Onboarding Software
Begeistere neue Teammitglieder mit strukturiertem Onboarding – für einen schnellen Start und stärkere Mitarbeiterbindung.
Integrierte elektronische Signaturen
Lasse neue Mitarbeiter Dokumente direkt im Rahmen ihres Onboarding-Prozesses unterzeichnen. Sicher, digital und auf jedem Gerät. Von Formularen für personenbezogene Daten bis hin zu Compliance-Dokumenten wird alles dort unterzeichnet, wo es hingehört.
Vorteile für dein Onboarding
Mit softgarden werden neue Mitarbeitende vom ersten Tag an Teil des Teams
– dank klarer Prozesse, persönlicher Ansprache und digitaler Unterstützung.
Einladende Willkommensseite
Begrüße neue Teammitglieder mit einer motivierenden Botschaft,
hilfreichen Links und Antworten auf häufig gestellte Fragen – alles im Look & Feel deines Unternehmens. Die Willkommensseite kann vollständig an das Corporate Design angepasst werden.
Bring neue Mitarbeitende schnell ins
Machen
Integriere neue Mitglieder schnell ins Team und sorge dafür, dass sie direkt durchstarten können. Mit der perfekten Mischung aus Best Practices und individueller Anpassungsfähigkeit gestaltest du dein Onboarding-Programm passgenau.
Mehr als nur Aufgaben –
umsetzbare Ergebnisse.
In unserer Onboarding Software sind Aufgaben nicht nur Checkboxen – sie generieren echte Daten. Ob Kleidergrößen, IT-Anforderungen oder Sicherheitsausrüstung: Du weißt immer, was von wem und wann eingereicht wurde – mit klaren, strukturierten Antworten.
Klarheit vom ersten Tag an
Verfolge neue Mitarbeiter, Aufgabenstatus und Aktivitäten – alles in einem intelligenten Dashboard. Starte Onboarding-Prozesse, überwache den Fortschritt und sieh genau, wo Maßnahmen erforderlich sind. Schnell. Übersichtlich. Effizient.
Ein Blick in unsere Onboarding-Software
Unsere Onboarding-Software ist direkt in dein Bewerbermanagementsystem integriert und übernimmt neue Mitarbeitende automatisch. So entsteht ein nahtloser Übergang vom Recruiting ins Onboarding.
Top-Funktionen für dein Onboarding
Unsere Onboarding Software ist vielseitig einsetzbar und lässt sich einfach deinen
Anforderungen anpassen. So bietest du neuen Mitarbeitenden einen guten Einstieg.
Beginne das Onboarding direkt aus dem Bewerbermanagement heraus
Das Onboarding kann direkt aus dem Bewerbermanagementsystem von softgarden heraus initiiert werden. Alle relevanten Bewerberdaten werden automatisch in die Onboarding Software übertragen – so ist ein nahtloser Übergang vom Recruiting zum Onboarding gewährleistet.
E-Mail-Benachrichtigungen
Alle Prozesse in der Onboarding Software werden durchgängig durch E-Mail-Benachrichtigungen unterstützt. Die Verantwortlichen erhalten automatische Benachrichtigungen über neue Aufgaben sowie regelmäßige Zusammenfassungen über fällige und anstehende To-dos. So ist jederzeit ein klarer Überblick gewährleistet – auch ohne tägliche Anmeldung.
Prozessvorlagen
Erstelle wiederverwendbare Vorlagen für deine Onboarding-, Preboarding- oder Offboarding-Prozesse. Jede Vorlage enthält die richtigen Aufgaben, den richtigen Zeitpunkt und die richtigen Personen und ist in Sekundenschnelle einsatzbereit. Das spart Zeit, sorgt für Konsistenz zwischen den Teams und hilft dir, jedem neuen Mitarbeiter ein reibungsloses, strukturiertes Erlebnis zu bieten.
Datenexport
Exportiere alle von neuen Mitarbeitern und Teammitgliedern übermittelten Daten – einschließlich Excel-Dateien und hochgeladener Anhänge ganz einfach als passwortgeschütztes Archiv. Bevorzugst du Automatisierung? Nutze unseren sicheren API-Endpunkt (JSON-Format), um die Daten kontinuierlich zu synchronisieren.
Mach den nächsten Schritt zu effizienterem Recruiting – auf deine Art.
Unverbindlich ausprobieren & direkt loslegen
- In wenigen Minuten startklar
- Voller Zugriff auf alle Kernfunktionen
Persönliches Gespräch, individuell auf dich zugeschnitten
- Lerne die wichtigsten Funktionen kennen
- Stelle deine Fragen direkt live
Nahtlose Integration für dein Recruiting
Mit softgarden kannst du deine bestehenden HR-Lösungen mühelos erweitern und so
von der leistungsstarken Funktionalität eines professionellen Bewerbermanagements
profitieren.
