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Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Die Nutzung eines Bewerbermanagementsystems bietet einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Wir erkl√§ren Ihnen, welche Anforderungen ein modernes System erf√ľllen sollte, um Ihr Recruiting nach vorne zu bringen.
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Die Nutzung eines Bewerbermanagementsystems bietet einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Durch die Digitalisierung der Recruiting-Prozesse k√∂nnen Sie in Ihrer Personalgewinnung Zeit und Geld sparen, schneller neue Mitarbeiter einstellen und m√ľssen Ihr Recruiting-Team daf√ľr nicht vergr√∂√üern.

Wir erklären Ihnen, wie ein Bewerbermanagementsystem dabei hilft.

Definition Bewerbermanagementsystem

  • Ein Bewerbermanagementsystem unterst√ľtzt den Prozess der Personalbeschaffung durch Automatisierung, Vereinheitlichung und die zentrale Dokumentation eingegangener Bewerbungen
  • Durch Reporting k√∂nnen die effizientesten Bewerberkan√§le identifiziert und Kosten gespart werden
  • Bewerbermanagementsysteme k√∂nnen f√ľr Unternehmensgr√∂√üen aller Art und Branchen wertvoll sein

Hier erklären wir Ihnen, welche Funktionen Ihr System auf jeden Fall haben sollte und ob sich die Investition in eine Bewerbermanagementsoftware lohnt.

Bewerbermanagementsystem oder Applicant Tracking System?

Wenn von Bewerbermanagementsystem, Applicant Tracking Systems (ATS), Bewerberverwaltungssoftware, Bewerbermanagementsoftware oder E-Recruiting-Systemen gesprochen wird, ist das Gleiche gemeint. Diese Begriffe bezeichnen Software-L√∂sungen, die Recruiter und Personalabteilungen bei der Personalgewinnung unterst√ľtzen.

Ein passgenaues Bewerbermanagementsystem bildet den Recruiting-Prozess digital ab und unterst√ľtzt Recruiter so √ľber den gesamten Bewerbungsprozess hinweg:

Die Software erledigt Routinetätigkeiten vollautomatisch und entlastet von administrativen Aufgaben.

Sie erm√∂glicht etwa automatische Eingangsbest√§tigungen, benachrichtigt Kollegen zu eingegangenen Bewerbungen, bietet einen √ľbersichtlichen Vergleich von Bewerberdaten mit den Stellenanforderungen sowie detaillierte Auswertungsm√∂glichkeiten wichtiger Recruiting-KPIs.

Vorteile von Bewerbermanagementsystemen

Grundlegend zielen alle Funktionen darauf ab, effizientere Recruiting-Prozesse und somit die schnellere Einstellung von neuen Mitarbeitern zu erm√∂glichen, ohne das Recruiting-Team vergr√∂√üern zu m√ľssen.

Das ist ein klarer Wettbewerbsvorteil. softgarden-Kunden können ihre Time-to-Hire dank effizienterer Recruitingprozesse um bis zu 60 Prozent verringern.

Gleichzeitig bleibt so mehr Zeit f√ľr wertsch√∂pfende Arbeit im Personalwesen: etwa f√ľr Ma√ünahmen der Personalentwicklung, die Verbesserung der Employer-Branding-Strategie oder ganz einfach gezielte Bewerbungsgespr√§che mit interessanten Kandidaten.

Kosten sparen

Dadurch k√∂nnen an mehreren Stellen Kosten gespart werden ‚Äď direkt und indirekt:

  • Keine Vergr√∂√üerung des Recruiting-Teams notwendig
  • Aufbau eines Talent Pools erlaubt Besetzung von Stellen, ohne Geld f√ľr Stellenanzeigen auszugeben und Zeit f√ľr Active Sourcing aufzuwenden
  • Reporting erlaubt effizienteren Einsatz von Budgets, beispielsweise durch Identifizieren der Kan√§le, die zu Einstellungen f√ľhren
  • Produktivit√§tszuwachs durch schnellere Personalgewinnung

Zeit sparen

In der täglichen Arbeit entlastet die Automatisierung administrativer Aufgaben das Recruiting-Team.

Funktionen wie automatische Reminder f√ľr F√ľhrungskr√§fte und Entscheider verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerbungen zu lange unbearbeitet bleiben.

Ein Bewerbermanagement-System dient auch als zentrale Datenablage.

