Recruiting-KPIs: Die 12 wichtigsten Kennzahlen

Henry Ford hat einmal gesagt, „fünfzig Prozent der Werbung ist ‘rausgeworfenes Geld, ich weiß nur nicht, welche“. Wissen Sie, wie sich Ihr Personalmarketing hier schlägt?
Wir erklären Ihnen, auf welche Kennzahlen es im Recruiting ankommt und wie Sie sie erheben. So können Sie Ihre Recruitingprozesse optimieren.

Was sind Recruiting-KPIs?

Die beste Recruitingstrategie nützt nichts ohne eine gute Erfolgskontrolle.

An dieser Stelle kommen die sogenannten Recruiting-KPIs ins Spiel: Richtig eingesetzt sind diese Key Performance Indicators oder Recruiting-Kennzahlen ein wirkungsvolles Werkzeug, um die Abläufe rund um die Personalbeschaffung zunächst messen und dann bewerten zu können.

In vielen Fällen lässt sich mit ein paar Klicks identifizieren, an welcher Stelle im Recruiting Verbesserungsbedarf besteht.

Wie verbreitet ist die Nutzung von Recruiting Analytics?

Obwohl fast alle Unternehmen wissen, wie wichtig ein effektives Benchmarking im Recruiting ist, nutzen nur wenige Arbeitgeber die Möglichkeiten eines ausgefeilten Recruiting Analytics in der Praxis.

Laut einer VONQ-Studie aus dem Jahr 2019 haben 61 Prozent der befragten Recruiter Schwierigkeiten, passende Bewerber für offene Stellen zu finden.

Aus diesem Grund schätzen 47 Prozent der Befragten Recruiting Analytics, also datenbasierte Einblicke in den Bewerbungsprozess, als immer wichtiger ein.

Allerdings würden lediglich 7 Prozent aller Recruiter ihr Unternehmen in diesem Zusammenhang als gut aufgestellt bezeichnen.

Warum sollten Sie Recruiting-Kennzahlen erheben?

Doch was lässt sich über die Erhebung der richtigen Kennzahlen im Recruiting konkret bewerten?

Ein Beispiel aus der Praxis: Social Media, die eigene Karriereseite und Jobbörsen – im Personalmarketing werden viele verschiedene Kanäle eingesetzt, um potenzielle Kandidaten zu erreichen.

Doch wie performt der einzelne Kanal?

Bei dieser Frage tappen Recruiter oft im Dunkeln.

Best Practice: Ermittlung des besten Recruiting-Kanals

Also können sie nicht genau beurteilen, welcher Kanal notwendig ist oder welcher Kanal abgeschaltet werden könnte.

Das kostet im Zweifel unnötig viel Geld, das an anderer Stelle besser investiert wäre.

Moderne Online-Tracking-Technologien bringen Licht ins Dunkel:

• Sie identifizieren die Kanäle, in denen der Erstkontakt Ihres Unternehmens mit dem Bewerber erfolgt ist.
• Sie werten die bestbesuchten Kanäle aus und die, die eher selten genutzt werden.
• Sie finden die Kanäle, die zwar viele Bewerber, aber keine Einstellung gebracht haben.
• Sie ermitteln die Kanäle, die Ihrem Unternehmen neue Teammitglieder gebracht haben.

Zeit und Kosten sparen im Bewerbungsprozess

Je nachdem, was Sie herausfinden möchten, können Sie bei der Messung von Recruiting-KPIs unterschiedliche Schwerpunkte setzen.

Steht etwa der Bewerbungsprozess als solcher im Fokus, empfehlen sich klassische Recruiting-KPIs wie die Time-to-Hire, die Time-to-Fill oder die Cost-per-Hire.

Diese Kennzahlen beantworten die Frage, wie viel Zeit von der Personalbedarfsmeldung bis zur Besetzung einer Stelle vergeht und wie viele Kosten pro Stellenbesetzung für das Unternehmen durchschnittlich anfallen.

Außerdem lassen sich mithilfe geeigneter KPIs Prozesse etablieren, um die Zielgruppe besser kennenzulernen:

• Wie viele männliche und weibliche Kandidaten haben sich beworben?
• Wie zufrieden sind die Bewerber mit dem Rekrutierungsvorgang?
• Wie gut spiegelt das Bewerbungsverfahren den späteren Arbeitsplatz wider?

All diese Zahlen, Daten und Fakten können auf unterschiedliche Weise miteinander kombiniert werden, um einen facettenreichen Gesamteindruck zu erhalten.

Welche Recruiting-Kennzahlen gibt es?

Einige der gängigsten KPIs haben wir Ihnen nachfolgend aufgelistet.

Darunter finden Sie eine detaillierte Erklärung zur jeweiligen Bedeutung.