Neue Studie
Erfolgreiches Onboarding 2026
Die ersten 100 Tage entscheiden über Kündigung oder langfristige Bindung von neuen Mitarbeitenden. Unsere neue Studie zeigt, woran Onboarding heute wirklich scheitert und was erfolgreiche Unternehmen anders machen.
softgarden in Zahlen
2 mio.
einfache Bewerbungsprozesse im Jahr
60 %
Zeitersparnis für dein Recruiting möglich
50 k
Anwender nutzen softgarden monatlich
Onboarding Software, neu gedacht
Digital, effizient und persönlich: Mit softgarden gelingt der perfekte Einstieg –
unabhängig von Ort, Sprache oder Teamgröße.
Unternehmenskultur ab Tag 1
Ein professionelles, strukturiertes Onboarding vermittelt vom ersten Tag an einen positiven Eindruck und zeigt, dass neue Mitarbeitende wertgeschätzt werden. Mit individuell gestaltbaren Willkommensseiten und automatisierten Touchpoints wird deine Unternehmenskultur erlebbar und deine Arbeitgebermarke gestärkt.
Onboarding, das entlastet und beschleunigt
Mit automatisierten Aufgaben, klaren Prozessen und vordefinierten Vorlagen sparst du wertvolle Zeit – und sorgst dafür, dass neue Mitarbeitende schneller produktiv werden. Gleichzeitig entlastest du dein HR-Team und bietest allen Beteiligten ein reibungsloses Erlebnis.
Einfach starten mit digitalen Lösungen
Ob im Büro oder remote: Die webbasierte, mehrsprachige Onboarding Software von softgarden macht den Einstieg für neue Mitarbeitende einfach, transparent und jederzeit zugänglich.
Sicher ist sicher
Zertifizierte Qualität
softgarden ist nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert, was eine hohe Produkt- und
Dienstleistungsqualität garantiert. Unsere Server werden in ISO/IEC 27001-zertifizierten
Rechenzentren in Deutschland gehostet und bieten höchste Sicherheitsstandards für die
Speicherung und Verfügbarkeit deiner Daten sowie der Daten deiner Bewerber.
Funktionsübersicht
Zentraler Einstiegspunkt bietet Orientierung, Motivation und Effizienz für neue Mitarbeiter mit allen Aufgaben, Infos und Tools – im Firmen-eigenen Look & Feel.
Vor dem ersten Arbeitstag erhalten neue Mitarbeiter per privater E-Mail erste Aufgaben (z. B. Laptopwahl, Fragebogen). Inhalte sind per Einmalpasswort geschützt.
Zum Start erfolgt der Login mit vollem Zugriff auf Aufgaben und Infos. Beteiligung weiterer Personen möglich – für strukturierten, sicheren Einstieg und effiziente Einarbeitung.
Offboarding läuft über definierte Flows mit automatischen Aufgaben (z. B. IT-Sperrung, Geräte-Rückgabe) – das sorgt für klare Prozesse und sicheren Übergang beim Austritt.
Wiederverwendbare Vorlagen für verschiedene Rollen (Mitarbeiter, Manager, IT) mit flexibel anpassbaren Eingabefeldern als Grundlage für konsistente Abläufe.
Flows kombinieren mehrere Aufgabenvorlagen und weisen sie automatisch den richtigen Rollen zu. Standardisierte Workflows für Pre-, On- und Offboarding.
Automatische Mails informieren über neue, anstehende und überfällige Aufgaben – auch ohne tägliches Einloggen bleibt der Überblick gewahrt.
Automatische Benachrichtigungen an definierte Personen nach Abschluss einer Aufgabe – sorgt für Transparenz ohne manuellen Aufwand.
Status aller Aufgaben (offen, erledigt, überfällig) ist jederzeit einsehbar. Filter- und Suchoptionen ermöglichen gezieltes Monitoring.
Flows sind dynamisch anpassbar – Aufgaben lassen sich jederzeit ändern, ohne den laufenden Prozess zu stoppen.
Mitarbeiter oder Admins können Vertretungen während Abwesenheiten festlegen. Vertretung wird automatisch informiert und kann flexibel angepasst werden.
Verfügbar in Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch. Oberfläche, Aufgaben und Mails passen sich der gewählten Sprache an.
Nahtlose Verbindung zum softgarden Bewerbermanagement: Alle Bewerberdaten werden automatisch ins Onboarding übernommen.
Webbasierte Lösung, nutzbar auf jedem Gerät mit Internetzugang – keine Installation nötig.
Komplette Flow-Übersicht als Excel- und ZIP-Export (inkl. Dateien, passwortgeschützt). Geplante Schnittstelle für automatisierten Datentransfer.
Mehrere Unternehmenseinheiten sind in einem System abbildbar – Daten und Prozesse bleiben getrennt, Inhalte können zwischen Mandanten geteilt werden.
60+ detaillierte Berechtigungen gewährleisten die volle Kontrolle darüber, wer Onboarding-Daten einsehen, verwalten und bearbeiten darf.
FAQ Onboarding Software
Eine Onboarding Software ist ein digitales Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, neue Mitarbeitende strukturiert und effizient einzugliedern. Sie automatisiert administrative Aufgaben wie das Versenden von Aufgaben, das Einholen von Dokumenten und das Koordinieren von Ansprechpartnern – und bietet eine zentrale Plattform für alle relevanten Informationen.
