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Definition Personalakte

Trotz seiner zentralen Bedeutung für Arbeitgeber und -nehmer sucht man nach einer gesetzlichen Definition des Begriffs Personalakte vergeblich. Lediglich im Bundesbeamtengesetz ist exakt geregelt, was darunter zu vestehen ist. Dort heißt es:

„Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden.“

Angelehnt an diese Definition findet sich in vielen Wirtschafts- und Rechtslexika eine ähnliche Beschreibung für den Begriff Personalakte in der freien Wirtschaft. Demnach enthält die Personalakte eine Sammlung von Daten oder Vorgängen, die sich auf einen einzelnen Arbeitnehmer beziehen und Angaben über seine Person und zum Arbeitsverhältnis im Betrieb enthält. Sie soll spiegelbildlich ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über den dienstlichen Werdegang des Mitarbeiters geben.

Man darf sich die Personalakte heutzutage nicht mehr als verstaubten Ordner im Aktenschrank der Personalabteilung vorstellen. Die meisten Unternehmen haben sich von der Personalakte in Papierform verabschiedet und erstellen mittlerweile elektronische Personalakten. Das ist rechtlich bedenkenlos, die Form der Personalakte ist nicht vorgeschrieben. Jedoch spielt bei digitalen Personalakten der Datenschutz eine besondere Rolle, auf den im Folgenden noch genauer eingegangen wird.

Was gehört (nicht) in die Personalakte?

Genauso wie die Form ist auch der Inhalt der Personalakte (ausgenommen für Beamte) nicht gesetzlich vorgeschrieben. Der Arbeitgeber bestimmt selbst, welche Dokumente und Einträge in die Akte aufgenommen werden. Wichtig ist jedoch, dass nur Daten aufgenommen werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Das fängt in der Regel mit Bewerbungsunterlagen und dem Arbeitsvertrag an – er ist schließlich die Grundlage für das Arbeitsverhältnis. Auch Abmahnungen werden in die Akte aufgenommen, jedoch nur für einen bestimmten Zeitraum. In der Regel werden diese nach zwei Jahren wieder entfernt.
Weitere zulässige Inhalte können sein:

Schriftwechsel zwischen dem Arbeitgeber und -nehmer (auch elektronisch)
Ergebnisse von Auswahlprüfungen
Angaben zur Sozialversicherung, etwa zur Krankenkasse, und Steuerunterlagen
Personalfragebögen
Leistungsbeurteilungen und (Arbeits-)Zeugnisse, auch über Fortbildungsmaßnahmen
Berichte über Werksunfälle
Krankheitsbescheide sowie Aufzeichnungen des Betriebsarztes, jedoch nur, der Arbeitgeber einen Unterrichtsanspruch hat (!)
Urlaubsanträge und -bewilligungen
Angaben über Darlehen und Lohnpfändungen
Vermerk über Mitgliedschaft im Betriebsrat
Kündigungsschreiben sowie Arbeitszeugnis

Unzulässig sind hingegen Informationen über private Gepflogenheiten der Arbeitnehmer. Eine Kopie des Social-Media-Profils der Mitarbeiter gehört dementsprechend nicht in die Personalakte. Auch ärztliche Unterlagen, zu denen der Arbeitgeber keinen Zugang hat, sind ebenso tabu wie Listen über Krankentage. Auch graphologische oder psychologische Gutachten dürfen nicht (ohne explizite Einwilligung des Mitarbeiters) Gegenstand der Akte sein. Generell ist die Führung von „Geheimakten“ oder „Schwarzakten“ ohne Kenntnis der Mitarbeiter verboten.

Rechte und Pflichten des Arbeitgebers in Bezug auf die Personalakte

Pflicht zur Führung einer Personalakte

Im Arbeitsrecht ist geregelt, welche Rechte und Pflichten mit der Erstellung und Aufbewahrung einer Personalakte einhergehen – sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Zunächst einmal sei gesagt, dass keine Pflicht zur Führung einer Personalakte besteht. In aller Regel werden Unternehmen jedoch eine Akte über ihre Mitarbeiter anlegen, da es im beidseitigem Interesse liegt.

Aufbewahrung der Personalakte und Datenschutzvorkehrungen

Im Rahmen seiner Fürsorgepflicht hat der Arbeitgeber Personalakten sorgfältig aufzubewahren. Der Kreis der involvierten Mitarbeiter ist möglichst klein zu halten. In aller Regel sind nur der Arbeitgeber selbst sowie befugte Personaler berechtigt, Personalakten zu führen und zu verwalten. Generell ist der Inhalt der Akte vertraulich zu behandeln, die Weitergabe an Dritte Personen ist verboten. Dies macht insbesondere bei elektronischen Akten besondere Vorkehrungen zum Datenschutz notwendig. Das Bundesdatenschutzgesetz regelt die Datenerhebung, – verarbeitung und -nutzung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses.

Die Vorschriften des Gesetzes stellen an Unternehmen – im Gegensatz zur klassischen Papierakte – besondere Anforderungen. Dazu zählt etwa, dass der Arbeitgeber die explizite Einwilligung des Mitarbeiters zur Erhebung, Übermittlung und Speicherung seiner Daten vorliegen muss. Dies kann auch in Form einer Betriebsvereinbarung geschehen, die in Abstimmung mit dem Betriebsrat die Einführung einer elektronischen Betriebsakte für alle Mitarbeiter vorsieht.

Sobald personenbezogene Daten von mindestens zehn Mitarbeitern automatisiert oder von mindestens 20 Mitarbeitern in sonstiger Form verarbeitet werden, müssen Unternehmen laut Datenschutzgesetz zusätzlich einen Datenschutzbeauftragten bereitstellen. Dies ist vor allem bei mittleren bis großen Unternehmen relevant.

Ansprüche des Arbeitnehmers in Bezug auf Personalakten

Der Arbeitnehmer hat laut dem Betriebsverfassungsgesetz das Recht, jederzeit und ohne besonderen Grund vollständige Einsicht in seine Personalakte zu nehmen. Mitarbeiter sollten von diesem Recht in regelmäßigen Abständen Gebrauch machen, da Unternehmen nicht verpflichtet sind, ihre Angestellten mitzuteilen, wenn sie der Personalakte etwas hinzufügen. Um spätere Konflikten vorzubeugen, kann es also nicht schaden, hin und wieder die eigene Akte durchzublättern.

Mitarbeiter dürfen sich dabei Notizen machen, ggf. Kopien einzelner Bestandteile anfertigen und auch ein Betriebratsmitglied hinzuziehen. Ein rechtlicher Anspruch, dass dem Arbeitnehmer die Personalakte für einen Zeitraum überlassen wird, besteht hingegen nicht. Auch nach Ende des Arbeitsverhältnisses bleibt das Recht auf Einsichtnahme übrigens bestehen, wie das Bundesarbeitsgericht zuletzt entschied.

Weiterhin hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, auch zum Inhalt seiner Personalakte Stellung zu nehmen. Er kann Erklärungen oder (schriftliche) Gegendarstellungen verfassen, die an der entsprechenden Stelle in die Personalakte beigefügt werden müssen. Darüber hinaus kann er die Entfernung unrichtiger Angaben aus der Personalakte verlangen. Das betrifft etwa Tatsachenbehauptungen, welche die Karriere des Angestellten behindern. Kommt der Arbeitgeber dem nicht oder unzureichend nach, können Mitarbeiter ihren Anspruch auf Änderung oder Löschung auch vor Gericht geltend machen.