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Guter Ruf – gute Prozesse

40 Standorte, 100 Vakanzen und 4.000 Bewerbungen pro Jahr – wie die Christian Winkler GmbH & Co. KG nicht nur die interne Abstimmung und ihre Prozesse verbessert hat, sondern auch schneller auf Bewerber reagieren kann, können Sie in unserer Case Study herausfinden.

40

Standorte

100

Vakanzen

4000

Bewerbungen

Über Christian Winkler GmbH & Co. KG

Rahmenbedingungen

Branche: Automobil
Größe: 1400 Mitarbeiter
Kunde seit: 2018

Wir sind extrem dezentral aufgestellt, da stoßen Recruiting-Systeme schnell an Grenzen, das war bei softgarden nicht der Fall.

Janina Bückle, Recruiting bei winkler

Der Technische Händler und Ausrüster rund um Nutzfahrzeuge, Agrar und Werkstätten winkler hat 2018 die Recruitinglösung softgarden eingeführt. Die interne Abstimmung in dem dezentral organisierten Unternehmen hat sich dadurch ebenso verbessert wie die Geschwindigkeit in den Antworten an Bewerber. Mit der Kombination aus gutem Ruf als Arbeitgeber und guten Prozessen ist das Unternehmen für künftige Herausforderungen gewappnet.

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winkler Logistik Unternehmensfilm

Hintergrund: guter Ruf als Arbeitgeber – Defizite in den Recruitingprozessen

Die Christian Winkler GmbH & Co. KG ist einer der führenden Großhändler für Nutzfahrzeugteile in Europa. Kunden an den europaweit über 40 Standorten sind Nutzfahrzeughalter jeder Art wie zum Beispiel Busunternehmen, Agrarbetriebe oder Werkstätten. Hinzu kommen internationale Handelspartner. In Deutschland beschäftigt winkler rund 1.400 Mitarbeiter, überwiegend im Vertriebs-innen und -außendienst, sowie Logistiker (Logistikfacharbeiter, Lageristen und kaufmännische Mitarbeiter). Pro Jahr besetzt das Unternehmen derzeit rund 100 Vakanzen.

Hauptzielgruppen im Recruiting sind Vertriebsspezialisten, Azubis spielen eine große Rolle: Das Unternehmen besetzt rund 20 Ausbildungsstellen jährlich. Winkler profitiert im Recruiting von seinem positiven Image: „Das Unternehmen ist einer von wenigen Spezialanbietern und hat in der Branche auch als Arbeitgeber einen guten Namen“, sagt Janina Bückle aus der Personalabteilung von winkler. Bei den Prozessen kam das von winkler benutzte System vor einigen Jahren dagegen mehr und mehr an seine Grenzen: Im Recruiting arbeitete das Unternehmen mit einer selbst geschaffenen Access-Datenbank. Die 4.000 Bewerbungen pro Jahr wurden per Copy&Paste dort manuell eingepflegt. „Das führte zu zahlreichen Fehlern und langen Antwortzeiten bei den Bewerbungen“, erinnert sich Bückle. Zudem war der Verlauf der Bewerbungen ebenso wenig nachvollziehbar wie der aktuelle Bewerbungsstatus.

Auswahl und Implementierung: in zwei Monaten zum neuen System

Vor diesem Hintergrund hat winkler 2018 softgarden eingeführt. Zuvor hatte das Unternehmen einen detaillierten Kriterienkatalog für die Auswahl der neuen Bewerbermanagement-Lösung aufgesetzt. Einige Aspekte waren winkler besonders wichtig:

  • Das System sollte modern sein, sich stetig weiterentwickeln und neue Features anbieten. Dazu gehörte die Kompatibilität mit mobilen Geräten.
  • Wichtig war eine hohe Usability sowohl für professionelle Recruiter als auch für einstellende Führungskräfte, die den Umgang mit dem Tool möglichst intuitiv erfassen sollen.
  • Die Lösung musste die dezentrale Recruitingpraxis des Unternehmens abbilden: „Wir haben über 40 Standorte in sieben Ländern. Die Personalabteilung sitzt in Stuttgart und kann nicht für das einzelne Bewerbungsgespräch nach Chemnitz fliegen. Das musste das System abbilden können“, sagt Bückle.
  • Winkler wollte mit den aus dem System generierten Daten erkennen können, welche Kanäle für welche Zielgruppen am besten funktionieren. Denn nur mit Möglichkeiten zur aussagekräftigen Auswertung kann das Unternehmen seine Ressourcen im Recruiting gezielt einsetzen.

Wir sind extrem dezentral aufgestellt, da stoßen Recruiting-Systeme schnell an Grenzen, das war bei softgarden nicht der Fall.

