Sind wir mal ehrlich: Auch Recruiter sind Gewohnheitstiere. Ausschreibungen formulieren, Bewerbungsgespräche führen, vieles ist längst Routine. Man macht es so, weil man es schon immer so gemacht hat. Oft merkt man dabei gar nicht, wenn etwas schief läuft, und stellt dann überrascht fest: Das Budget reicht nicht, der Zeitplan hängt, und viel zu viele Fehlbesetzungen! Wenn Sie nun insgeheim nicken, ist es höchste Zeit, an einer effektiven Erfolgskontrolle zu arbeiten.

Wie jede Marketingdisziplin setzt auch Personalmarketing ein kontinuierliches und gründliches Monitoring voraus. Nur wer seine Recruitingaktivitäten überwacht und analysiert, kann Schwachpunkte in den Abläufen ausmachen und rasch gegensteuern. Werden etwa Ressourcen verschwendet oder sind bestimmte Recruitingkanäle wirkungslos, sollte das so schnell wie möglich erkannt und optimiert werden.

Um das herauszufinden, stellen Sie den gesamten Recruitingprozess regelmäßig auf den Prüfstand, bestenfalls mit den passenden Key Performance Indicators (KPI). Fragen Sie sich dabei stets: In welchem Verhältnis stehen Kosten und Nutzen?

Erfolgskontrollen-Check 1: Stellenanzeige

Oft vergessen, aber ganz entscheidend ist natürlich die inhaltliche und formale Aufbereitung der Stellenanzeige. Hier sollten Sie sich fragen: Hat sich die Stellenbeschreibung in der verwendeten Form bewährt? Falls nicht, wie kann sie konkret verbessert werden? Gleiches gilt für das Anforderungsprofil an Ihre Bewerber. Ist es detailliert genug, um die Anforderungen an die Stelle gut zu beschreiben aber nicht zu umfassend, um den Kandidatenkreis unnötig einzuschränken?

Hier ist natürlich auch ein Vorher-Nachher-Vergleich interessant. Womöglich merken Sie erst nach ein paar Wochen, wenn Sie den netten Bachelorabsolventen bereits eingestellt haben: Für die Position braucht es doch mehr Berufserfahrung als gedacht. Notieren Sie solche Abweichungen, um sie bei weiteren Ausschreibungen für diese und vergleichbare Stellen zu ergänzen.

Erfolgskontrollen-Check 2: Recruitingkanäle

Egal, welche Kanäle Sie zur Personalbeschaffung nutzen, idealerweise überprüfen Sie immer, ob sich der betriebene Aufwand wirklich auszahlt. Dies merken Sie natürlich in erster Linie daran, wie viele Kandidaten Sie über den jeweiligen Beschaffungsweg rekrutieren konnten. Gute Kennzahlen sind beispielsweise Bewerbungs-, Vorstellungs- und Einstellungsquoten sowie Gesamtkosten je Kanal in einem bestimmten Zeitraum. Auf Basis eines solchen Kosten-Nutzen-Vergleiches können Sie ein Ranking erstellen, welche Methoden für die Personalsuche am erfolgreichsten waren.

Lassen Sie sich jedoch nicht täuschen: Selbst wenn Sie etwa über Facebook nur wenige Bewerbungen erhalten haben, muss das im Umkehrschluss nicht heißen, dass sich Ihr Engagement dort nicht lohnt. Viele Bewerber wollen sich zwar in Social Media über Ihren potentiellen Arbeitgeber informieren, bevorzugen aber andere Kanäle zur Bewerbung. Um ein differenzierteres Bild zu bekommen, fragen Sie Ihre Bewerber am besten auch persönlich: Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden? Wo haben Sie von der Stelle erfahren?

Erfolgskontrollen-Check 3: Bewerberauswahl

Gehen Sie bei der Überprüfung der Bewerberauswahl ähnlich vor wie bei den Recruitingmethoden: Welche Bewerberauswahl-Kriterien haben sich bewährt, welche haben sich als weniger nützlich oder sogar hinderlich in Bezug auf die Stellenbesetzung erwiesen? Dazu zählen natürlich klassische Kriterien wie Zeugnisse, Arbeitsproben, Referenzen und das Bewerbungsgespräch.

Darüber hinaus sind auch firmeninternen Methoden wie Assessment Center oder individuell entwickelte Leistungs- und Persönlichkeitstests zu checken. Ist es wirklich notwendig Mathematik- und Sprachentests durchzuführen oder reichen nicht auch die Noten aus den Schul-/Hochschulzeugnissen? Oder umgekehrt: Wäre für Führungspositionen vorab ein Test zur Sozial- und Führungskompetenz der Kandidaten sinnvoll? Das dauert zwar erst einmal länger, erspart aber womöglich spätere Fehlbesetzungen.

Erfolgskontrollen-Check 4: Workflow

Die besten Auswahlmethoden helfen nichts, wenn mehrere Wochen vergehen, bis Sie einen Zusagebescheid an Ihren Wunschkandidaten verschicken. Bis dahin hat dieser womöglich schon bei der Konkurrenz unterschrieben und Sie stehen erneut mit leeren Händen da. Überprüfen Sie also auch die Organisation der internen Arbeitsabläufe. Wie viel Zeit vergeht von der Personalbedarfsmeldung bis zur Stellenausschreibung, vom Bewerbungsgespräch bis zur Einstellung, vom Vertragsabschluss bis zum Ende der Einarbeitungszeit? Mit entsprechenden Kennzahlen wie Time-to-Hire oder Time-to-Interview lässt sich das gut messen.

Erfolgskontrollen-Check 5: Kontrolle der Kontrolle

Die entscheidende Frage ist natürlich: Werden Konsequenzen aus den oben genannten Punkten gezogen? Am besten ist es, wenn es mindestens einen (unabhängigen!) Verantwortlichen gibt, der die Kontrollmechanismen überwacht und sich dann gemeinsam mit den betroffenen Abteilungen Verbesserungen überlegt. Handeln Sie dabei wirtschaftlich, aber nicht nur nach dem Prinzip Wirtschaftlichkeit. So manche Einsparung („Printanzeigen sind zu teuer – die lassen wir weg!“) stellt sich hinterher als Verschlimmbesserung heraus. Vertrauen Sie also nicht nur auf Zahlen, sondern sprechen Sie auch mit Kollegen – und natürlich mit Ihren Bewerbern.