Außerdem erklären wir Ihnen, welche Schlüsse Sie aus den Kennzahlen ziehen können.

Top-Recruiting-KPIs	Definition der Recruiting-Kennzahl
Time-to-Interview	Die Zeitspanne von der Ausschreibung einer offenen Position bis zum ersten Kennenlerngespräch
Time-to-Hire / Time-to-Fill	Die Zeit, die von der Stellenausschreibung bis zur endgültigen Besetzung der Stelle vergeht
Cost-per-Hire	Kosten, die für eine Stellenbesetzung anfallen
Absagequote	Der Anteil der Bewerbungen, denen sofort abgesagt wird (z. B. wegen fehlender Mindesteigenschaften)
Channel-Effectiveness	Welcher Recruiting-Kanal funktioniert am besten?
Quality-of-Hire	Wie gut passen neue Talente zur Stelle?
Candidate-Satisfaction	Zufriedenheit der Kandidaten mit dem Bewerbungsprozess
Frühfluktuation	Wie viele Talente verlassen das Unternehmen schon in der Onboardingphase wieder?
Cost-of-Vacancy	Was kostet eine unbesetzte Stelle?
Offer-Rate	Verhältnis der ausgesprochenen Jobangebote im Verhältnis zur Anzahl der in Frage kommenden Kandidaten
Offer-Acceptance-Rate	Wie hoch ist der prozentuale Anteil der Kandidaten, die eine Stelle annehmen?
Hiring-Manager-Satisfaction	Wie zufrieden sind Recruiter mit dem Recruiting-Prozess?

Was bedeutet welche Recruiting-KPI?

Time-to-Interview

Die Time-to-Interview bezeichnet die Zeitspanne von der Ausschreibung einer offenen Position bis zum Kennenlerngespräch.

Diese Kennzahl hängt direkt mit der Geschwindigkeit Ihrer Bewerbungsprozesse zusammen.

Sie kann deshalb auch als Indikator für Ihre Candidate Experience herangezogen werden.

Eine schnelle Einladung zum Bewerbungsgespräch erzeugt nicht nur einen positiven Eindrucken, sondern beschleunigt auch den weiteren Bewerbungsprozess und gibt Ihnen im Endeffekt schnelleren Zugang zu den besten Kandidaten.

Laut softgarden-Bewerbungsreport von 2019 erwarten 56,7 Prozent der Bewerber eine verbindliche Rückmeldung, also eine Einladung oder Absage, innerhalb von maximal zwei Wochen. Nur ein Viertel der befragten Unternehmen wurden dieser Anforderung gerecht.

Übrigens: Ein Knackpunkt beim Ansetzen von Bewerbungsgesprächen ist die Vorauswahl der Kandidaten.

Hier müssen sich oft Personalabteilung und Fachbereiche miteinander abstimmen.

Abhilfe schafft dabei moderne Bewerbermanagement-Software, die diesen Prozess durch Automatisierungen beschleunigt.

Nutzer der Bewerbermanagement-Software von softgarden beschleunigen ihre Time-to-Interview um bis zu 60 Prozent.

Time-to-Hire / Time-to-Fill

Die Time-to-Hire, beziehungsweise die Time-to-Fill werden häufig synonym verwendet. Darunter ist die Zeit zu verstehen, die von der Stellenausschreibung bis zur endgültigen Besetzung der Stelle vergeht. Eine lange Time-to-Hire deutet auf lange Bewerbungsprozesse hin. Das kann viele Gründe haben.

Schauen Sie mit der Kandidatenbrille auf Ihren Bewerbungsprozess.

• Sind Ihre Stellenanzeigen aussagekräftig und attraktiv?
• Wurden die Stellenanzeigen auf den richtigen Kanälen ausgespielt?
• Wie einfach ist es, sich bei Ihnen zu bewerben (angefangen beim Formular)?
• Wie viele Bewerber und Bewerberinnen schaffen es in die engere Auswahl?
• Erhalten Sie insgesamt genug Bewerbungen?

Antworten auf diese Fragen erhalten Sie, indem Sie die Time-to-Hire mit Recruiting-Kennzahlen wie der Channel Effectiveness, der Quality-of-Hire oder der Candidate Satisfaction in Beziehung setzen.

Ein Blick auf die Anzahl der Aufrufe Ihrer Stellenanzeigen ist hier auch hilfreich.

Absagequote

Die Absagequote bezeichnet den Anteil an Bewerbungen, die Sie direkt nach dem Eingang aussortieren. Das macht Sinn, wenn die jeweiligen Bewerberinnen und Bewerber bestimmte Mindestvoraussetzungen nicht erfüllen, die Sie im Vorfeld festgelegt haben.

Die Absagequote ist insofern interessant, als dass sie Ihnen Aufschluss darüber gibt, ob Sie mit Ihrer Ausschreibung überhaupt die richtigen Personen erreichen. Sie ist eine Schlüsselkennzahl für die richtige Bewertung der Effektivität einer Stellenanzeige.

