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Die elektronische Personalakte in der Praxis

Die elektronische Personalakte in der Praxis

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Papier war frĂŒher, heute werden Mitarbeiterdaten vor allem elektronisch verwaltet. In unserem Glossar haben wir bereits theoretisch beschrieben, was die digitale Personalakte auszeichnet, wie sie aufgebaut ist und was es an rechtlichen HĂŒrden zu beachten gibt. Nun wollen wir die Akte einmal dem Praxistest unterziehen: Wie arbeitet es sich mit der elektronischen Personalverwaltung?

Eine passende Software ist die Grundlage fĂŒr die digitale Personalakte

Bevor es losgehen kann, bedarf es einer professionellen Softwarelösung zur Personaldatenverwaltung. GrundsĂ€tzlich stehen Unternehmen zwei Modelle zur VerfĂŒgung: Entweder kann eine entsprechende Managementsoftware gemietet, oder einmalig fĂŒr einen etwas höheren Preis gekauft werden. Manche Anbieter bieten auch beide Modelle an. Je nach UnternehmensgrĂ¶ĂŸe können beim Kauf rasch einige Tausend Euro plus Servicepauschale anfallen.

Vor der Anschaffung sollten sich Unternehmen auch ĂŒber die FunktionalitĂ€t der Software ausgiebig informieren. Bei der elektronischen Verwaltung von Personaldaten mĂŒssen nĂ€mlich auch bestimmte rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden, insbesondere zum Datenschutz (ausfĂŒhrlich dazu der Glossarbeitrag „Digitale Personalakte“). Außerdem erfordert der korrekte Umgang ein Bewusstsein fĂŒr Datenschutz bei den involvierten Mitarbeitern. Je nachdem wie groß Ihr Unternehmen ist, könnte auch die Ernennung bzw. Einstellung eines eigenen Datenschutzbeauftragten sinnvoll sein.

Bestehende Papierdokumente mĂŒssen erst digitalisiert werden

SĂ€mtliche Personalunterlagen – angefangen von Bewerbungsunterlagen bis zum Arbeitszeugnis – werden kĂŒnftig in der Software digital abgelegt und fĂŒr den elektronischen Gebrauch optimiert. Einziger Haken: Die bestehenden Papierdokumente  mĂŒssen natĂŒrlich erst noch digitalisiert und in das neue System eingepflegt werden. Dazu gehört etwa, Dokumente mittels einer Texterkennung durchsuchbar zu machen, Fotos mit Schlagworten zu versehen und vieles mehr.

Ob man diese Aufgabe intern im Unternehmen von der Personalabteilung erledigen lĂ€sst, oder einen externen Dienstleister engagiert, ist eine Preis- bzw. Zeitfrage. Je nach KapazitĂ€t der Mitarbeiter, Umfang der Dokumente und GrĂ¶ĂŸe des Unternehmens kann die Digitalisierung in Eigenregie mehrere Wochen bis Monate in Anspruch nehmen. Dienstleister ĂŒbernehmen diese Arbeit entweder im Haus oder außerhalb und können hier eine Zeitersparnis bringen.

Die elektronische Personalakte: Schneller, einfacher und platzsparender

Ist dies geschafft, steht der Anwendung nichts mehr im Wege. Da eine elektronische Personalakte vom Prinzip her kaum anders funktioniert als die klassische Papier-Personalakte, sollte die strukturelle Umstellung fĂŒr die Personalmitarbeiter nicht allzu schwer fallen. Im Gegenteil: Schon bald werden sowohl Personaler als auch Angestellt die VorzĂŒge eine elektronischen Verwaltung zu schĂ€tzen wissen.

Durch die Automatisierung von ArbeitsablĂ€ufen wird sowohl die Erstellung als auch die Verwaltung von Personalakten vereinfacht und beschleunigt. Das spart den Personalern Zeit – und dem Unternehmen so langfristig Geld. Ein weiteres Plus ist der Platzgewinn: FĂŒllten Papierakten ganze AktenschrĂ€nke, lassen sich nun sĂ€mtliche Personaldokumente nun in digitaler Form zentral, platzsparend aufbewahren und verwalten. LĂ€stiges Suchen und (Nicht-)Wiederfinden von Akten gehört ebenfalls der Vergangenheit an.

Im Gegensatz zur Verwaltung in Papierform erlaubt die elektronische Akte obendrein einen dezentralen Zugriff: Alle berechtigten Personen können orts- und zeitunabhĂ€ngig Zugriff auf die Personalakten erhalten. Das hat auch fĂŒr die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Vorteil, dass sie selbst direkten und selbststĂ€ndigen Einblick in ihre Akte nehmen können, etwa mit entsprechenden Nutzerprofilen ĂŒber eine Webapplikation – sofern Sie auch diese Funktion bei der Anschaffung der Software bedacht haben.

Foto: flickr/Isaac Bowen

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