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Employee Self Service: Vor- und Nachteile

Employee Self Service: Vor- und Nachteile

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Ob im Schnellrestaurant, an der Tankstelle oder am Flughafen: Selbstbedienung ist im Kundenbereich nicht mehr wegzudenken. Auch im Personalmanagement setzt sich der sogenannte Employee Self Service (kurz ESS) immer mehr durch. Mitarbeiterportale und Self-Service-Systeme bieten sowohl Unternehmen als auch Angestellten zahlreiche Vorteile, k√∂nnen jedoch auch zu Problemen f√ľhren. Daher heute unser Tagesangebot f√ľr Sie: Vor- und Nachteile von Employee Self Service, nat√ľrlich auch zum Mitnehmen.

Vorweg wollen wir kl√§ren, was wir Ihnen hier eigentlich auftischen. Was ist Employee Self Service? Frei l√§sst sich der Begriff zwar mit Mitarbeiter-Selbtbedienung √ľbersetzen, pr√§ziser w√§re jedoch Mitarbeiterselbstverwaltung. √úber bestimmte Anwendungsprogramme¬† ‚Äď sei es als Software, via Internet oder Intranet ‚Äď erhalten Angestellte so Zugriff auf ihre personalbezogenen Daten (Stichwort Digitale Personalakte) und personalrelevante Prozesse. Gerade die Vielzahl der Anwendungsfelder macht Employee Self Service als Instrument der Personalverwaltung interessant¬†‚Äď womit wir bei den Vorteilen w√§ren.

Vorteile des Employee Self Service

+ Verbesserung der Datenqualität und Transparenz

Dadurch, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst Zugriff auf das Personalsystem erhalten, k√∂nnen sie etwa Eintragungen, √Ąnderungen und Aktualisierung an ihren personalbezogenen Daten schnell und einfach selbst vornehmen. Dies wirkt sich positiv auf die Datenqualit√§t aus: √Ąndert sich etwa die Anschrift, reichen wenige Klicks, um dies in der digitalen Personalakte anzupassen. So bleiben Daten immer auf dem neuesten Stand. Auch der teilweise oder vollst√§ndige Zugriff auf relevante Personalprozesse profitiert davon, da Kommunikations- und Arbeitswege verk√ľrzt werden und die Transparenz innerhalb des Unternehmens gest√§rkt wird. M√∂gliche Anwendungen sind etwa An-/Abwesenheitserfassungen, F√ľhrung von Arbeitszeitkonten, Erfassung von Antr√§gen und Genehmigungen oder Anforderungen von Qualifikationen und Beurteilungen. So k√∂nnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter etwa selbst einsehen, wie viele Ausgleichstage ihnen zustehen oder wie der Stand bei Reisekostenabrechnungen ist.

+ Stärkung der Eigenverantwortung von Mitarbeitern

Gleichzeitig¬† geht ein Verantwortungszuwachs auf Mitarbeiterseite einher: Sie k√∂nnen nicht nur ihre Daten einsehen, sondern sie selbst sorgen schlie√ülich auch f√ľr Aktualit√§t und Richtigkeit dieser Daten. Bei den Mitarbeitern kommt dieses Mehr an Eigenverantwortung ‚Äď was auch ein Mehr an Flexibilit√§t und Freiheit bedeutet ‚Äď offenbar gut an. Laut einer Umfrage von HRworks, das Unternehmen bietet selbst ESS-L√∂sungen an, sprechen 57 Prozent der Personalleiter von einer durchg√§ngig hohen und der Rest von einer √ľberwiegend positiven Akzeptanz auf der Mitarbeiterseite. Lediglich in 13 Prozent der Unternehmen gibt es eine nennenswerte Zahl an Benutzern, die sich mit den ESS-L√∂sungen nicht gut anfreunden k√∂nnen.

+ Zeitersparnis f√ľr Angestellte und Personaler

Genau wie im Kundenbereich bieten Self-Service-Systeme in der Personalverwaltung eine sp√ľrbare Arbeitsentlastung. Dies spart Unternehmen in erster Linie wertvolle Zeit. Nehmen wir als Beispiel: Ein Mitarbeiter m√∂chte einen herk√∂mmlichen Urlaubsantrag stellen. Daf√ľr l√§dt er das entsprechende Formular herunter, druckt es aus und f√ľllt es schriftlich aus. Er √ľbergibt den Antrag seinem direkten Vorgesetzten, wobei er sich zuvor noch eine Kopie macht und diese ablegt. Der Vorgesetzte hat eventuell R√ľckfragen, danach √ľbergibt er den Antrag dem Abteilungsleiter, usw. Je nachdem wie viele Hierarchieebenen bestehen, kann es also Stunden, Tage oder auch Wochen dauern, bis der Antrag bei der zust√§ndigen Personalabteilung eingeht. Falls diese R√ľckfragen hat bzw. den Antrag wegen fehlender Informationen ablehnt, beginnt das ganze von vorne. Mit einem ESS w√ľrden die Arbeits- und Kommunikationswege deutlich verk√ľrzt: Der Mitarbeiter tr√§gt seinen Urlaubswunsch in das fertige digitale Formular ein. Unmittelbar erhalten alle beteiligten Personen Zugriff auf den Antrag, k√∂nnen R√ľckfragen stellen, √Ąnderungen vornehmen oder ihn direkt genehmigen.

