Vorab gleich ein paar gute Nachrichten: Laut einer Studie des Forschungungsprojekts Linked Personnel Panel (LPP) nehmen sich mittlerweile rund drei von vier Unternehmen die Zeit, mindestens einmal im Jahr mit ihren Mitarbeitern die gemeinsame Arbeit zu reflektieren, Kritik und Feedback auszutauschen und über Zielvereinbarungen zu reden. Im vergangenen Jahr schrieben wir noch in unserem Leitfaden für Mitarbeitergespräche, dass bis dato nur rund die Hälfte der deutschen ArbeitnehmerInnen ein jährliches Feedbackgespräch mit ihren Vorgesetzten hatte.

Wenn Sie also zu denjenigen Unternehmen gehören, die mit gutem Beispiel vorangehen und eine Mitarbeitergesprächskultur pflegen, können wir Sie nur beglückwünschen. Denn wie die jüngste Untersuchung zeigt, sind Mitarbeiter, die solche Gespräche hatten, im Schnitt zufriedener mit ihrer Arbeit als andere. Sie waren zudem engagierter und blieben länger im Unternehmen.

Doch Gespräche alleine sind noch kein Garant dafür, dass sich die positiven Effekte im Unternehmen tatsächlich spürbar machen. Es kommt auch darauf an, wann und wie Mitarbeitergespräche gestaltet werden. Damit Sie das Beste aus Ihren Gesprächen herausholen, geben wir Ihnen eine Checkliste an die Hand.

Wenn Sie mögen, können Sie die folgende Checkliste kopieren und selbst nach Ihren Bedürfnissen bearbeiten. Generell ist sie als Beispiel zu verstehen, das je nach Gesprächsart, -anlass und -situation angepasst werden sollte. Sortieren Sie die genannten Punkte nach Relevanz oder Priorität um, löschen Sie die für Sie weniger wichtigen Aspekte und behalten Sie jene, die Ihnen wichtig erscheinen. So haben Sie eine für sich individuell zugeschnittene Checkliste zum Führen Ihrer Mitarbeitergespräche.

Inhalte

✔ Um welche Art des Mitarbeitergesprächs geht es?

Mitarbeiterjahresgespräch (häufigste Gesprächsform, die eine Mischung aus den unten genannten ist, etwa Feedback, Zielvereinbarungen, Mitarbeiterbeurteilungen, Personalentwicklungsmaßnahmen, etc.)
Anerkennungsgespräch (aus aktuellem Anlass bei besonderem Verhalten oder Leistungen)
Beurteilungs- oder Qualifikationsgespräch (zur Selbst- und Fremdeinschätzung von MitarbeiterInnen)
Austritts-/Rückkehrgespräch (bei längerer Krankheit, Sabbatical, etc.)
Überzeugungsgespräch (um MitarbeiterInnen für einen bestimmten Standpunkt in einer Sache zu gewinnen)
Zielvereinbarungsgespräch (vereinbarte Ziele überprüfen und neue Ziele stecken)
Delegationsgespräch (MitarbeiterInnen hinsichtlich einer Tätigkeit vorbereiten, um eigene Befugnisse und Aufgaben abgeben zu können)
Beratungsgespräch (Informationsaustausch hinsichtlich einer Entscheidungsfindung für eine Sache)
Konfliktgespräch (bereits bestehende oder sich anbahnende Konflikte mit einzelnen oder mehreren MitarbeiterInnen analysieren und zu einer Lösung führen)
Kritikgespräch (Fehlverhalten oder mangelhafte Leistungen von MitarbeiterInnen besprechen und korrigieren)
Disziplinar-/Abmahnungsgespräch (Abmahnungen oder Disziplinarmaßnahmen bei anhaltendem Fehlverhalten – auch nach geführtem Kritikgespräch)
Kündigungsgespräch (auf Mitarbeiter- oder Unternehmeswunsch geführtes Gespräch über die Beendigung der Zusammenarbeit)

✔ Vorbereitung auf Mitarbeitergespräch

Informationen zusammentragen (Welche Informationen über die betreffenden Mitarbeiter sind für die Art und den Anlass des Gesprächs relevant? Welche Dokumente sind erforderlich? Bspw:
- Personalakte
- Arbeitsvertra g
- Beurteilungen und Zwischenzeugnisse
- Protokolle und Projektberichte
- Kundenkorrespondenz
- Mitarbeitergesprächsprotokolle
- Zielvereinbarungen
- Stellenbeschreibung und Anforderungsprofile
Zeit- und Ortsplanung (Wann und in welchem Zeitrahmen soll das Gespräch stattfinden? Organisation eines geeigneten Ortes, der ein ungestörtes Gespräch ermöglicht)
Einladung (sollte spätestens 7 Tage vor dem Gespräch erfolgen und Dauer, Thema und Ziel beinhalten, damit sich MitarbeiterInnen auch selbst vorbereiten und ggf. selbst Themen vorschlagen können)
Personenkreis und Teilnehmer bestimmen (Macht es Sinn, andere Personen hinzuzuholen? Kritikgespräche sollten vertraulich behandelt werden und unter vier Augen bleiben!)
Gesprächsziel definieren und dementsprechende den Gesprächsaufbau planen
- Was ist das Kernanliegen und wie formulieren Sie es?
- Was ist das Ziel des Gesprächs?
- Welches sind mögliche Argumente und Einwände der MitarbeiterIn?
- Kann das Gespräch emotional/konfliktiv werden?
- Welche Themen sollte man womöglich visualisieren?
Konflikte analysieren (Sich auf besonders heikle Punkte im Vorfeld vorbereiten, ggf. neutrale Meinung von Außenstehenden einholen, etc.)
aktuelle Anlässe notieren (Falls relevant, aktuelle Beispiele oder Vorfälle einbeziehen, Informationen dazu einholen und konkretisieren)
über Protokollierung entscheiden (Soll das Gespräch schriftlich festgehalten oder aufgezeichnet werden? Bedarf es dafür der Zustimmung der MitarbeiterIn?)

