Feedback richtig zu geben und auch anzunehmen ist eines der schwierigsten, aber auch wirkungsvollsten Führungsinstrumente. Mit der richtigen Anwendung kann man seinen Angestellten eine realistische Leistungseinschätzung geben und stärkt im besten Fall auch noch das Verhältnis zu seinen Mitarbeitern und das Employer Branding. Dabei ist es egal ob man Teamleiter, Head of Sales oder CEO ist, eine gute Feedbackkultur nützt allen etwas. Allerdings passieren bei der Umsetzung dieses sensiblen Themas oft Fehler, die dann negative Auswirkungen auf das Arbeitsklima oder die Arbeitsleistung haben können. Um das zu vermeiden, finden Sie nachfolgende einige Tipps, was ein gutes Feedbackgespräch ausmacht.

Was ist ein Feedbackgespräch?

Ein Feedbackgespräch findet zwischen zwei oder mehr Personen statt und bedeutet im eigentlichen Sinne eine Rückmeldung zu geben, also sich darüber auszutauschen wie Sie den anderen wahrnehmen.

Durch das Feedback erhält der Feedback-Nehmer im Idealfall Anknüpfungspunkte für eine evtl. Korrektur bestimmter Verhaltensweisen und eine realistische Einschätzung seiner Performance im Unternehmen. Feedback bezieht sich dabei auf positive und negative Aspekte und Verhaltensweisen, kann daher natürlich auch auf Abwehr, Verärgerung oder Frust stoßen, wenn man seine Anliegen nicht richtig kommuniziert.

Drei Zielsetzungen für gutes Feedback

Um negative Reaktionen nach dem Feedbackgespräch zu vermeiden, sollten Sie sich vorher drei Ziele ins Gedächtnis rufen, die Sie mit dem Gespräch erreichen wollen.

Meinen Gesprächspartner über meinen persönlichen Eindruck seines Verhaltens aufklären.
Den anderen über meine Gefühle und Bedürfnisse informieren, damit er weiß worauf er in Zukunft Rücksicht nehmen sollte.
Auf Wünsche und Verhaltensänderungen eingehen, die die Zusammenarbeit erleichtern würden.

Struktur eines Feedbackgesprächs

Damit nicht alle Äußerungen, Wünsche und Kritik in einem wilden Mischmasch enden, sollten Sie eine gewisse Struktur einhalten, damit das Feedback vom anderen auch in seiner Gänze erfasst werden kann.

Verhalten: Problematisches Verhalten in der konkreten Situation benennen und wertneutral wiedergeben.
Wirkung: Wie hat sich das Verhalten auf die Situation ausgewirkt?
Wunsch: Welches Verhalten hätten Sie sich gewünscht?
Zukünftige Wirkung: Wie hätte so ein anderes Verhalten auf Sie gewirkt?

Die wichtigsten Feedbackregeln

Damit das Feedbackgespräch auch den gewünschten Ausgang hat, gibt es einige Regeln und Tipps, die Sie dabei unbedingt beachten sollten. Es ist schließlich für beide Seiten nicht einfach Feedback richtig zu geben, genauso wie zu lernen das Feedback für sich anzunehmen und sich in seinem Selbstbild nicht angegriffen zu fühlen. Daher muss der Umgang mit Feedbackgesprächen erst einmal gelernt werden und dabei gilt es bestimmte Regeln einzuhalten.