Bewerberunterlagen, ausgetauschte E-Mails und Eindr√ľcke aus Bewerbungsgespr√§chen werden hier gesammelt. So k√∂nnen Entscheidungen einfacher getroffen werden, alle sind stets auf dem aktuellen Stand.

Übrigens: softgarden-Kunden sind bei jeder Bewerbung im Durchschnitt 15 Prozent schneller und sparen zusätzlich 10 Prozent Zeitaufwand bei administrativen Prozessen.

Recruitingprozesse optimieren

Recruiter haben nicht nur mehr Zeit f√ľr die Mitarbeitersuche, sondern k√∂nnen sich auch mit strategischen Themen auseinandersetzen.

Detaillierte Reportings erlauben die Identifikation der besten Bewerberkanäle und helfen bei der Optimierung interner Prozesse.

Indem etwa untersucht werden kann, wie lange sich Bewerber in den unterschiedlichen Bewerbungsphasen befinden, können Engpässe identifiziert und beseitigt werden.

Durch eine gezielte Auswertung der besten Kan√§le, √ľber die Sie Bewerbungen erhalten, k√∂nnen Sie Ihr Recruitingbudget au√üerdem effizienter einsetzen.

Wie das geht?

Wo w√ľrden Sie Ihr Budget eher einsetzen?

Auf Portal X, √ľber das 100 Bewerbungen f√ľr Ihre Position eingehen, von denen Sie aber 90 sofort absagen, da die Interessenten gewisse Kriterien nicht erf√ľllen ‚Äď oder auf Portal Y, √ľber das zwar nur 10 Interessenten zu Ihnen kommen, unter denen aber der richtige Kandidat oder die richtige Kandidatin f√ľr Ihre Position war?

Eine gute E-Recruitingsoftware unterst√ľtzt und erleichtert solche Abw√§gungen.

Digitaler werden

Mithilfe einer umfassenden digitalen Recruitingl√∂sung k√∂nnen Sie Talente erreichen und f√ľr Ihr Unternehmen begeistern.

Dar√ľber hinaus macht ein digitales Recruiting-Team sich unabh√§ngiger von √§u√üeren Umst√§nden auf dem Bewerbermarkt und erlauben flexiblere Arbeitsmodelle.

Eine digitale L√∂sung erleichtert dar√ľber hinaus die Bewerbungsprozesse f√ľr Unternehmen mit dezentralen Strukturen.

Anforderungen an ein Bewerbermanagementsystem ‚Äď Entscheidungshilfe

Sie möchten mit einer Recruitingsoftware Zeit, Kosten und Ressourcen sparen, Ihre Prozesse optimieren und digitaler werden? Gute Entscheidung.

Bevor wir auf wichtige Funktionen eingehen, möchten wir Ihnen einige grundlegende Anforderungen an Bewerbermanagementsysteme nennen:

  • Individualisierbarkeit
  • Benutzerfreundlichkeit
  • Kostenloser Support, schneller Service, M√∂glichkeit des kostenfreien Testens
  • Cloud-L√∂sung, Software-as-a-Service
  • Rechtliche Sicherheit

Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf diese Anforderungen werfen:

Individualisierbarkeit

Damit Sie Ihre Prozesse mit einer Software vereinfachen und verbessern können, muss sie den Recruitingprozess von Anfang bis Ende abbilden können.

Dabei sollten auch individuelle Prozesse, zum Beispiel aus unterschiedlichen Fachabteilungen, definierbar sein.

Auch die Einbindung individueller Stellenanzeigen-Layouts f√ľr unterschiedliche Jobboards, Nachrichtenvorlagen und Recruiting-Teams sollte m√∂glich sein.

Benutzerfreundlichkeit

Alle bereitgestellten Tools f√ľr das Bewerbermanagement sollten benutzerfreundlich sein.

Ein Knock-Out-Kriterium ist daher eine benutzerfreundliche Oberfläche.

Nur eine einfach zu bedienende, √ľbersichtliche Software wird schnell akzeptiert und zuverl√§ssig von allen Beteiligten genutzt.

Das betrifft Ihre Mitarbeiter, aber vor allem Ihre potenziellen Bewerber.

Funktioniert der Upload vom Lebenslauf auch beim dritten Mal nicht, wird Ihr Kandidat frustriert aufgeben.