+ Geldersparnis f√ľr Unternehmen

Bleiben wir bei unserem Beispiel. Angenommen, jeder Mitarbeiter eines Unternehmens stellt pro Jahr etwa zehn solcher Antr√§ge auf Urlaub, Dienstreise oder Ausgleich auf herk√∂mmlichem Wege. Nehmen wir weiter an, die komplette Bearbeitung dieser Antr√§ge dauert im g√ľnstigsten Fall insgesamt eine Stunde. Bei einem mittleren Stundensatz von 25 Euro/Stunde in der Personalabteilung eines Unternehmens mit 500 Mitarbeitern belaufen sich also alleine die Kosten f√ľr die Bearbeitung dieser Antr√§ge auf sage und schreibe 125.000 Euro (!) im Jahr.¬† Anhand dieses relativ simplen Vorgangs wird bereits das erhebliche Potential f√ľr Zeitersparnis auf beiden Seiten und die damit verbundene Einsparung von Kosten f√ľr Unternehmen deutlich. Tagt√§glich wandern schlie√ülich in mittleren und gr√∂√üeren Unternehmen Dutzende solcher administrativen Dokumente √ľber die Schreibtische mehrerer Verantwortlicher, und oftmals sind sie aufw√§ndiger als ein simpler Urlaubsantrag. Der Einsatz eines ESS k√∂nnte also diese Ausgaben eines Unternehmens auf ein Minimum senken.

Nachteile des Employee Self Service

‚Äď Sicherheit und Service m√ľssen garantiert sein

Mit den genannten Vorteilen gehen jedoch auch einige Herausforderungen und Schwierigkeiten einher. Ein wichtiger Aspekt ist die Datensicherheit. Die Sicherheitsbedingungen eines ESS-Systems m√ľssen h√∂chsten Anspr√ľchen gen√ľgen, da es sich etwa bei den digitalen Personalakte oder gar Lohnkonten um sensible, unbedingt sch√ľtzenswerte Daten handelt. Die Zugriffsberechtigungen m√ľssen also zuverl√§ssig greifen und nach den individuellen betrieblichen Erfordernissen vergeben werden. Gleichzeitig muss die Erreichbarkeit und Nutzerfreundlichkeit des Systems garantiert sein. Nicht jeder Angestellte verf√ľgt √ľber einen eigenen PC-Arbeitsplatz oder st√§ndigen Internetzugang (z.B. im Industriebereich), deshalb kann unter Umst√§nden die Installation von Terminals an zentralen Stellen im Betrieb notwendig sein ‚Äď was die Anschaffungs- und Installationskosten deutlich in die H√∂he treibt. Au√üerdem werden zwangsl√§ufig Kosten f√ľr Trainingsma√ünahmen anfallen, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen ESS-System zu schulen und in die Datenselbstverwaltung einzuweisen ‚Äď nur so l√§sst sich letztlich ihr Vertrauen in die Sicherheit und Zuverl√§ssigkeit der Umstellung gewinnen.

‚Äď Rentiert sich erst ab bestimmter Unternehmensgr√∂√üe

Sie merken also schon: der finanzielle Aufwand h√∂rt nicht bei der Anschaffung eines ESS-Systems auf, sondern zieht Schulungs- und Trainingsma√ünahmen, Sicherheitspr√ľfungen sowie auch technische Anpassungen und st√§ndige Updates nach sich. Nicht immer sind diese Kosten bei den Anbietern von ESS-L√∂sungen im Preis enthalten. Aufgrund dieses doch sehr gro√üen finanziellen und zeitlichen Aufwandes will die Einf√ľhrung und Implementierung eines ESS wohl √ľberlegt sein. Studien zufolge rentiert sich ein ESS-System branchenunabh√§ngig erst ab Unternehmensgr√∂√üen von etwa 500 bis 1.000 Mitarbeitern. F√ľr kleinere und mittelst√§ndische Unternehmen kann eine Software-as-a-Service-L√∂sung eine kosteng√ľnstige und profitable Alternative sein. Hierbei ist das Investitionsrisiko deutlich geringer und das System l√§sst sich leichter implementieren. Allerdings ist man dann auch abh√§ngiger vom Servicebetreiber und muss unter Umst√§nden eine geringere Daten√ľbertragungsgeschwindigkeit und -sicherheit in Kauf nehmen.

Foto: flickr/jim

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