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Was ist eine digitale Personalakte?

Das Prinzip der digitalen Personalakte funktioniert kaum anders als die klassische Papier-Personalakte – bloß ohne Papier. Personaldokumente der Mitarbeiter werden, optimalerweise automatisiert, in ein digitales Dokumentmanagementsystem eingepflegt und dort zentral verwaltet. Im Gegensatz zur Verwaltung in Papierform erlaubt die digitale Akte einen dezentralen Zugriff: Alle berechtigten Personen können orts- und zeitunabhängig Zugriff auf die Personalakten erhalten. Je nachdem können auch die Mitarbeiter selbst direkten und selbstständigen Einblick in ihre Akte nehmen, etwa mit entsprechenden Nutzerprofilen über eine Webapplikation.

Wozu eine digitale Personalakte?

Hauptzweck der digitalen Akte ist es, so den Workflow in der Personalabteilung effizienter zu gestalten. Durch die automatisierte Handhabung können die Arbeitsabläufe bei der Erstellung und Verwaltung von Personalakten vereinfacht und beschleunigt werden. Das spart dem Unternehmen langfristig Zeit und Geld. Ein nicht zu unterschätzender Nebeneffekt ist auch der räumliche Platzgewinn: Lagerten Unternehmen bislang die Papierakten in Dutzenden Aktenschränken, lassen sich nun sämtliche Personaldokumente in digitaler Form zentral speichern und verwalten. Nicht mehr benötigte Papierdokumente können ausgelagert werden.

Wie ist eine digitale Akte aufgebaut?

Inhaltlich gehören in die digitale Personalakte natürlich sämtliche Dokumente, welche Unternehmen auch in die traditionelle Personalakte aufgenommen haben. Dazu zählen im Allgemeinen alle Daten, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Das fängt mit Bewerbungsunterlagen und dem Arbeitsvertrag an und hört bei Abmahnungen, Kündigungsschreiben und Arbeitszeugnissen auf. Eine komplette Liste, was in die Personalakte gehört und was nicht, finden Sie in unserem Glossar-Beitrag „Personalakte“.

Strukturell gilt es zu unterscheiden zwischen Informationen, die bereits in digitaler Form vorliegen (etwa aus anderen IT-Systemen) und Informationen in Papierform, die zunächst noch eingescannt werden müssen. Diese Dokumente, seien es gedruckte Bewerbungsunterlagen, das Mitarbeiterfoto oder handschriftliche Vermerke werden unabhängig vom Medium digitalisiert, zentral in der digitalen Akte abgelegt und für den elektronischen Gebrauch optimiert. Dazu gehört etwa, Texte mittels einer Texterkennung durchsuchbar zu machen, Fotos mit Schlagworten zu versehen und vieles mehr. Diese Aufgabe kann intern im Unternehmen von der Personalabteilung erledigt werden, es gibt jedoch auch Dienstleister, welche die Digitalisierung im Haus oder außer Haus übernehmen. Je nach Kapazität der Mitarbeiter, Umfang der Dokumente und Grüße des Unternehmens kann dies mehrere Wochen bis Monate in Anspruch nehmen.

Was gibt es rechtlich zu beachten?

Genau wie bei der herkömmlichen Personalakte gilt es auch bei der digitalen Personalakte einige rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. In der Akte sind teils hochsensible Daten gesichert, die nicht in die Hände Dritter gelangen dürfen. Der korrekte Umgang damit erfordert ein Bewusstsein für Datenschutz bei den involvierten Mitarbeitern (vgl. Bundesdatenschutzgesetz) sowie eine Softwarelösung, die den Datenschutzanforderungen gerecht wird, etwa durch sichere Übermittlung und Verschlüsselung der Dokumente sowie unterschiedliche Nutzerrollen und Zugriffsprotokolle.

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Der Gesetzgeber hat allgemeingültige Regeln bezüglich einer ordnungsgemäßen Archivierung elektronischer Dokumente in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) festgeschrieben, welche seit 1. Januar 2015 in Kraft sind. Neben allgemeinen Anforderungen wie Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit sind darin auch Vorgaben zu einem internen Kontrollsystem, zur Datensicherheit und dem Datenzugriff sowie der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit geregelt.

Auf einen Blick: Vor- und Nachteile

Entlastung der Personalabteilung: Durch automatisierte Abläufe, eine zentrale Datenverwaltung sowie effizientere Bericht- und Recherchemethoden sparen Personalverantwortliche Zeit.
Mehr Transparenz: Mitarbeiter können schnell sowie orts- und zeitungebunden selbstständig Einblick in Dokumente ihrer Personalakte erhalten.
Einsparung beim Archivraum: Durch Wegfall bzw. die Auslagerung von Papierakten können Sachmittelkosten (Papier, Ordner, Listen …) eingespart werden.

Erhöhte Datenschutzanforderungen: Bei der digitalen Verwaltung von Personaldaten müssen bestimmte rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden, insbesondere zum Datenschutz. Hierzu ist neben der Anschaffung einer entsprechenden Softwarelösung die Einbindung von Kontrollorganen, etwa ein Datenschutzbeauftragter, notwendig.
Einmalige Einführungs-/Umstellungskosten: Die Umstellung von der Papierakte auf die digitale Personalakte ist ein arbeitsintensives Verfahren, das viel Zeit in Anspruch nimmt und entsprechende einmalige Kosten verursacht. Neben dem Kauf einer Software müssen ggf. externe Dienstleister für die Systemumstellung engagiert werden.