Wie schreibt man eine Bewerbungsabsage? Vorlage & Praxisbeispiele

Eine Bewerbungsabsage gehört zu den schwierigsten Aufgaben im Recruiting. Sie muss respektvoll und klar formuliert sein, darf keine rechtlichen Risiken bergen und sollte dennoch den guten Eindruck des Unternehmens wahren.

Denn jede Absage ist mehr als nur ein „Nein“. Sie entscheidet mit darüber, wie Bewerber Ihr Unternehmen wahrnehmen. Gleichzeitig verlangt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) besondere Sorgfalt bei der Wortwahl.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie professionelle Bewerbungsabsagen schreiben, die rechtssicher sind und gleichzeitig Ihre Employer Brand stärken. Mit Tipps, Vorlagen und Formulierungsbeispielen.

Was sagt das AGG und was heißt das für die Bewerbungsabsage?

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) schützt Bewerber vor Diskriminierung. Unternehmen müssen bei der Formulierung von Bewerbungsabsagen besonders genau hinschauen. Wer unbeabsichtigt den Eindruck von Benachteiligung vermittelt, riskiert juristische Konsequenzen.

Deshalb gilt:

• Verzichten Sie auf Begründungen, die auf persönliche Merkmale des Bewerbers schließen lassen (z. B. Alter, Herkunft, Geschlecht, Religion).
• Nutzen Sie nur sachliche Formulierungen, die sich auf das Anforderungsprofil beziehen. Dazu gehören z.B. Fehlende Qualifikationen oder passendere Bewerber.
• Vermeiden Sie pauschale Floskeln, die beim Empfänger Fragen oder Missverständnisse auslösen könnten.

Eine gute Bewerbungsabsage schützt Ihr Unternehmen vor rechtlichen Risiken und schafft trotzdem einen wertschätzenden Abschluss des Bewerbungsprozesses.

Bewerbungsabsage formulieren & Employer Branding stärken

Jede Kommunikation mit Bewerbern prägt den Ruf Ihres Unternehmens – auch Absagen. Gerade in Zeiten von Bewertungsplattformen und Social Media kann eine unpersönliche oder verspätete Absage das Image als Arbeitgeber schädigen.

Bewerber, die sich wertgeschätzt fühlen, obwohl sie eine Absage erhalten haben, sprechen oft positiv über den Bewerbungsprozess. Das wirkt sich direkt auf Ihr Employer Branding aus und macht Ihr Unternehmen attraktiver für zukünftige Bewerber.

5 häufige Fehler beim Schreiben von Bewerbungsabsagen

1) „Bitte betrachten Sie diese Entscheidung nicht als Wertung Ihrer fachlichen Qualifikation.“
Die fachliche Qualifikation ist das einzige absolut unverfängliche Kriterium bei der Personalauswahl. Darum sollte der Bewerber sogar ganz unbedingt die Entscheidung so verstehen, dass seine fachliche Qualifikation für die Position nicht passend war. Dieser Satz, auch wenn er dazu gedacht ist, die Aussage abzumildern, kann für Unternehmen ernste Konsequenzen haben – denn jetzt erst stellt sich der Bewerber die Frage: „Woran lag es denn dann? Mein Geschlecht? Meine Haarfarbe? Meine zwei schulpflichtigen Kinder?“

2) „Wir senden Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen zu unserer Entlastung zurück.“
Immerhin noch besser als vom Bewerber einen frankierten Rückumschlag anzufordern oder, tatsächlich passiert, die Bewerbungsmappe unangekündigt als unfrankiertes Einschreiben zurückzusenden. Dennoch: Bitte argumentieren Sie nicht mit Ihrer Entlastung, wenn Sie die Bewerbungsunterlagen zurücksenden – dafür hat der Bewerber in diesem Moment kein Verständnis.

3) „Wir werden Ihre Bewerbungsunterlagen nach Ablauf der gesetzlichen Frist der Vernichtung zuführen.“
Braucht man eigentlich nicht zu erklären, oder? Natürlich müssen die Bewerberdaten vernichtet/gelöscht werden, aber diese Information ist 1. für den Bewerber nicht relevant und 2. so martialisch formuliert, dass die eigentlich rücksichtsvoll gemeinte Nachricht komplett überlagert wird.

4) „Wir waren von Ihrer Qualifikation sehr beeindruckt. Leider konnten wir Sie nicht weiter berücksichtigen.“
Wer von den Qualifikationen des Bewerbers so beeindruckt ist, lädt diesen auch zum Bewerbungsgespräch ein, falls nicht triftige Gründe dagegensprechen. Verzichten Sie in Ihren Bewerbungsabsagen lieber auf so mehrdeutige Signale, dies führt in aller Regel nicht dazu, dass Bewerber die Absage als angenehmer empfinden.

5) Gar nicht oder zu langsam melden
Ja, Recruiting-Prozesse dauern manchmal länger als geplant und es ist nicht so einfach, jedem Bewerber zeitnah Feedback zur Bewerbung zu senden. Allerdings wird mit jeder Woche, die Bewerber warten müssen oder hingehalten werden, der negative Eindruck stärker. Daher sollten Personalverantwortliche stets danach streben, schnelles und konkretes Feedback zu geben.