Beschreibung von Verhaltensweisen, keine Wertung
Versuchen Sie möglichst sachlich die Situation bzw. die Verhaltensweisen des anderen zu beschreiben ohne eine Wertung à la: „Das fand ich überhaupt nicht gut.“ miteinzubauen.
Konkrete Aussagen treffen
Benennen Sie konkrete Situationen und Beispiele in denen es Probleme gab, die nicht zu lange in der Vergangenheit liegen und sehen Sie von Verallgemeinerungen ab, denn Empfehlungen sollten nie absolut sein, da auch Sie sich mal in ihrer Einschätzung einer Situation irren können.
Begründungen geben
Gutes Feedback lebt nicht nur von wertfreien Feststellungen, sondern Sie sollten auch Begründungen einbauen, wieso Sie bestimmte Sachen so sehen. Je fundierter Sie ihre Ratschläge/Rückmeldung begründen können, desto höher ist die Chance, dass der Gesprächspartner sie auch annehmen wird.
Veränderbare Tatsachen ansprechen
Niemandem hilft es, wenn Sie Verhaltensweisen oder Charakterzüge ansprechen auf die der Feedback-Nehmer gar keinen Einfluss hat und die er somit nicht ändern kann. Geben Sie lieber umsetzbares Feedback in Form von konstruktiven Vorschlägen und Lösungsansätzen.
Ich-Botschaften verwenden (keine Du-Botschaften)
Eine wichtige Grundregel ist die Verwendung von Ich-Botschaften wie z.B. „Ich habe dich so wahrgenommen…“ und das Unterlassen von Formulierungen wie: „Du hast das total falsch gemacht.“ Das minimiert ebenfalls die Abwehrhaltung des Gegenübers und vermindert die Chance, dass man in Schuldzuweisungen verfällt.
Gefühle zum Ausdruck bringen
Auch wenn es schwer fällt: Bringen Sie ihre Gefühle zum Ausdruck: D.h. Wie haben Sie sich in bestimmten Situationen gefühlt und warum haben Sie in der Art und Weise reagiert? Das kann ebenfalls helfen das Verständnis des Gesprächspartners Ihnen gegenüber zu erhöhen.
Erwünschtheit sicherstellen
Feedback macht nur Sinn, wenn der Feedback-Nehmer offen für Anregungen ist und sich dem Gespräch nicht verschließt. Idealerweise hat er sogar selbst um Feedback von Ihnen gebeten und hat so die Möglichkeit selbst Fragen zu stellen, die ihn/sie beschäftigen.
Nicht nur negative Sachen ansprechen
Viele denken das Wort Kritik beinhaltet nur negative Aspekte, dabei ist es eigentlich ein neutraler Begriff, der positiv oder negativ sein kann. Nutzen Sie das Gespräch also genauso für Lob und anerkennende Worte. Bei negativer Kritik empfiehlt sich die Sandwich-Taktik, bei der man den Verbesserungsvorschlag zwischen zwei positiven Dingen anbringt.

Angst vor dem Feedbackgespräch? Nicht nötig!

Das Feedbackgespräch ist zu Unrecht eher unbeliebt. Viele Fach-und Führungskräfte haben Angst vor dieser Situation, aber das muss mit der richtigen Anwendung gar nicht sein. Schreiben Sie sich vor jedem Gespräch dieser Art ihre Gedanken, Verbesserungsvorschläge und Wünsche auf und formulieren Sie einmal ihr Feedback aus lesen es sich durch.
Ist es verständlich? Ohne Schuldzuweisungen und mit konkreten Verbesserungsvorschlägen und enthält nicht nur Negatives? Dann können Sie ohne Bedenken in das Feedbackgespräch gehen. Denn was viele vergessen: Feedback geben ist eine Art Geschenk. Sie nehmen sich extra Zeit für den Mitarbeiter, um ihm Ihre Sicht der Dinge zu schildern. Sie geben ihm somit die Gelegenheit besser zu werden, zu wissen wo er gerade steht, was er gut macht und wo noch Potentiale sind. Wichtig ist auch Feedback nicht mit Anweisungen zu verwechseln: Möchten Sie, dass ihr Mitarbeiter die Präsentationen anders gestaltet, dann sagen Sie es ihm einfach. Ein Feedbackgespräch ist nicht für kleinere Änderungen der Arbeitsabläufe gedacht, sondern für einen tiefgreifenderen Austausch fachlicher und persönlicher Kompetenzen.

Eine Checkliste für das Mitarbeitergespräch finden Sie auf unserer Website.

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