Praktisch über Nacht haben viele Betriebe ihre Mitarbeiter ins Home-Office entsandt, auch ihre Recruiter. Diese stellen jetzt auf Remote Recruiting um, also: Recruiting aus dem Home-Office. Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, wie das möglichst reibungslos funktioniert.

Eine Blitzerhebung des Instituts for Competetive Recruiting (ICR) ergab: Mehr als jeder zweite Recruiter (50,7 Prozent) berichtet, dass die Anzahl der Bewerbungen auch in der aktuellen herausfordernden Situation entweder gleichgeblieben ist, zugenommen oder sogar stark zugenommen hat. Das zeigt: Das Recruiting steht in vielen Unternehmen nicht still. Recruiter können in diesen Zeiten gut Kontakte zu Kandidaten aufbauen und nach der Krise offene Stellen schnell besetzen.

Abstimmung über einen Bewerber im Home-Office – wie soll das gehen?

Aber Recruiting ist nun einmal Teamwork – daran gibt es nichts zu rütteln. Und jetzt soll alles aus dem Home-Office heraus organisiert werden. Das wirft Fragen auf: Wie soll zum Beispiel die Abstimmung über einen Bewerber erfolgen, wenn das Recruiting-Team nicht am gleichen Standort sitzt, sondern kilometerweit voneinander entfernt?

Damit das gelingt, müssen sich die beteiligten Kollegen vor allen Dingen gut organisieren. Dafür ist eine funktionierende Kommunikation das A und O. Denn ohne das richtige Maß an Austausch ist die Gefahr groß, dass man aneinander vorbei agiert, statt miteinander.

Was dabei hilft:

Regelmäßige Meetings und Jour Fixes sollten bestehen bleiben.
Damit der Human Factor nicht auf der Strecke bleibt, empfiehlt es sich, diese als Videokonferenzen abzuwickeln.
Für den kurzfristigen Austausch in Gruppen oder von Team-Mitglied zu Teammitglied eignen sich derweil Chats.
Dinge, die etwas länger Zeit haben, können per E-Mail ausgetauscht werden.

Staples Deutschland verwendet softgarden für das Recruiting. Wir haben mit Thomas Bartelsen, Senior Talent Acquisition Specialist, darüber gesprochen, wie Home-Office-Recruiting für ihn und sein Team funktioniert. Hier sehen Sie das Interview in voller Länge:

Austausch: Stets im Fluss

Wichtig: Die Kommunikation im Recruiting-Team sollte nie stillstehen. Sonst geraten Prozesse ins Stocken. Hier können Recruiting-Verantwortliche den Part des Projektmanagers übernehmen – genauso, wie sie es auch im Office handhaben würden.

Dazu sollten Sie die digitale Kommunikation im Team immer wieder anstoßen und sich aktiv mit den Kollegen austauschen, regelmäßig Updates mit Ihnen teilen, Rückfragen stellen und sie auch hier und da an Aufgaben erinnern. Wer hier mit gutem Beispiel vorangeht und offen sowie transparent kommuniziert, animiert die Kollegen, es ihm gleichzutun.

Recruiting aus dem Home-Office: Vermeiden Sie Dokumentenchaos

Wichtig ist aber nicht nur, dass alle Abstimmungen strukturiert vonstatten gehen, sondern auch, dass diese optimal dokumentiert und abgelegt werden. Ein Beispiel: Recruiting-Teams, die via Outlook immer wieder Dokumente und Excel-Listen in verschiedenen Versionen hin und herschicken, verlieren mit großer Wahrscheinlichkeit irgendwann den Überblick. Tipp: Legen Sie Stattdessen Ihre Dokumente in einer Cloud ab. Der entscheidende Vorteil: Jeder arbeitet dann in ein- und demselben Dokument. Solche einheitlich gestalteten Abläufe gewinnen gerade Home-Office nochmal eine ganz andere Bedeutung und Gewichtung als im klassischen Büroalltag.

Noch einfacher ist es, wenn es alle Recruiting-Workflows in einem einheitlichen System bearbeitet werden können. Von der Stellenausschreibung über die Kommunikation, die Abstimmung im Kollegenkreis bis hin zur finalen Zusage. Moderne Bewerbermanagement-Software kann genau das leisten.

Hierin bestimmen Recruiting-Verantwortliche für jede zu besetzende Stelle ein Recruiting-Team. Über ein Rollenkonzept kann jeder Verantwortungsträger darin die Informationen über einen Bewerber und zum Bewerbungsprozess abrufen, die er auch aus datenschutzrechtlicher Sicht abrufen darf. Gleichzeitig erhält jedes Teammitglied individuelle Rechte und kann in den für ihn vorgesehenen Bereichen in den Prozess eingreifen. Zum Beispiel darf nicht jeder einem Kandidaten Nachrichten oder gar Zu- oder Absagen schicken.

