Personalkosten senken – ohne Entlassungen

Qualifizierte und motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind das Herzstück eines jeden Betriebs. Gleichzeitig machen Personalkosten die größte finanzielle Last für Arbeitgeber aus.

In Zeiten wirtschaftlicher Schwankungen und Krisen bringt sie das in ein Dilemma: Wie können wir Personalkosten senken, aber ohne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu entlassen? Tatsächlich gibt es mehr Möglichkeiten, als Sie vielleicht denken.

Die meisten Arbeitgeber denken beim Senken von Personalkosten direkt an den berühmt berüchtigten „Personalabbau“. Dabei ist dies in den allermeisten Fällen gar nicht nötig, im Gegenteil. Es gibt eine Reihe weiterer Maßnahmen, mit denen sich – in Kombination eingesetzt – die Kosten im Personalbereich auf deutlich effektivere und intelligentere Art und Weise einsparen lassen.

Maßnahme Nummer 1: Überstunden abbauen

In nahezu jedem Betrieb fallen über kurz oder lang Überstunden an. Je nach vereinbarter Vertragsgrundlage haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Anspruch auf Vergütung. Für Unternehmen bedeutet das, dass stets Rücklagen gebildet werden müssen. Daher lautet der erste Rat an Sie: Bauen Sie Überstunden ab! Nur so können die anfallenden Rückstellungen beseitigt werden. So können Sie in wirtschaftlichen Krisenzeiten beispielsweise vorübergehend anordnen, Überstunden durch einen Freizeitausgleich abzugelten. Ein längerfristiger Freizeitausgleich muss natürlich entsprechend im Arbeits- oder Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt sein.

Maßnahme Nummer 2: Freiwillige Leistungen kürzen

Viele Unternehmen bieten Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern freiwillige Leistungen wie Sozialleistungen, Essenszuschüsse, Jobtickets, Betreuungsangebote oder Weiterbildungsmöglichkeiten. Wenn die Personalkosten Überhand nehmen, kann es sinnvoll sein, an dieser Stelle gezielt mit dem Rotstift anzusetzen und zu schauen: Wie können die Kostenstrukturen in diesem Bereich schlanker gestaltet werden? Gegebenenfalls können staatliche Fördermaßnahmen in Anspruch genommen werden.

Falls nicht, sind etwa Änderungen beim Umfang der zu leistenden Maßnahmen, ein Wechsel der Weiterbildungsanbieter oder auch eine Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Kosten möglich.

Natürlich sollten Sie hierbei jedoch bedenken, dass zu tiefe Einschnitte oder die Streichung von Leistungen auf Ihr Employer Branding und damit auch auf die Mitarbeitermotivation schlagen können. Hier ist also Fingerspitzengefühl bei der Kommunikation und Umsetzung gefragt.

Maßnahme Nummer 3: Outsourcing von Aufgaben

Auch wenn die Auslagerung von internen Tätigkeiten an externe Dienstleister auf den ersten Blick aufwändiger und teurer erscheint, lohnt sich ein mittel- bis langfristiger Kosten-Nutzen-Vergleich.

Gerade Routinearbeiten oder temporäre Spezialaufgaben eignen sich besonders gut zur Auslagerung. Beispiel: Ihre Website muss technisch und redaktionell auf den neuesten Stand gebracht werden. Auch wenn eine Webagentur einmalig ein höheres Stundenhonorar verlangt als festangestellte Webmaster, lassen sich langfristig ggf. Kosten sparen, wenn Sie nur alle paar Wochen einen solchen Service benötigen.

Der Hauptvorteil von Outsourcing liegt also darin: Sie können Leistungen nach Bedarf abrufen und müssen nur das bezahlen, was Sie bestellt haben. Laufende Kosten bzw. Fixkosten für Festeinstellungen entfallen.

Maßnahme Nummer 4: Flexible Arbeitszeiten schaffen

Diese Maßnahme ist in erster Linie als Präventivmaßnahmen zu verstehen. Schon bei Abschluss von Arbeitsverträgen können Sie Regelungen treffen, die es Ihnen erlauben, Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen flexibel zu beschäftigen. Denkbar sind etwa Vereinbarungen über eine wöchentliche Mindest-/Höchstarbeitszeit. Das erlaubt Ihnen Spielraum, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb dieser Bandbreite variabel einzusetzen, so wie es etwa der gegenwärtigen Auftragslage oder Auslastung entspricht.

Alternativ oder ergänzend dazu können Sie in bestimmten Unternehmensbereichen auch auf Aushilfskräfte ohne Vollbeschäftigungsstatus setzen, mit denen Sie eine „Arbeit auf Abruf“-Regelung vereinbaren (z. B. Studenten). Das Teilzeit- und Befristungsgesetz bietet Ihnen die Möglichkeit, eine entsprechende Mindestarbeitszeit zu vereinbaren, die bei Bedarf um bis zu 25 Prozent überschritten werden kann. So lassen sich ebenfalls die Gehalts- und Sozialkosten senken. Gleichzeitig bleibt Ihnen etwas Spielraum, ohne Zusatzkosten Mehrarbeit zu verlangen.

Maßnahme Nummer 5: Kurzarbeit

Wenn Ihr Unternehmen in einer schweren Auftragskrise oder einer anderen existenziell bedrohlichen Situation steckt, kann die Einführung von Kurzarbeit das geeignete Mittel der Wahl sein. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden im Rahmen der Kurzarbeit von der Arbeit freigestellt und erhalten dadurch weniger Lohn. Der entstehende Verdienstausfall der Arbeitnehmer wird von der Bundesagentur für Arbeit in Form von Kurzarbeitergeld großteils ausgeglichen, sodass sich der wirtschaftliche Schaden in Grenzen hält.

Wichtig hierbei: Die Kurzarbeitsregelung wird nur gewährt, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, etwa tatsächlich eine schwerwiegende konjunkturelle Krise herrscht, von der Ihr Unternehmen betroffen ist (vgl. §§ 95 bis 109 Sozialgesetzbuch 3).

Außerdem dürfen Sie Kurzarbeit als Arbeitgeber nicht einseitig einführen. Das heißt, Sie müssen sich mit jedem Einzelnen in Ihrem Unternehmen einigen. Lehnt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die Kurzarbeit ab, bleibt nur der Weg über eine Änderungskündigung. Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, müssen Sie diesen natürlich ebenfalls einbeziehen (vgl. § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG).

Maßnahme Nummer 6: Änderungskündigungen (Gehaltskürzungen)

Wenn alle Stricke reißen und sämtliche Instrumente zur Personalkostensenkung ohne Erfolg ausgeschöpft sind, gibt es ein letztes Mittel, um einen Stellenabbau zu verhindern: Gehaltskürzungen. Das vertraglich vereinbarte Arbeitsentgelt können Sie – im Gegensatz zu den oben genannten freiwilligen Sozialleistungen – jedoch nur einvernehmlich mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kürzen.

Und hier ist auch schon das Problem: In den seltensten Fällen werden diese freiwillig einer vertraglichen Neuregelung zwecks Lohnkürzung zustimmen. Es muss also ein gravierender Grund vorliegen, etwa tatsächlich drohende Entlassungen oder gar die Schließung des Betriebs.