Kein Weckerklingeln um sechs Uhr früh, keine Fahrt in der überfüllten U-Bahn, kein mürrischer Chef, der auf einen im Büro wartet – dafür gemütliches Arbeiten mit Kaffee am eigenen Schreibtisch oder bei Sonnenschein auf der Dachterrasse. Home-Office ist wohl der Traum vieler Angestellten. Auch für Unternehmen bietet die Arbeitsregelung Vorteile, wenn man sie gut organisiert. Wir geben Tipps, wie Sie die perfekte Home-Office-Regelung für sich finden.

Für Freiberufler als auch für Arbeitgeber, die ihren Angestellten Heimarbeit erlauben, gilt: Eine erfolgreiche Home-Office-Regelung, der Name verrät es bereits, bedarf bestimmter Regeln. Bei Angestellten gehören einige allgemeine Regeln sogar in den Arbeitsvertrag – und zwar im Detail.

Home Office heißt mehr Freiraum, aber auch mehr Verantwortung

Dazu gehört etwa die Arbeitszeit, also die Stundenzahl. Auch stellt sich die Frage, wie die Home-Office-Zeiten geregelt werden. Wird eine generelle Home-Office-Regelung getroffen oder werden lediglich Home-Office-Tage, an denen der Mitarbeiter nicht im Büro erscheint, eingeführt? Wenn ja, sind die Home-Office-Tage flexibel oder fix? Darüber hinaus darf der Arbeitnehmer natürlich auch zuhause nicht länger als zehn Stunden pro Tag arbeiten und muss auch die gesetzlich vorgeschriebene Pause nach sechs Stunden Arbeitszeit einhalten.

Soweit der Arbeitsplatz im Home Office regelmäßig und dauerhaft genutzt wird, unterliegt er auch den Arbeitsschutzbestimmungen. So gibt es bestimmte Vorgaben hinsichtlich der Büroausstattung zu beachten, etwa eine Mindesthöhe des Schreibtischs, ein höhenverstellbarer Schreibtischstuhl, eine korrekte Ausleuchtung und vieles mehr. Auch der Bildschirm unterliegt bestimmten Anforderungen, Stichwort Bildschirmarbeitsplatzverordnung. Um sicherzustellen, dass all diese arbeitsschutzrechtlicher Bestimmungen auch eingehalten werden, darf der Arbeitgeber diese überwachen und regelmäßig überprüfen. Dazu wird ihm ein Zutrittsrecht zum Heimbüro des Angestellten gewährt.

Außerdem sollte geregelt werden, ob dem Angestellten Arbeitsmaterial oder sogar ein Büroraum vom Unternehmen gestellt wird beziehungsweise welche Kosten dem Heimarbeiter erstattet werden. Üblicherweise rüsten Unternehmen ihre Angestellten für die Arbeit im Home Office mit allen grundlegenden Arbeitsmittel aus, etwa einen Laptop, ein Handy, einen Drucker sowie Büromaterial. Auch bei der Miete, den Heizkosten und Strom trägt der Arbeitgeber einen Anteil, sofern der Arbeitnehmer ihm die Unterlagen zur Abrechnung zukommen lässt.

Verhaltensregeln für selbstständiges Arbeiten zuhause

Neben den arbeitsrechtlichen Aspekten sollten Unternehmen ihren Heimarbeitern auch Verhaltensregeln und Tipps für die Arbeit im Home Office an die Hand geben. In der Theorie klingt es so einfach: Das Büro im eigenen Zuhause. Was braucht man heute schon mehr dazu als einen Laptop und einen Internetzugang? Bereits nach ein paar Tagen wird man jedoch (über)rasch(t) feststellen, dass es einiges mehr bedarf, vor allem vorausschauender Organisation, einem Zeitmanagement, und jeder Menge Selbstdisziplin. Den eigenen Arbeitstag selbstständig zu strukturieren, ist für die meisten Menschen eben doch gar nicht so leicht, wie man denkt. Ein Leitfaden mit Verhaltensregeln für die Arbeit im Home Office kann hier hilfreich sein.

Neue Arbeitskultur mit Blick auf Home-Office

Flexible Arbeitsmodelle erfordern darüber hinaus konkrete Vereinbarungen zwischen Vorgesetzten und Angestellten. Nur wenn die Rahmenbedingungen und die Erwartungen klar kommuniziert sind, kann daraus eine neue, produktive Arbeitskultur entstehen. Gerade weil Mitarbeiter in Home Office räumlich nicht so dicht am Geschehen im Unternehmen dran sind, müssen Führungskräfte ihre Erwartungen und Aufgabenstellungen besonders unmissverständlich formulieren. Auch Feedback und Lob (Stichwort Mitarbeitermotivation) sollte bei Kollegen, die nicht anwesend sind, häufiger erfolgen. So fühlen sich die Mitarbeiter trotz der Distanz gut eingebunden.

Dazu gehört auch, dass eine neue Meetingkultur innerhalb von Teams geschaffen wird, in welche die Mitarbeiter im Home Office eingebunden werden. Für ein gemeinsames Verständnis von Aufgaben und Zielen ist ein enger Austausch notwendig, etwa über regelmäßige Videokonferenzen via Skype. Dank Cloud-gestützter Datensysteme ist auch trotz räumlicher Trennung ein gemeinsames Arbeiten an Projekten möglich. Hierbei sollten sich Arbeitgeber jedoch auch Gedanken zur Datensicherheit machen: Gibt es Daten, die vor der Einsichtnahme durch Dritte geschützt werden müssen? Häufig ist eine Verschlüsselung von Daten oder die Verwendung eines Virtual Private Networks (VPN) sinnvoll. Mit dieser technischen, organisatorischen und (arbeits-)rechtlichen Vorbereitung sollte einer gelungen Home-Office-Regelung dann nichts mehr im Wege stehen.