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten zwar 100 Bewerbungen auf Ihre Anzeige, müssen davon jedoch 90 Prozent, also 90 Bewerbungen, direkt ausschließen, weil ein Ausschlusskriterium nicht erfüllt wurde. Natürlich sinkt so auch die Chance der passenden Besetzung Ihrer Position – auch wenn 100 eingegangene Bewerbungen erstmal vielversprechend aussehen.

Nun können Sie an die Fehlersuche gehen: Benutzen Sie den richtigen Kanal? Enthält Ihre Stellenanzeige alle wichtigen Informationen? Passen die Stellenanforderungen? Ein gutes E-Recruiting-System erlaubt Ihnen die Auswertung der Absagequote und der Absagegründe in einem Abwasch.

Channel Effectiveness

Mit der Recruiting Kennzahl der Channel Effectiveness, lässt sich einschätzen, welcher Recruiting-Kanal den erhofften Erfolg bringt und welcher nicht.

Das lässt sich sehr einfach über das Online-Tracking der einzelnen Kampagnen herausfinden. Hier erhalten Sie einen genauen Überblick, wie oft eine Anzeige auf bestimmten Kanälen aufgerufen wurde. Sie erfahren außerdem, ob die Anzeige von den Talenten nur angeschaut, oder ob auch der Bewerben-Button angeklickt wurde.

Falls die Diskrepanz zwischen diesen Werten sehr hoch ist, könnte es daran liegen, dass die falsche Zielgruppe erreicht wurde. So lässt sich sehr genau feststellen, welcher Kanalmix für bestimmte Stellen am besten funktioniert.

Quality-of-Hire

Die Quality-of-Hire misst die Qualität der Neueinstellungen.

Mit anderen Worten gibt diese Recruiting-KPI Aufschluss darüber, ob ein neu eingestellter Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum zum Erfolg des Unternehmens beigetragen hat. Grundlage der Berechnung der Quality-of-Hire bildet die gemessene Leistung.

Die Quality-of-Hire erlaubt es, Rückschlüsse über die Qualität des Recruitings zu hiehen. Klar: Je höher die Quality of Hire, umso passgenauer muss das Recruiting ausgefallen sein. Offensichtlich wurden genau die Talente erreicht, die es anzusprechen galt.

Im Abgleich mit anderen Recruiting-KPIs wie der Channel Effectiveness können Recruiter ermitteln, welcher Bewerber über welchen Recruiting-Kanal zum Unternehmen kam. So lassen sich Kanäle herausarbeiten, die die höchste Quality-of-Hire erbringen.

Candidate Satisfaction

Die Candidate Satisfaction oder auch Zufriedenheit der Kandidaten ist ein Maß dafür, wie ein Kandidat den Einstellungsprozess, die Candidate Experience, Ihres Unternehmens wahrnimmt.

Je besser die Candidate Satisfaction ausfällt, umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerber beim Bewerbungsprozess am Ball bleiben und nicht aus Frustration abspringen.

Außerdem machen zufriedene Kandidaten eher Werbung für ein Unternehmen als unzufriedene.

Sie teilen ihre Erfahrungen zum Beispiel in den sozialen Medien oder auf speziellen Plattformen zur Arbeitgeberbewertung.

Aber wie kommen Sie der Candidate Satisfaction auf die Spur?

Indem Sie direkt nachfragen!

Sie können nach einem Bewerbungsgespräch um Feedback bitten oder eine elektronische Umfrage unter Talenten machen und so ganz leicht herausfinden, an welchen Stellen es im Recruiting-Prozess gut läuft und wo es hakt.

Schauen Sie sich auch die Zufriedenheitswerte auf Arbeitgeberbewertungsplattformen wie kununu an – diese geben häufig erkenntnisreiche Aufschlüsse.

Frühfluktuation

Die Kennzahl der Frühfluktuation gibt an, wie viele Mitarbeiter bereits kurz nach ihrer Einstellung das Unternehmen wieder verlassen.

Und zwar noch, bevor sie vollständig eingearbeitet wurden und sich in ihr Team integriert haben.

Eine hohe Frühfluktuation kostet Unternehmen viel Geld.

Springen Mitarbeiter ab, beginnt das Recruiting von vorn – mit allen verbundenen Kosten.

Gut strukturierte Onboarding-Prozesse helfen dabei, die Frühfluktuation senken, Arbeitnehmer zu motivieren, Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden und viel Aufwand zu sparen.

Cost-per-Hire

Bei dieser Recruiting-KPI handelt es sich um die Kosten, die im Schnitt für die Besetzung eines Jobs entstehen.

Auch hieran lässt sich ablesen, wie gut das hauseigene Recruiting performt.