Service und Support

Wenn Sie vorhaben, eine Software einzuf√ľhren, ist es wichtig, dass Sie sie vor dem Kauf ausf√ľhrlich testen k√∂nnen.

Nur so können Sie sichergehen, dass Sie Ihren Arbeitsalltag und den Bewerbungsprozess mit der Benutzeroberfläche und den integrierten Funktionen wirklich vereinfachen.

Deshalb ist auch ein kompetenter, schnell erreichbarer, kostenloser Support enorm wichtig.

Idealerweise k√∂nnen Sie Supportanfragen telefonisch, per E-Mail oder Ticketsystem stellen und erhalten schnell eine erste R√ľckmeldung.

F√ľr h√§ufig gestellt Fragen und vielgenutzte Funktionen sollte es im Idealfall Hilfsartikel und Tutorials geben.

Cloud-Software

Modernes Bewerbermanagement sollte auf Cloud-Software bauen.

Hierbei wird die Software auf einem Server bereitgestellt und Sie greifen √ľber das Internet darauf zu.

Der Vorteil: Alle Mitarbeiter benutzen die gleiche Version des Programms und arbeiten mit dem gleichen Informationsstand ‚Äď und der ist immer aktuell.

Das beste: Ihre IT-Abteilung hat keinerlei Installations- oder Wartungsaufwand, denn darum k√ľmmert sich der Softwarehersteller. Das spart Geld, IT-Ressourcen und Zeit.

DSGVO und AGG im Bewerbermanagement

Im Recruiting hantiert Ihr Team mit sensiblen, persönlichen Daten von Bewerbern.

Darum ist es wichtig, dass Ihre Software von Anfang an die Wahrung des Datenschutzes sicherstellt, also von der ersten Nutzung an DSGVO-konform ist.

Das funktioniert beispielsweise √ľber programmierbare automatische L√∂schungen von Bewerbungen im n√∂tigen Zeitraum, aber auch √ľber die Abfrage der Zustimmung zur Speicherung von Daten schon bei der Online-Bewerbung.

Außerdem ist bei der Kommunikation mit Ihren Bewerbern AGG-Konformität gefragt.

Halten Sie bei der Auswahl eines Systems also Ausschau danach, inwieweit Anbieter Sie hier unterst√ľtzen.

Welche konkreten Funktionen bietet ein Bewerbermanagementsystem, um diese Anforderungen zu erf√ľllen und Ihr Recruiting zu optimieren?

Was eine moderne Bewerbermanagementsoftware leisten sollte, lesen Sie zusammengefasst in unserem E-Book.

Funktionen von ATS im Bewerbermanagement im √úberblick

1. Recruiting-Prozesse beschleunigen

Eine grundlegende Funktion von Bewerbermanagementsoftware ist das Erfassen Ihres individuellen Recruiting-Prozesses. Im Idealfall kann auch die Personalanforderung √ľber das System genehmigt werden.

Wichtig ist hierbei das Kriterium der Individualisierbarkeit. Die Software, f√ľr die Sie sich entscheiden, sollte Ihnen keinen Prozess aufdr√§ngen, sondern Ihren Prozess unterst√ľtzen.

Gleichzeitig sollten Kommunikations- und Matchingwerkzeuge zur Verf√ľgung stehen, um die Vorauswahl von Bewerbern zu erleichtern.

Diese Funktionen sollte Ihre Software dazu mitbringen:

  • Erfassung der eingegangenen Bewerbungen nach Stellenanzeigenschaltung, auch nach Bewerbung per Mail oder Post,
  • Terminkoordinierung mit Kollegen und Kandidaten,
  • Tools f√ľr die schnelle Vorauswahl von Bewerbern: Rankings, Festlegen und Abgleichen mit Mindestkriterien und Scorecard
  • Mobiles Recruiting durch mobil-optimierte Weboberfl√§che und / oder App
  • Rechte- und Rollenvergabe f√ľr einzelne Recruiter.

2. Stellenanzeigen auf Jobportal und eigener Karriereseite veröffentlichen

  • Stellenanzeigen per Multiposting auf mehreren Jobportalen gleichzeitig ver√∂ffentlichen
  • Anzeigenkontingente direkt √ľber die Software buchen
  • Integriertes Karriereportal
  • Ausschreibungen und Karriereportal an Corporate Identity anpassen
  • Stellenanzeige in mehreren Sprachen anlegen
  • Optimierung f√ľr Google for Jobs
  • Social Recruiting durch einfache Funktionalit√§t f√ľr das Teilen von Stellenanzeigen

Eine Kernfunktion von Bewerbermanagementsystemen ist das Ver√∂ffentlichen von Stellenanzeigen auf mehreren Jobportalen ‚Äď Multiposting, nennt sich diese Funktion.

