Onboarding Software

Die Willkommensseite ist der zentrale Einstiegspunkt für neue Mitarbeiter in der Onboarding Solution. Bereits vor dem ersten Arbeitstag erhält der neue Kollege einen ersten Eindruck vom Unternehmen. Ab dem Startdatum stehen hier alle relevanten Aufgaben, Informationen und Werkzeuge zur Verfügung – übersichtlich, sicher und im Look & Feel der Arbeitgebermarke. Die Willkommensseite verbindet Orientierung, Motivation und Effizienz in einer einzigen Oberfläche.

Bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnt der Onboarding-Prozess mit Preboarding-Aufgaben. Der neue Mitarbeiter wird per privater E-Mail eingeladen und erhält erste Aufgaben wie die Auswahl eines Laptops oder das Ausfüllen eines Personalfragebogens. Sensible Inhalte sind durch ein Einmalpasswort (OTP) geschützt.
Auch interne Beteiligte wie Manager, Buddies oder ganze Abteilungen können Aufgaben übernehmen – damit organisatorisch alles bereit ist, bevor der erste Tag beginnt.

Ab dem ersten Arbeitstag erfolgt der Zugang zur Onboarding Solution über einen vollwertigen Login – das ermöglicht einen sicheren Zugriff auf alle offenen Aufgaben und wichtigen Informationen. Auch in dieser Phase können weitere Personen oder Abteilungen eingebunden werden. So wird ein strukturierter Start und eine effiziente Einarbeitung im Unternehmen sichergestellt.

Auch der Austritt aus dem Unternehmen lässt sich mit der Onboarding Solution strukturiert begleiten. Durch definierte Offboarding-Flows werden automatisch Aufgaben ausgelöst – etwa das Sperren von IT-Zugängen oder die Rückgabe von Geräten. So behalten alle Beteiligten den Überblick und stellen einen reibungslosen und sicheren Übergang sicher.

In der Onboarding Solution lassen sich Aufgaben als wiederverwendbare Vorlagen anlegen – nicht nur für neue Mitarbeiter, sondern auch für interne Rollen wie Manager, Buddy oder IT. Jede Vorlage kann flexibel gestaltet werden und enthält bei Bedarf Felder für Freitexteingaben, einfache oder mehrfache Auswahloptionen, E-Mail-Adressen oder das Hochladen von Dokumenten. So lassen sich Informationen strukturiert erfassen und rollenbezogene Inhalte präzise abbilden – als Grundlage für konsistente Abläufe im gesamten Onboarding-Prozess.

Flowvorlagen bestehen aus mehreren Aufgabenvorlagen, die verschiedenen Rollen entlang des gesamten Onboarding-Prozesses zugewiesen werden – vor, während und nach dem ersten Arbeitstag. Sie sind wiederverwendbar und helfen, standardisierte Abläufe effizient umzusetzen. Beim Start eines Flows werden alle Aufgaben automatisch an die vorgesehenen Personen oder Gruppen verteilt.

Alle Prozesse in der Onboarding Solution werden konsequent durch E-Mail-Benachrichtigungen begleitet. Verantwortliche erhalten automatische Hinweise auf neue Aufgaben sowie regelmäßige Zusammenfassungen mit überfälligen und anstehenden To-dos. So bleibt der Überblick jederzeit gewahrt – auch ohne tägliches Einloggen.

Für jede Aufgabe kann individuell festgelegt werden, ob nach ihrer Erledigung automatisch eine Benachrichtigung versendet wird – etwa an Manager, Buddy oder definierte Gruppen. So bleiben alle relevanten Personen stets informiert, ohne manuell nachfassen zu müssen.

HR, Vorgesetzte und Administratoren können den Fortschritt aktiver Onboarding-Flows jederzeit einsehen. Offene, erledigte und überfällige Aufgaben sind übersichtlich dargestellt. Umfangreiche Filter- und Suchfunktionen ermöglichen es, gezielt nach einzelnen Mitarbeitern, Unternehmen, Tags oder Status zu filtern – für maximale Transparenz und schnelle Orientierung im gesamten Prozess.

In der Onboarding Solution können Aufgaben auch nach dem Start eines Flows flexibel ergänzt oder entfernt werden. So lassen sich Prozesse jederzeit an neue Anforderungen oder individuelle Situationen anpassen – ohne den Ablauf zu unterbrechen oder neu aufzusetzen.

Mitarbeiter können im Fall von Urlaub oder Abwesenheit selbst eine Vertretung festlegen, die ihre Aufgaben im gewählten Zeitraum übernimmt. Alternativ können auch Admins oder HR-Verantwortliche eine Vertretung bestimmen. Die Vertretung wird automatisch benachrichtigt, die Abwesenheit kann jederzeit angepasst oder beendet werden. Der abwesende Mitarbeiter bleibt bei Bedarf weiterhin handlungsfähig.

Die Onboarding Solution ist in vier Sprachversionen verfügbar: Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch. Auch Aufgabeninhalte und automatische Benachrichtigungen werden entsprechend der gewählten Sprache angezeigt – für ein konsistentes Nutzungserlebnis in internationalen Teams.

Das Onboarding kann direkt aus dem softgarden Bewerbermanagementsystem gestartet werden. Alle relevanten Bewerberdaten werden automatisch in die Onboarding Solution übernommen – für einen nahtlosen Übergang vom Recruiting zum Onboarding.

Die Onboarding Solution ist vollständig webbasiert und auf allen internetfähigen Geräten nutzbar – ob Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone. Ein Webbrowser und eine Internetverbindung genügen für den Zugriff, ganz ohne Installation.

Für jeden Flow kann eine vollständige Übersicht exportiert werden. Der Export umfasst eine Excel-Datei mit allen Aufgabenstatus und eingegebenen Antworten. Zusätzlich werden hochgeladene Dateien der Mitarbeiter in einem separaten Ordner abgelegt. Der gesamte Export wird als passwortgeschützte ZIP-Datei bereitgestellt und lässt sich sicher archivieren oder weiterverarbeiten. Eine Schnittstelle zur automatisierten Datenübergabe in externe Systeme ist langfristig geplant.

Die Onboarding Solution unterstützt die Abbildung mehrerer Unternehmenseinheiten innerhalb eines Systems. Jeder Mandant verfügt über eigene Flows, Aufgaben, Benutzer und Einstellungen – Prozesse und Daten bleiben klar voneinander getrennt. Bei Bedarf lassen sich Inhalte wie Flows oder Aufgaben zwischen Mandanten kopieren oder vererben, um zentrale Standards flexibel weiterzugeben.

Das User Management der Onboarding Solution ist vollständig mit der zentralen Benutzerverwaltung von softgarden verbunden. Neue Nutzer können entweder automatisch aus dem Bewerbungsprozess übernommen oder manuell hinzugefügt werden – beispielsweise, wenn Mitarbeiter nicht über das Bewerbermanagement integriert wurden. Das System ermöglicht die Pflege von Rollen, E-Mail-Adressen (privat und geschäftlich) sowie die Zuordnung zu Unternehmen oder Mandanten – für eine konsistente und flexible Verwaltung aller Beteiligten.