Viele Personaler wünschen sich, mithilfe von HR Software die Prozesse schneller und effizienter zu gestalten. Für 84 % der in der vom Magazin personal manager und HRM.de beauftragten Studie „HR-Software-Report 2014“ befragten Personaler ist HR Software für eine erfolgreiche Personalarbeit unverzichtbar. Nur in 13 % der Unternehmen sinken die Budgets für HR Software, stattdessen soll immer stärker in HR-Software-Lösungen investiert werden. Wir geben einen Überblick über die verschiedenen Implementierungsmöglichkeiten von HR Software in Ihrem Unternehmen.

Einsatzmodelle von HR Software

1) Integriertes System: Ein integriertes System wird einmalig installiert und dann je nach Bedarf durch verschiedene Module ergänzt. Integrierte Systeme bieten einige Vorteile: großer Funktionsumfang, einheitliche Bedienstruktur, eine gemeinsame Datenbank, die alle Nutzerdaten auf dem neuesten Stand hält. Der Bedarf an Schnittstellen entfällt völlig. Allerdings machen sich Unternehmen in hohem Maß von einem Anbieter abhängig, wenn sie alle ihre Personaldaten dort einspielen. Nicht nur die Implementierung eines solchen Systems ist mit hohen Kosten und großem Zeitaufwand verbunden, bei Nichtgefallen gestaltet sich auch der Umzug auf ein anderes System i. d. R. sehr schwierig.

Zumeist funktionieren integrierte Systeme auf Basis eines Software-Lizenz-Modells: Die HR Software wird lokal im Unternehmen installiert und von einem unternehmensinternen Administrator betreut.

Dies ist einer der wesentlichen Unterschiede zu den sogenannten „Best-of-Breed“-Systemen.

2) Einzellösung/Best-of-Breed: Hierbei handelt es sich um spezialisierte Einzellösungen für bestimmte Teilbereiche einer Abteilung, in den Human Resources wären das z. B. eine Lohnabrechnungslösung oder eine Recruiting-Plattform. Der Vorteil bei Best-of-Breed-Lösungen, bzw. Speziallösungen: Die verschiedenen Systeme laufen unabhängig voneinander und da sich Programmier- und Entwicklungsaufwand auf Teilaspekte der HR beschränken, erhält man ausgereiftere Lösungen, die die einzelnen Teilbereiche umfassender abdecken als bei einer Gesamtlösung.

Problematisch sind beim Einsatz von Einzellösungen allerdings der Bedarf an Schnittstellen und Datenexporten sowie die aufwendige Verwaltung von Benutzern und Passwörtern.

Best-of-Breed-Lösungen werden häufig im sogenannten Software-as-a-Service-Modell vertrieben. Hierbei ist der Anbieter (Provider) für die Bereitstellung der HR Software verantwortlich, der Käufer nutzt die Applikation über das Internet.

HR Software im Überblick: Integriertes System oder Cloud-Lösung?

	Integriertes System	Einzellösung
Systemumfang	Die angebotenen Module umfassen meist verschiedene Bereiche der Personalarbeit, so auch Lohnabrechnung, Zeiterfassung u. ä.	Einzellösungen spezialisieren sich auf einen Teilbereich der Personalarbeit, bieten innerhalb dieses Bereichs aber meist einen größeren Funktionsumfang und aktuellere Features.
Nutzungsmodell	Lokale Installation auf den Rechnern des Kunden.	Software-as-a-Service: Applikation ist online jederzeit und von jedem Endgerät aus verfügbar (Cloud-Technologie).
Implementierung	Die Implementierung integrierter HR Software ist aufgrund von individualisierten Anforderungen und der Notwendigkeit interner IT-Ressourcen sehr zeit- und kostenintensiv.	SaaS-Lösungen werden nicht installiert und binden keine internen Personalressourcen.
Preismodell	Kaufmodell: einmalige Installationsgebühr, zzgl. Jahreslizenzen	Mietmodell: HR-Software-Lizenzen sind i. d. R. jährlich oder monatlich zahl- und kündbar
Updates	Ein interner Systemadministrator kümmert sich manuell um die Updates der zur Verfügung gestellten HR Software.	Updates werden automatisch vom Provider getestet und installiert, der Kunde hat damit keinerlei Aufwand.
Datenschutz und -sicherheit	Da die Daten intern liegen, ist Datensicherheit im Rahmen der unternehmenseigenen Möglichkeiten gewährleistet.	Die Datensicherheit ist stark Provider-abhängig: Achten Sie auf TÜV-Zertifikate wie ISO 27001 und den Serverstandort Deutschland.
Kundenservice	In der internen IT-Abteilung hat die HR Software nicht immer Vorrang vor anderen Projekten, somit kann es zur Verschleppung von Anwendungsproblemen kommen.	Beim externen Provider wird Ihnen voller Kundenservice geboten – zudem haben Ihre Bedürfnisse stets Priorität.
Personalressourcen	Die interne IT-Abteilung muss sich um die Administration der integrierten HR Software kümmern.	Für die Administration der Anwendung müssen keinerlei Ressourcen aufgewandt werden, dies übernimmt der Provider.

Wo hilft HR Software effizient?

Zu den Top 5 der IT-unterstützten HR-Prozesse zählen laut HR-Software-Report 2014 aktuell:

1. Arbeitszeitmanagement sowie Zeit- und Zutrittserfassung
2. Bewerbermanagement
3. Lohn- und Gehaltsabrechnung
4. Recruiting und Personalauswahl
5. Reisekostenabrechnung

Unternehmen, die mithilfe von HR Software Ihre Personaladministration vereinfachen und effizienter gestalten wollen, sollten zunächst genau überlegen, ob ein integriertes system oder eine Cloud-Lösung besser zum Anwendungsbereich passt. Als nächstes muss evaluiert werden, welche Teilbereiche durch HR Software unterstützt werden können oder bereits werden. Besonders zeitaufwendige und leicht automatisierbare Prozesse wie z. B. Personalcontrolling oder Bewerberadministration eignen sich besonders gut dafür, durch HR Software ergänzt zu werden.