Einen großen „Heimvorteil“ bieten Software-as-a-Service-Lösungen. Die entsprechende Bewerbermanagement-Software läuft auf den Servern des Anbieters und wird Kunden per Cloud zur Verfügung gestellt. Die entsprechende Bewerbermanagement-Software läuft auf den Servern des Anbieters und wird Kunden per Cloud zur Verfügung gestellt. Die Server, auf denen softgarden läuft, stehen in Deutschland und sind für ihre besondere Sicherheit ausgezeichnet. Recruiting-Teams können von überall und jederzeit auf die Software zugreifen. Es entstehen keine Probleme durch die Nutzung unterschiedlicher Versionen, da stets die aktuelle Version des Programms zur Verfügung gestellt und genutzt wird.

So gestalten Sie Ihre Workflows

Ist eine Bewerbung eingegangen, können Recruiter in dem Bewerbermanagement-System über einen integrierten Algorithmus abgleichen, wie gut ein Bewerber zu einer Stelle passt. Alle Verantwortlichen können in dem Tool die jeweiligen Ergebnisse und wie die Bewerbungsunterlagen der einzelnen Kandidaten abrufen und nochmal individuell bewerten: Das Talent passt oder passt nicht.

Ist die Entscheidung gefallen, wer im nächsten Schritt zum Jobinterview eingeladen werden soll, versendet der Recruiter über das Bewerbermanagement-System eine Einladung für ein Jobinterview an die Kandidaten, die das Recruiting-Team näher kennenlernen will.

Auch das Bewerbungsgespräch ist im Home-Office problemlos zu organisieren. Wofür gibt es schließlich Videoconferencing-Systeme? Wer allerdings über ein Bewerbermanagement-System verfügt, das auf der Höhe der Zeit ist, hat auch hier Glück. Er kann auf die integrierte Video-Funktion zurückgreifen.

Im Videointerview sitzen Recruting-Teams einem Bewerber zwar nicht direkt gegenüber, erhalten aber einen recht lebensnahen Eindruck, wie das Talent tickt. Dank der Aufzeichnungsfunktion, die ein Bewerbermanagement-System bietet, können verhinderte Teammitglieder die Interviews sogar im Nachgang betrachten und ihre Einschätzung einfließen zu lassen.

Zeitversetzte Videointerviews: Wofür sie gut sind

Videointerviews können in einem Bewerbermanagement-System zudem auch zeitversetzt geführt werden. Bedeutet: Das Recruiting-Team nimmt seine Fragen auf und schickt diese Videosnippets an den Bewerber weiter. Das Team kann die Fragen aber auch schriftlich stellen. Der Bewerber zeichnet seine Antworten dann auf und schickt seine Videoantworten an das Recruiting-Team.

Das kann insbesondere dann zweckdienlich sein, wenn sich Kandidaten in einer anderen Zeitzone aufhalten. So kann man sich dennoch persönlich kennenlernen und keiner muss zu einem unmenschlichen Zeitpunkt an einer Konferenzschaltung teilnehmen.

Bewertung des Videointerviews

Die Bewertung des Video-Interviews ist in einem Bewerbermanagement-System aus dem Home-Office ebenfalls schnell und einfach erledigt. Dafür gibt es eine Interview-Scorecard. In dieser lassen sich für jede Vakanz individuelle Kriterien definieren.

Alles, was das Recruiting-Team jetzt noch tun muss: Für jedes Kriterium 1 bis 5 Sterne zu vergeben, wobei fünf Sterne für „passt perfekt“ und ein Stern für „ungeeignet“ steht. Nun errechnet das System automatisch, welcher der Kandidaten am besten zum Unternehmen passt oder nicht.

Ohne Bewerbermanagement-System können gegebenenfalls Abstimmungsinstrumente wie Doodle zum Einsatz kommen – hier ist allerdings wegen des Datenschutzes zu beachten, dass keine personenbezogenen Daten genannt werden sollten. Sicher ist sicher. Wer weiß schließlich, auf welchen Servern die jeweiligen Daten abgelegt werden?

Keine Sorge um den Datenschutz

Um den Datenschutz müssen sich User eines Bewerbermanagement-Systems hingegen keine Sorgen machen. Hier gilt: Alle Daten sind DSGVO-konform in einem sicheren und zertifizierten Rechenzentrum abgelegt, das höchsten Datenschutz- und IT-Security-Ansprüchen genügt. Auch werden gesetzliche Löschfristen zuverlässig eingehalten. Das System löscht alle Daten, die nicht mehr benötigt werden, automatisch. Einfacher geht’s kaum.

Fazit: Recruiting aus dem Home-Office ist keine Rocket Science. Dank digitaler Hilfsmittel muss es zu keinerlei Verzögerungen im Prozess kommen. Am einfachsten lässt sich das Remote-Recruiting mit einem Bewerbermanagement-System bewerkstelligen. Dieses gewährleistet eine einheitliche Ablage aller Informationen und ein gut strukturiertes Prozessmanagement von A bis Z.

Sie fragen sich, wie softgarden Sie beim Recruiting aus dem Home-Office unterstützen kann? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns jederzeit oder vereinbaren Sie eine Live-Demo.