und Zielsetzungen des Mitarbeiters besprochen werden. Diese ausführlichen Feedbackgespräche sollten natürlich rechtzeitig angekündigt werden, damit auch dem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben wird, sich im Voraus ausreichend Gedanken und Notizen zu machen.

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Wie gebe ich Feedback?

Idealerweise verläuft der Feedbackprozess bidirektional. Das heißt beide Seiten – Mitarbeiter und Vorgesetzte – erhalten eine Rückmeldung zur gemeinsamen Zusammenarbeit und den eigenen Leistungen und dem Verhalten. Vorgesetzte sollten es auf jeden Fall vermeiden, nur dann zu einem Feedbackgespräch zu laden, wenn etwas schiefgelaufen ist. Sonst schwingt bei jeglichem Gespräch bereits ein negativer Grundton mit und ein offener Austausch wird von vorne herein erschwert.

Generell gilt: Feedback sollte weder zu vorsichtig noch zu aggressiv gegeben werden. Eine bewährte Methode, um ein Feedbackgespräch ausgeglichen zu strukturieren, ist das sogenannte „Sandwich-Prinzip“. Demnach wird mit positiven Beobachtungen begonnen, es folgenden negative Kritikpunkte bevor abschließend noch einmal eine positive Rückmeldung gegeben wird. So wird verhindert, dass die angesprochenen MitarbeiterInnen bereits zu Beginn des Gesprächs in eine Abwehrhaltung kommen. In jedem Fall sollten sowohl positive wie negative Rückmeldungen authentisch und ehrlich sein.

Bausteine für ein Feedbackgespräch

Beobachtungen an konkreten Situationen und Beispielen festmachen – nie verallgemeinern! (Nicht: „Sie machen immer…“. Besser: „Bei der letzten E-Mail an den Kunden…)
Bei negativer Kritik nicht übertreiben (Nicht: „Die letzte E-Mail war eine Katastrophe!“). Besser: Sachliche Kritik üben ohne zu bewerten. Generell sollte Feedback nie im Affekt gegeben werden.
Viele Dinge kann man aus unterschiedlichen Perspektiven sehen und bewerten. Daher: Mit Ich-Botschaften arbeiten und Feedback subjektiv formulieren („Ich hatte den Eindruck, dass die Mail…“)
Direkt Verbesserungsvorschläge mit auf den Weg geben („In der letzten Mail waren viele Tippfehler. Es wäre besser, wenn Sie künftig noch ein zweites Mal darüber lesen würden.“)
Lösungsansätze in Wir-Form formulieren, damit klar ist: Der Mitarbeiter ist nicht alleine mit dem Problem, sondern wir stehen auf der gleichen Seite und werden es gemeinsam lösen („Wir könnten es künftig mit den Mails so handhaben, dass….“)
Dennoch Möglichkeiten zur (Selbst-)Korrektur geben: Mitarbeiter sollten die Chance haben, eigene Fehler zumindest zum Teil wiedergutzumachen. Das ist nicht nur Teil des Lernprozesses sondern stärkt auch das Selbstwertgefühl.

Eine Checkliste für’s Mitarbeitergespräch finden Sie hier: Checkliste für’s Mitarbeitergespräch