Erfahrene Personaler wissen: Wer heutzutage ohne Strategie an die Personalarbeit herangeht, kommt nicht weit. Die Arbeitswelt ist geprägt von Dynamik. Produkte und Dienstleistungen wandeln sich stetig, neue Technologien halten Einzug, Märkte wachsen und verändern sich, und der War for Talent hat gerade erst begonnen. Wer hier mithalten will, muss mit einem proaktiven, strategischen Personalmanagement gegenhalten, damit sein Unternehmen für die Zukunft gerüstet ist.

Studien haben dies längst untermauert. So zeigte etwa die „Creating People Advantage 2012: Mastering HR Challenges in a Two-Speed World“ der Boston Consulting Group und der World Federation of People Management Associations, dass Unternehmen mit strategischer Personalarbeit deutlich erfolgreicher sind als jene ohne Personalstrategie.

Umso erstaunlicher, dass in vielen Unternehmen eine klare Personalstrategie fehlt. Höchste Zeit, das zu ändern. Wir zeigen Ihnen in einem 5-Punkte-Plan, wie Sie Schritt für Schritt eine erfolgreiche Personalstrategie entwickeln.

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1. Externe und internen Rahmenbedingungen analysieren

Am Anfang sollte eine strategische Analyse stehen – und zwar mit Blick nach innen sowie nach außen. Dazu gehört zunächst, die unternehmensinternen Rahmenbedingungen zu betrachten, welche für die Personalarbeit relevant sind, etwa das Geschäftsmodell, die Produktivität sowie die Unternehmensstrategie. Daran anknüpfend gilt es, die eigene Personalarbeit unter die Lupe zu nehmen. Welche HR-Kennzahlen gibt es bereits und welche Lehren lassen sich daraus ziehen? Welche Talente müssen wir an welcher Stelle fördern oder ausbilden, um dem zukünftigen Geschäftsmodell gerecht zu werden? Dies sind nur einige Fragen, um Stärken und Schwächen auszumachen sowie Chancen und Risiken für die künftige Entwicklung des Unternehmens abzuwägen.

Auch die externen Herausforderungen sollten unbedingt in die Analyse einfließen. Dazu gehört die allgemeine Markt- und Wettbewerbssituation, welche Einfluss auf die Personalarbeit hat. Fragen Sie sich etwa, wie die gesellschaftlichen Veränderungen für das Unternehmen relevant werden können, welche technologischen, politischen und sozialen Entwicklungen für ihr Unternehmen relevant sind aber auch wie sich Produktions- und Absatzmärkte oder die Ansprüche von Kunden sich verändern. Darüber hinaus gilt es, die Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt zu analysieren, Stichwort War for Talents und demografischer Wandel.

Ziel ist es, nach Abschluss dieser Analyse entscheiden zu können, was die aktuellen und (noch wichtiger!) zukünftigen Personalthemen des Unternehmens sind, die für den Unternehmenserfolg relevant sind.

2. Leitbild entwerfen und Handlungsoptionen zusammenstellen

An zweiter Stelle des Strategieentwicklungsprozesses steht die Entwicklung eines Leitbilds einschließlich einer Vision und Mission, sofern Sie dies im Rahmen des Employer Brandings ohnehin erledigt haben. Nur wer weiß, wofür sein Unternehmen steht und was es erreichen will, kann seine Personalarbeit dementsprechend auch abstimmen.

Auf Basis der strategischen Analyse aus Schritt 1 sollten Sie sodann mögliche Szenarien und Handlungsoptionen herausarbeiten. Zu Beginn bietet sich ein Brainstorming innerhalb der Strategiegruppe an. So bleibt genug Raum für innovative Vorschläge und man kann sich so von eingefahrenen Pfaden lösen. Anschließend sollten die Ideen inhaltlich sortiert werden. Meist geschieht dies anhand der drei großen strategischen Stoßrichtungen Qualität, Kosten und Innovation. Anhand dessen lassen sich Ziele (Was will ich damit erreichen?) und geeignete Maßnahmen ableiten.

Steht diese Gliederung, kann eine erste Bewertung erfolgen. Als Kriterien bieten sich etwa Investion/Aufwand, Risiko sowie Nutzeneinschätzung an. Gleichzeitig sollten Sie eine Priorisierung vornehmen, also überlegen, was davon am schnellsten umgesetzt werden sollte und was eher mittel- bis langfristig umgesetzt werden kann.

3. Konkrete personalstrategische Handlungsfelder ableiten

Nach der Auswahl der erfolgversprechendsten Optionen können Sie im dritten Hauptschritt konkrete Handlungsfelder festlegen. Um zielgerichtet an den festgelegten Schwerpunkten der Personalarbeit arbeiten zu können, müssen die abgeleiteten Handlungsfelder mit Programmen, Maßnahmen und vor allem auch mit konkreten Erfolgszielen hinterlegt werden.

Wichtig hierbei: Behalten Sie immer das Geschäftsmodell und die allgemeine Unternehmensstrategie im Auge! Gerade kleinere und mittlere Unternehmen schenken dem oft zu wenig Beachtung oder verfügen gar über keine klar ausformulierte Unternehmensstrategie.

Hier ist dann insbesondere die HR-Abteilung gefordert, der Personalarbeit eine grundsätzliche Richtung zu geben und die Schwerpunkte und Ziele der Personalarbeit zu benennen und zu kommunizieren.

4. Personalstrategie ausformulieren und kommunizieren

Der vierte Schritt ist für die Entwicklung einer Personalstrategie und deren spätere Umsetzung daher ganz entscheidend. Hier geht es darum, die getroffenen Entscheidungen logisch strukturiert und für alle verständlich auszuformulieren und anschließend zu kommunizieren. Sofern Ihr Unternehmen über keinen Codex für die Formulierungen von Strategiepapieren verfügt, sollten Sie dabei vor allem folgende Punkte beachten:

Übersichtlichkeit: Die Analysedaten, Handlungsoptionen und Bewertungsergebnisse sollten anschaulich dargestellt werden, optimalerweise mithilfe von Grafiken und Tabellen
Ziele formulieren: Die ausgewählten strategischen Ziele sollten möglichst konkret, ggf. anhand von Beispielen, formuliert werden.
Begründungen liefern: Um den komplexen Herleitungs- und Ausarbeitungsprozess der Personalstrategie für alle transparent und nachvollziehbar zu machen, sollten Sie abschließend noch einmal kurz und prägnant begründen, warum Sie welche Maßnahmen nach welcher Priorisierung ausgewählt haben.

5. Personalstrategie verabschieden und Umsetzungsplan erarbeiten

Ist die neue Personalstrategie verabschiedet, geht es natürlich an die Umsetzung der vereinbarten strategischen Ziele und Maßnahmen. Wie setzen wir unsere guten Ideen in die Tat um? Wie stellen wir sicher, dass unsere ausgewählten Maßnahmen auch den erwünschten Erfolg bringen? Wie binden wir alle relevanten Interessensgruppen und Stakeholder ein? Was tun wir, wenn sich interne oder externe Rahmenbedingungen kurzfristig ändern und die Personalstrategie beeinflussen?

Antworten auf diese und weitere Fragen, die es bei der Erarbeitung eines Umsetzungsplans zu berücksichtigen gilt, lesen Sie demnächst in einem neuen Beitrag hier im Blog: So entwickeln Sie eine erfolgreiche Personalstrategie – Teil 2