Mit softgarden können Unternehmen den gesamten Onboarding-Prozess digital abbilden, von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag.
Eine professionelle Onboarding Software sollte mindestens folgende Funktionen abdecken: automatisiertes Aufgabenmanagement mit definierten Fälligkeiten, flexible Workflows (sogenannte Flows) für verschiedene Einstiegsszenarien, eine Vertretungsregelung für abwesende Mitarbeitende, Datenexport-Schnittstellen zu HR-Systemen wie Personio oder DATEV sowie DSGVO-konforme Datenspeicherung.
softgarden vereint all das in einer Lösung, die direkt mit dem Bewerbermanagement verbunden ist.
Ja – sofern sie die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt. softgarden erfüllt alle DSGVO-Anforderungen und ermöglicht ein rechtskonformes Onboarding. Die Software wird auf ISO-zertifizierten deutschen Servern gehostet, deren Sicherheit durch regelmäßige Penetrationstests gewährleistet wird.
softgarden hostet seine Onboarding Software ausschließlich auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland. Die Sicherheit der Infrastruktur wird durch regelmäßige Penetrationstests geprüft. Für Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen ist das ein entscheidender Vorteil gegenüber internationalen Cloud-Anbietern.
Ja. softgarden ermöglicht den automatischen täglichen Export aller Onboarding-Daten – inklusive Mitarbeiterdetails, Flow-Daten, Aufgabenantworten und Dateien. Für Systeme wie Personio, SAP oder Power BI steht ein JSON-Export zur Verfügung.
Für DATEV, das keinen JSON-Import unterstützt, gibt es einen separaten CSV-Export. Beide Export-URLs enthalten ein Authentifizierungs-Token und lassen sich direkt in bestehende HR- oder BI-Systeme einbinden.
Ja. softgarden ist über den integrierten Marketplace bereits an zahlreiche Drittanbieter angebunden. Für spezifische Anforderungen steht das softgarden-Team für eine individuelle Beratung zur Verfügung.
softgarden berechnet keine Kosten pro Nutzer – die Anzahl der Nutzer ist unbegrenzt, da Recruiting und Onboarding Teamarbeit sind. Die Preisgestaltung basiert auf dem Leistungsumfang, nicht auf der Nutzeranzahl.
Für ein individuelles Angebot empfiehlt sich ein direktes Gespräch mit dem softgarden-Team.
Da softgarden eine Cloud-Lösung ist, entfällt jede Installation – es muss keine IT-Infrastruktur aufgebaut werden. Nach Vertragsabschluss macht softgarden neue Kunden innerhalb weniger Wochen vollständig startklar.
Bei softgarden nicht. Die Nutzeranzahl ist unbegrenzt – ohne Aufpreis für neue Teammitglieder. Damit eignet sich die Lösung besonders für wachsende Unternehmen, die ihr Recruiting- und Onboarding-Team flexibel erweitern möchten.
Das fragen unsere Kunden
Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden über Variablen gesteuert. Wenn zum Beispiel in einer Aufgabe Konfektionsgrössen abgefragt werden und diese Angaben in einer Folgeaufgabe benötigt werden, wird die Folgeaufgabe erst ausgelöst, sobald die erste Aufgabe abgeschlossen ist.
Alle anderen Aufgaben richten sich nach den eingetragenen Fälligkeitstagen und laufen unabhängig davon.
Ja. Beim Start eines Flows kann man Aufgaben direkt hinzufügen oder entfernen. Dasselbe ist später auch über die Flow-Einstellungen möglich. Wichtig: Das Entfernen funktioniert nur, solange die jeweilige Aufgabe noch nicht fällig geworden ist.
Aufgaben, die über Variablen miteinander verknüpft sind, werden beim Entfernen automatisch gemeinsam entfernt – das System weist vorab auf diese Abhängigkeit hin.
Sobald ein Flow archiviert wird, wandert er sofort in den Reiter Archiv – und es werden keine weiteren Aufgaben mehr versendet.
Ein Flow schließt sich automatisch, sobald alle enthaltenen Aufgaben abgeschlossen sind. Ein manuelles Eingreifen ist dafür nicht notwendig.
Ja. Über den kontinuierlichen Datenexport können alle Onboarding-Daten automatisch täglich exportiert werden – inklusive Mitarbeiterdetails, Flow-Daten, Aufgabenantworten und Dateien.
Für Personio, SAP oder Power BI steht ein JSON-Export zur Verfügung. DATEV unterstützt keinen JSON-Import – dafür gibt es einen separaten CSV-Export, der sich nahtlos in DATEV-Importstrecken einbinden lässt.
Ja. Jeder Benutzer kann in der Onboarding Software eine Vertretung hinterlegen. Während der Abwesenheit übernimmt die eingetragene Vertretung automatisch alle Aufgaben und erhält die entsprechenden Benachrichtigungen – ohne manuelles Eingreifen.
Alle laufenden Flows und deren Aufgabenstatus sind direkt in der softgarden Onboarding Software einsehbar. Der Überblick zeigt, welche Aufgaben erledigt, ausstehend oder fällig sind – und wer als nächstes aktiv werden muss.