Janina Bückle, Recruiting bei winkler

Die Wahl fiel schließlich auf softgarden. Eine große Rolle spielte dabei, dass sich softgarden für die dezentrale Struktur des Unternehmens besonders eignete. Die Implementierung dauerte insgesamt rund zwei Monate. In dieser Phase wurden rund 60 Führungskräfte an den Standorten per einstündigen Webkonferenzen geschult.

Die Implementierung dauerte insgesamt rund zwei Monate. In dieser Phase wurden rund 60 Führungskräfte an den Standorten per einstündigen Webkonferenzen geschult.

Ergebnis: bessere Abstimmung mit Führungskräften, schnellere Prozesse

  • Schnelle Abstimmung im Team
    Die Abstimmungen zwischen Recruiting und einstellenden Führungskräften haben sich durch die neue Lösung deutlich verbessert. Dazu trägt entscheidend die mobile App von softgarden bei, die die Führungskräfte von winkler regelmäßig nutzen. So können sie von unterwegs in kurzer Zeit Bewerbungen screenen und Entscheidungen treffen.
  • Kürzere Time to Interview
    Winkler ist schneller geworden – in der Rückmeldung an Bewerber wie im Gesamtprozess. Heute werden Bewerber meist innerhalb von 14 Tagen darüber informiert, ob sie zu einem Jobinterview eingeladen werden.
  • Lückenlose Erfassung und Verarbeitung
    Bewerbungen werden dank der lückenlosen Erfassung und Verarbeitung nicht mehr vergessen oder liegen unnötig lange herum.
  • Einfache Prozesse und glückliche Kandidaten
    Das Bewerber-Feedback zeigt, dass die Prozessverbesserungen bei den Kandidaten ankommen: „Wir machen es Bewerbern sehr leicht, nutzen ein kurzes Formular und reagieren schnell“, sagt Bückle.

Um die Prozesse im Recruiting und Onboarding zu überwachen, zu steuern und kontinuierlich zu optimieren, nutzt winkler die Feedback Solution von softgarden. Damit lässt sich Feedback von Bewerbern und neuen Mitarbeitern an den verschiedenen Standorten systematisch und kontinuierlich erheben sowie auswerten. „So können wir beizeiten reagieren, wenn es irgendwo in der Fläche beginnt zu knirschen,“ sagt Bückle.

Unternehmensinterne Prozesse optimieren mit der softgarden Feedback Solution

softgarden fragt automatisiert als unabhängiger Dritter Bewerber und neue Mitarbeiter nach einer Bewertung. winkler nutzt das authentische Feedback der Bewerber und Angestellten, um das Kandidaten- und Onboarding-Erlebnis zu verbessern und zukünftig noch bessere Feedbacks zu erhalten. Wie Sie mit der Feedback Solution Ihre Wunschkandidaten überzeugen, erfahren Sie hier.

Das Unternehmen kann mit softgarden tracken, welche Kandidaten über welche Kanäle den Weg zu winkler gefunden haben. So lassen sich die im Recruiting eingesetzten Kanäle besser steuern und Budgets effizienter einsetzen. So führt winkler zum Beispiel einmal im Jahr eine Auswertung der Recruitingkennzahlen und -budgets durch und wertet in diesem Zug auch aus, wie lange das Unternehmen braucht, um eine Stelle zu besetzen. Daraus ergeben sich dann konkrete Ziele für das Folgejahr.

Gut zu wissen!

Heute sind schnelle Entscheidungen und Rückmeldungen im Recruiting unumgänglich – denn 75 % der Bewerber erwartet eine Einladung zum Interview innerhalb von 2 Wochen.

Mit der softgarden App für Hiring Manager stellen Sie ein kollaboratives Recruiting sicher. Die App bildet die wichtigsten Funktionen zur Abstimmung und Teamkommunikation ab – so stellen Sie sicher, dass Ihre Wunschkandidaten im Bewerbungsprozess bleiben.

Ausblick: intensiver Wettbewerb um Azubis

Für die Zukunft rechnet Bückle damit, dass winkler im Recruiting von seinem guten Ruf als Arbeitgeber und optimierten Prozessen profitieren wird.

Es wird jedoch aufgrund übergeordneter Trends wie dem demographischen Wandel und der Akademisierung beruflicher Bildung schwerer werden, Nachwuchstalente zu gewinnen. „An einigen Standorten bekommen wir kaum noch Azubi-Bewerbungen. Wir nehmen das sehr ernst und arbeiten intensiv daran“, berichte Bückle: „Azubis sind für uns sehr wichtig, weil wir Stellen vor allem intern besetzen.

Als nächstes möchte winkler daher mit Azubi-Marketing auf Social Media den Nachwuchs digital dort ansprechen, wo er sich aufhält. Geplant sind Aktivitäten auf Instagram und TikTok.

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