Je niedriger die Kosten, desto effizienter die Personalbeschaffung.

Die Cost-per-Hire berechnet sich aus der Summe der internen und externen Recruitingkosten, die durch die Anzahl der Neueinstellungen geteilt wird.

Eine Übersicht über die Recruitingkosten ist außerdem wichtig, um das benötigte Recruitingbudget abschätzen und aushandeln zu können.

Wer hier genau Buch führt, verfügt über eine gute Argumentationsgrundlage, um das nötige Kleingeld genehmigt zu bekommen.

Cost-of-Vacancy

Die Kosten für eine unbesetzte Vakanz lassen sich mit der Cost-of-Vacancy berechnen.

Die Berechnungsgrundlage bildet die Annahme, dass ein Mitarbeiter einen messbaren Anteil des Firmenumsatzes erwirtschaftet.

Dieser würde dem Unternehmen fehlen, wenn die entsprechende Stelle unbesetzt bliebe.

Die Cost-of-Vacancy lässt sich berechnen, indem das Jahresgehalt des betreffenden Mitarbeiters durch die Anzahl der Arbeitstage eines Jahres geteilt wird.

Das Gehalt pro Arbeitstag wird dann je nach wirtschaftlicher Bedeutung der Stelle mit dem Faktor 1, 2 oder 3 und danach mit der Anzahl der Tage multipliziert, die es dauert, die Position neu zu besetzen.

Angenommen, die Stelle für einen Marketing-Leiter, der ein Jahresgehalt von rund 120.000 Euro erhält, soll besetzt werden.

Diese strategische Stelle hat höchsten Einfluss auf die Umsätze des Unternehmens.

Also wird bei der Berechnung der Faktor 3 angesetzt.

Hieraus ergibt sich folgendes:

120.000 Euro :  251 AT  = 478 Euro/Tag x 3 = 1.434 Euro/Tag

Bedeutet: Der fehlende Mitarbeiter kommt einer Umsatzeinbuße von 1.434 Euro am Tag gleich.

An der Cost-of-Vacancy lässt sich erkennen, wie essentiell die Besetzung einer bestimmten Stelle für ein Unternehmen ist.

Offer-Rate

Die Offer-Rate setzt die Kandidaten für eine bestimmte Position ins Verhältnis mit der Anzahl der gemachten Jobangebote.

Offer-Acceptance-Rate

Mit der Offer-Acceptance-Rate lässt sich ermitteln, welcher prozentuale Anteil an Bewerbern im Laufe des Bewerbungsprozesses einen Job wirklich angenommen hat oder nach der Jobzusage abgesprungen ist.

Diese Recruiting-KPI verdeutlicht also, wie erfolgreich ein Unternehmen seine offenen Stellen besetzt.

Ist die Offer-Acceptance-Rate niedrig, kann das an der mangelnden Attraktivität des Recruiting-Prozesses liegen. Oder die Stelle an sich erscheint Bewerbern nicht als attraktiv genug.

Hier empfiehlt sich zum Beispiel eine nachträgliche eine Zufriedenheitsumfrage, um herauszufinden, woran es lag und die bestehenden Probleme zu beheben.

Hiring-Manager-Satisfaction

Die Hiring Manager Satisfaction gibt die Zufriedenheitsquote von Recruitern mit dem bestehenden Recruiting-Prozess an – eine Zahl, die durchaus wichtig ist.

Denn von einem effizienten Recruiting-Prozess hängt letztlich der Erfolg einer schnellen und passgenauen Stellenbesetzung ab.

Umso wichtiger ist es, dass alle Workflows passen und alles Hand in Hand geht.

Und wer könnte besser darüber Auskunft geben als der Recruiter selbst? Er kann sehr konkret sagen, wo Verbesserungsbedarf besteht. Es lohnt sich also, hier nachzuhaken.

Fazit

Letztlich muss jedes Unternehmen für sich selbst herausfinden, wie eine gute, aussagekräftige Mischung aus Recruiting-KPIs aussieht. Man kann noch so viele Daten sammeln und trotzdem keine echte Aussage zu den Kernfragestellungen gewinnen. Entscheidend ist ein ausbalanciertes Kennzahlen-System, das nicht einseitig auf hohe Geschwindigkeit oder Kostenminimierung ausgerichtet ist, sondern mehrere Aspekte kombiniert und idealerweise auch mit den strategischen Unternehmenszielen verknüpft ist.

Wussten Sie, dass eine Bewerbermanagementsoftware Ihnen bei der Erfassung von KPIs im Recruiting tatkräftig unter die Arme greift? Lassen Sie sich von unseren Experten erklären, wie softgarden Bewerbermanagement Sie dabei unterstützt, eine zuverlässige Datenbasis für Ihr Recruiting aufzubauen.