Vorlage für Bewerbungsabsage & Tipps

Wer Bewerbungsabsagen professionell und wertschätzend formuliert, zeigt Respekt gegenüber dem Bewerber und stärkt gleichzeitig das eigene Unternehmensimage. Diese Tipps helfen Ihnen dabei, eine Bewerbungsabsage zu formulieren:

• Persönliche Ansprache wählen: Vermeiden Sie unpersönliche Standardfloskeln
• Klare und freundliche Formulierung: Ehrlich, aber nicht verletzend
• Optional Feedback anbieten: Bei Interesse an Feedback z.B. im Telefonat
• Kontaktmöglichkeit nennen: Echter Ansprechpartner für Rückfragen
• Schnelle Reaktion: Je zeitnäher, desto besser der Eindruck
• Talent Pool anbieten: Wenn möglich, Option auf spätere Kontaktaufnahme erwähnen

Beispiel Vorlage für eine Bewerbungsabsage

Die richtige Bewerbungsabsage macht Kandidaten zu Fans

Und wie macht man es besser? Zunächst mal formulieren Sie die Bewerbungsabsage individuell und mit dem Ziel, dass der Bewerber daraus einen Mehrwert ziehen kann. Keine Angst davor, abgelehnte Kandidaten zu verprellen! Absagen sind erstmal immer unschön, daran ändert eine vorsichtige und übermäßig freundliche Formulierung auch nichts. Außerdem erhalten Sie Extrapunkte, wenn Sie die folgenden Vorschläge umsetzen:

Persönlichen Ansprechpartner stellen: Das gilt eigentlich für den gesamten Bewerbungsprozess, d. h. schon für die Stellenausschreibung und die Eingangsbestätigung. Allerspätestens bei der Bewerbungsabsage macht der persönliche Kontakt einen riesigen Unterschied in der Wahrnehmung – wer möchte schon vom Roboter die Mitteilung erhalten, dass man leider nicht im Bewerbungsprozess weiterkommt?

Ehrliches (und kritisches) Feedback anbieten: Unternehmen, die diesen Extraschritt gehen, stärken besonders ihre Employer Brand. Das Angebot, im Telefonat ein detaillierteres Feedback zu geben, kommt bei abgelehnten Bewerbern sehr gut an, ist jedoch mit hohem Zusatzaufwand verbunden, gerade, wenn ein Unternehmen viele Bewerbungen erhält.

Um dies leisten zu können, sollten die Bewerbungsverwaltung zentralisiert und zu jedem Bewerber im Vorfeld ein Feedback mit den konkreten Absagegründen vermerkt werden. Die Bewerbungsabsage muss die Kontaktdaten des zuständigen HR-Mitarbeiters enthalten, diese Ansprechperson wiederum sollte unbedingt im AGG geschult sein, um als Diskriminierung auslegbare Aussagen zu vermeiden.

Kontakt halten: Hat der Bewerber grundsätzlich überzeugt, aber es hat nicht ganz für die weitere Berücksichtigung gereicht, so teilen Sie dies mit. Bitten Sie darum, die Bewerbungsunterlagen aufheben und im Falle einer passenden Vakanz erneut in Kontakt treten zu dürfen (das kommt besser an, als um erneutes Einsenden der Unterlagen zu bitten). Wenn Sie die technischen Voraussetzungen dazu geschaffen haben, nehmen Sie den Kandidaten in Ihren Talent Pool auf und informieren Sie regelmäßig über passende offene Stellen.

Standard-Formulierungen bieten für Bewerber zwar keinen Mehrwert, sind aber aktuell für Unternehmen der einzig rechtssichere Weg, Bewerbungsabsagen zu verfassen. Von wortreichen Nachrichten, die einzig dem guten Gewissen des Recruiters dienen, ist abzuraten. Um mit Bewerbungsabsagen die Employer Brand des Arbeitgebers nicht zu schädigen, bietet es sich daher an, am Telefon persönliches Feedback zu geben und Bewerbern ehrlich mitzuteilen, woran es gehapert hat. So nehmen alle aus der Bewerbungsabsage etwas Positives mit: der Bewerber erhält die Chance, sich zu verbessern, das Unternehmen bleibt für seinen wertschätzenden Umgang in Erinnerung.

Fazit: Bewerbungsabsage schreiben mit Wertschätzung, die sich auszahlt

Eine Bewerbungsabsage ist mehr als nur eine formale Pflicht. Wer sie professionell, klar und wertschätzend formuliert, zeigt Respekt gegenüber den Bewerbern und bleibt als fairer Arbeitgeber in Erinnerung. Eine gut geschriebene Absage schützt nicht nur vor rechtlichen Risiken, sondern trägt auch aktiv zum Employer Branding bei. Besonders wichtig ist dabei der persönliche Kontakt: Eine individuelle Ansprache, ein klares Angebot für Feedback und die Möglichkeit, im Talent Pool aufgenommen zu werden, machen aus einer Absage einen positiven Abschluss. So senden Unternehmen nicht einfach ein „Nein“, sondern ein Signal für Professionalität, Wertschätzung und langfristiges Interesse. So schaffen Sie es, auch bei einer Absage einen bleibend guten Eindruck zu hinterlassen.

FAQ – Bewerbungsabsage richtig formulieren