✔ Planung des Gesprächsaufbaus

Einleitung:
- Begrüßung und Gesprächseröffnung
- Gesprächsgrund und Gesprächsziel benennen
- Anlass mit Beispielen und konkreten Auswirkungen darlegen
- Sichtweise der MitarbeiterIn einholen
- Austausch von Standpunkten und Meinungen
Hauptteil:
- Gemeinsames erarbeiten von Lösungen und Alternativen
- Abwägen der Vor- und Nachteile einer Entscheidung
- Zusammenfassung des Besprochenen
- ggf. erneut Sichtweise der MitarbeiterIn einholen
- ggf. Angebot von Hilfestellungen
Schluss:
- Zielsetzung inkl. Teilzielen und Fristen
- Vereinbarungen und Commitments
- Kontroll- und Feedbackmöglichkeiten der Zielerreichung
- Ein Anschlussgespräch festlegen

✔ Gesprächsführung

Gesprächseröffnung möglichst entspannt und positiv wählen
Zu Beginn die Rahmenbedingungen und Ziele des Gesprächs klar benennen
Selbst nicht verallgemeinern, sondern subjektive Eindrücke schildern („Ich habe den Eindruck, dass…)
Allgemeine Aussagen der MitarbeiterIn mit präzisen Nachfragen auf den Grund gehen
Probleme und Konflikte konkret machen an Beispielen und Vorfällen
Zusammenhänge mit Skizzen oder Visualisierungen anschaulich machen
Feedback in erster Linie positiv formulieren, stets konkret und aus der Ich-Perspektive
Gewünschtes neues Verhalten umschreiben und Vorschläge zur Umsetzung liefern
Lösungen gemeinsam erarbeiten und so MitarbeiterInnen in Veränderungen einbeziehen
Stets Raum für Standpunkte und (auch kritische) Meinungen des Mitarbeiters lassen und diesen mit Respekt begegnen

✔ Kommunikationstechniken

Ruhige, aber betonte Sprechweise
Aktives Zuhören (auf den Gesprächspartner konzentrieren, kurz bestätigen bei Zustimmung, bei Unklarheiten nachfragen, generell nicht voreilig unterbrechen, auch wenn Sie anderer Meinung sind)
Pausen aushalten und selbst einlegen, um Raum zum Nachdenken zu schaffen und Möglichkeiten zur Gesprächsinitiative von anderen
Durch kritische Nachfragen oder Vorwürfe nicht nervös machen lassen
Dialogfördernde und konstruktive Fragen stellen (keine Ja-Nein-Fragen)
Problemlösungsorientierte Analysen anstellen (Wichtigkeit des Problems, Konsequenzen, Lösungen und Lösungsschritte)
Mit zustimmenden Statements Gemeinsamkeiten herausstellen und Verständnis vermitteln
Zuweilen bildhafte Sprache und Humor zur Auflockerung und Sympathie einsetzen
Auf die Körpersprache und Signale des Mitarbeiters achten und selbst mit einer zugewandten Gestik (keine verschränkten Arme) und Mimik (Lächeln) eine gute Gesprächssituation aufbauen

✔ Nachbereitung des Mitarbeitergesprächs

Resümee: Beide Seiten sollten den Gesprächsverlauf reflektieren, um bei zukünftigen Gesprächen ggf. Anpassungen vornehmen zu können. Sie sollten sich selbstkritisch fragen, wie Sie Ihre Gesprächsführung und den -ablauf beurteilen:
- War die Gesprächsatmosphäre positiv?
- War ich ausreichend vorbereitet?
- Habe ich meine Erwartungen klar kommuniziert?
- Habe ich meine Gesprächspartner genügend zu Wort kommen lassen?
- Wurde ich verstanden und die Gesprächspartner von mir?
- Lässt sich ein klarer Nutzen des Gesprächs feststellen?
- Gelang es mir, die Gesprächspartner zum Handeln zu motivieren?
- Welche Fehler sind mir unterlaufen?
- Welche Aspekte habe ich vergessen?
- Was würde ich beim nächsten Mal anders machen?
Protokollierung: Vereinbarungen und Erkenntnisse schriftlich festhalten und allen Gesprächspartnern zeitnah zur Verfügung stellen
Hilfestellungen: Betreffende MitarbeiterInnen aktiv bei der Umsetzung der Vereinbarungen und Zielsetzungen unterstützen
Erfolgskontrolle: (Teil-)ziele und Meilensteine überprüfen, Zwischenfazits in Anschlussgesprächen ziehen