Was sind Einsatzbedarf und Reservebedarf? Warum wird zwischen qualitativer und quantitativer Personalplanung unterschieden? Was verbirgt sich hinter Stellenbündeln und was hat hier Brutto mit Netto zu tun? Wer sich zum ersten Mal mit Personalbedarfsplanung beschäftigt, dem dürften schnell einige Fragezeichen auf der Stirn stehen. Wir bringen Licht ins Dunkel und erklären, was Personalbedarfsplanung ist und wie Sie Ihren Personalbedarf ermitteln.

Grundlagen für die Ermittlung des Personalbedarfs

Fangen wir vorne an. Was verbirgt sich überhaupt hinter dem etwas sperrigen Wort Personalbedarfsplanung? Einfach gesagt geht es um Maßnahmen, um den derzeitigen und – noch wichtiger – zukünftigen Bedarf an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Unternehmen zu ermitteln. Personalkosten machen oft einen großen Teil der Ausgaben eines Unternehmens aus. Umso wichtiger ist es zu wissen, wann, wie viel und welches Personal an welcher Stelle im Unternehmen gebraucht wird.

Hier wären wir schon bei der ersten Unterscheidung: Die quantitative Personalbedarfsplanung legt die Anzahl der künftig benötigten Arbeitskräfte fest, wohingegen die qualitative Personalbedarfsplanung Auskunft darüber gibt, welche Fähigkeiten und Kenntnisse diese Arbeitskräfte mitbringen sollten.

Bevor mit einem der beiden begonnen werden kann, sollten zunächst sogenannte Stellenbündel aufgestellt werden. Damit werden zentrale, für den Unternehmenserfolg kritische Tätigkeiten und ähnliche Stellen zusammengefasst. Beschrieben werden hierbei welche fachlichen, aber auch persönlichen Anforderungen sich ergeben. Angefangen wird mit dem Ist-Zustand, also welche Tätigkeiten aktuell in den Stellenbündeln zu erledigen sind und insbesondere welche davon unzureichend oder nicht erfüllt werden. Darauf aufbauend wird der Soll-Zustand beschrieben, also welche künftigen Aufgabenschwerpunkte das Bündel bestimmen werden bzw. sollen.

Vom qualitativen zum quantitativen Personalbedarf

Jetzt ist der Grundstein für die weitere Personalplanung gelegt. Begonnen wird mit der quantitativen Personalplanung. Zunächst ermitteln Sie dazu Ihren aktuellen Personalbestand sowie künftigen Brutto-Personalbedarf, um damit Ihren Netto-Bedarf zu berechnen. Was ist nun was? Unter Brutto-Personalbedarf versteht man den Einsatz- und Reservebedarf. Der Einsatzbedarf stellt den Bedarf an Personal dar, der für die Erledigung der Tätigkeiten im Unternehmen nötig ist. Reservebedarf bezieht sich auf personelle Ausfälle, die aufgrund von Fehlzeiten, zum Beispiel Urlaub oder Krankheitsfälle, eintreten.

Den künftigen Personalbedarf kann man in der Regel nur abschätzen, da niemand exakt vorhersehen kann, welche Faktoren, etwa Veränderungen auf dem Arbeits- und Absatzmarkt, den Personalbedarf beeinflussen werden. Was Sie jedoch relativ genau vorhersehen können, sind zum einen Personalabgänge, etwa infolge anstehender Pensionierungen oder Elternzeit, sowie zum anderen vorhersehbare Personalzugänge, etwa die Übernahme von Auszubildenden oder die Rückkehr von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus dem Erziehungsurlaub. Zusätzlich können Sie auch mit Kennzahlen arbeiten, um den Personalbedarf zu konkretisieren.

Nun werden der Brutto-Personalbedarf und der künftige Personalbedarf gegenüber gestellt. Als Faustformel gilt: Künftiger Brutto-Personalbedarf minus künftiger Personalbestand ergibt den Netto-Personalbedarf. Aus diesem werden entweder ein Personalüberhang oder ein Personalbedarf sichtbar. Wenn der berechnete Netto-Personalbedarf größer als Null ist, so besteht ein Personalbeschaffungsbedarf und es werden neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt. Wenn er kleiner ist als Null, besteht ein Personalfreisetzungsbedarf und Personal wird umstrukturiert oder entlassen.

Anschließend geht es nun um die Ermittlung des qualitativen Personalbedarfs. Dies geschieht in drei Schritten:

Erstens definieren Sie die Leistungen, die künftige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erbringen sollen.
Zweitens ermitteln Sie das Anforderungsprofil, das sich aus den künftigen Leistungen ergibt.
Drittens leiten Sie die Qualifikationen ab, die nötig sind, um das Anforderungsprofil zu erfüllen.

Nun haben Sie ein konkretes Suchprofil in der Hand, um auf dem Arbeitsmarkt nach passenden Talenten zu suchen und so rechtzeitig die Schlüsselstellen in Ihrem Unternehmen mit den passenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu besetzen. So sollte es Ihnen gelingen, sowohl Engpässe an Personal als auch ein Überschuss an Personal zu vermeiden – und die Personalkosten entsprechend gering zu halten.

Gar nicht so schwer eigentlich, oder? Natürlich gibt es noch genauere, analytische Berechnungsmethoden und wissenschaftliche Formeln, mithilfe dessen sich die Personalbedarfsplanung in der Praxis noch präzisieren lässt. Wer etwas tiefer in die Materie einsteigen möchte, dem seien hier weiterführende Informationen empfohlen.