Absageschreiben: Wie Sie trotzdem positiv im Gedächtnis bleiben

Kein Bewerber hört gerne ein „Nein“ und auch den meisten Personalentscheidern fällt es nicht leicht, ein Absageschreiben zu verfassen. Da liegt der Griff nach dem 08/15-Standardtext á la „Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden haben“ nah, doch in den meisten Fällen tun Personaler sich und ihrem Unternehmen damit keinen Gefallen. Denn auch wenn die Entscheidung nicht zugunsten des Kandidaten ausging, können Sie bei ihm mittels einer guten Absage positiv im Gedächtnis bleiben.

Mit individuellen Absageschreiben hervorstechen

Die Mühe, die Sie in ihr Absageschreiben stecken, zahlt sich vor allem im Hinblick auf Ihr Employer Branding aus. Jobsuche und Bewerbung sind ein beliebtes Diskussionsthema unter Freunden und Bekannten. Genau hier hat jedes Unternehmen die Möglichkeit, sich im Vergleich zu der großen Mehrheit der Unternehmen positiv darzustellen. Die Wordingspezialistin Sabine Hödl von wortwelt hat 2014 100 Absageschreiben analysiert. Mit dem Ergebnis, dass lediglich 2 der 100 Unternehmen auf Floskeln und Worthülsen zugunsten einer individuellen Absage verzichteten. Oftmals investieren Unternehmen viel Geld in Personalmarketing-Maßnahmen, um ihr Arbeitgeberimage zu verbessern. Individuelle Absageschreiben, die das Arbeitgeberversprechen widerspiegeln, sollten dazugehören, zumal sie im Vergleich sehr günstig und – wie wir gesehen haben – fast konkurrenzlos sind.

Vergessen Sie nicht, dass die meisten Kandidaten sehr viel Zeit und Arbeit in ihre Bewerbungen investieren. Da gehört es schon fast zum guten Ton, dies mit etwas Mühe zu beantworten. Selbst wenn bei Ihnen bis zu 50 oder mehr Bewerbungen eingehen sollten, für eine kurze, persönliche Note im Absageschreiben sollte es doch reichen.

Tipps zur Formulierung von guten Absageschreiben

• Ob Zu- oder Absage: Lassen Sie Ihre Kandidaten nicht länger als 1 Woche warten. Feedback ist immer besser als gar kein Absageschreiben!
• Persönlicher Kontakt ist das A und O. Sollten die Zeit nicht für ein persönliches Absageschreiben reichen, könnte ein kurzes Telefonat das Problem lösen. So hat der Kandidat zudem gleich die Möglichkeit, nach Feedback zu fragen.
• Achten Sie darauf, dass Ihr Feedback objektiv und wertschätzend bleibt.
• Fairness spielt generell im gesamten Bewerbungsprozess eine große Rolle. Studien haben gezeigt, dass abgelehnte Kandidaten dem Unternehmen trotzdem positiv gestimmt blieben, solange sie von der Fairness des gesamten Prozesses überzeugt waren.
• Gleiches gilt für Ehrlichkeit. Vermeiden Sie leere, unerfüllbare Versprechen. Wenn Sie den Kandidaten tatsächlich in ihren Talent Pool aufnehmen wollen, teilen Sie ihm das unbedingt mit, aber nutzen Sie diese Möglichkeit nicht als Ausrede, um den Bewerber für den Moment ruhig zu stimmen.
• Jeder wünscht sich einen offenen und respektvollen Umgang – nicht nur am Arbeitsplatz. Beginnen Sie mit der Umsetzung bereits bei Ihren Absageschreiben.