Idealerweise lassen sich kostenfreie und kostenpflichtige Anzeigen direkt √ľber das Tool buchen und ver√∂ffentlichen.

Viele Systeme stellen au√üerdem eine Karriereseite zur Verf√ľgung, das auf der eigenen Webseite integriert werden kann.

Das √Ėffnen, Schlie√üen und √Ąndern Ihrer Ausschreibungen wird so direkt √ľbernommen.

Karriereportal und Stellenanzeigen sollten nat√ľrlich an Ihr Corporate Design angepasst werden k√∂nnen.

Wussten Sie schon, dass Sie Ihre Karriereseite auch ganz ohne Entwickler und Grafikdesigner online bringen k√∂nnen? Das geht ganz einfach mit der Karriereseite Pro¬†von softgarden mit praktischem Baukastensystem. So erstellen Sie innerhalb k√ľrzester Zeit eine responsive Karriereseite, die immer auf dem neuesten Stand ist.¬†

Im Idealfall versieht das Programm die veröffentlichten Stellenanzeigen mit dem nötigen Code, damit sie von Google direkt indexiert und bei Google for Jobs veröffentlicht werden.

3. Candidate Experience verbessern

Wie verbessern Sie Ihre Candidate Experience?

  • One-Click-Bewerbung
  • LinkedIn- und Xing-Integration
  • Reponsive, mobil-optimierte Stellenanzeigen und Formulare
  • Auf den Job zugeschnittene, individuelle Fragen im Bewerbungsformular
  • Schnelle Antworten auf abgeschickte Bewerbungen
  • Option, den Status der Bewerbung online zu √ľberpr√ľfen

Eine Softwarelösung muss auch Ihren Bewerbern das Leben erleichtern, und zwar entlang der gesamten Candidate Journey.

Das beginnt schon beim Ausf√ľllen der Online-Bewerbung.

Es gilt als Standard, eine One-Click-Bewerbung zu ermöglichen, etwa per LinkedIn- oder Xing-Integration.

Die Lebenslaufdaten, die Ihre Bewerber hier aktuell halten, k√∂nnen per direkter Schnittstelle in der Bewerbung hinterlegt und m√ľssen nicht von Hand eingegeben werden. Alternativ sollte ein Lebenslauf im PDF-Format hochgeladen und ausgelesen werden k√∂nnen.

Alle Formulare und Stellenanzeigen sollten au√üerdem responsives Design unterst√ľtzen, damit die Nutzung eines Smartphones oder Tablets f√ľr die Bewerbung ganz selbstverst√§ndlich ist.

Nach Absenden der Bewerbung sollten Interessenten sofort eine Eingangsbestätigung bekommen. Im Idealfall bietet das System Bewerbern auch die Möglichkeit, den Status der Bewerbung selbst zu checken.

Das Ergebnis: Eine rundum bessere Candidate Experience, mehr und zufriedenere Bewerber, weniger Abbr√ľche von Bewerbungen und im Endeffekt bessere Kandidaten f√ľr Ihre offene Position.

4. Recruiting optimieren, Kosten sparen

Wie können Sie Ihren Recruiting-Prozess optimieren?

  • Detaillierte Kostenaufstellung
  • Anzahl an Bewerbungen pro Stelle ins Verh√§ltnis setzen zu der Anzahl an Interviews, Angeboten und Einstellungen
  • Vergangene Zeit von der Ausschreibung bis zur Einstellung √ľber den Workflow hinweg auswerten
  • Auswerten, welche Recruiting-Kan√§le wirklich zu Einstellungen f√ľhren
  • Menge der Sofortabsagen und Absagegr√ľnde analysieren

Sie wissen, wie viel Geld Sie monatlich in Stellenanzeigen investieren.

Aber k√∂nnen Sie auch l√ľckenlos nachverfolgen, √ľber welchen Kanal die Kandidaten zu Ihnen kamen, die Sie am Ende eingestellt haben?

Mit detailliertem Reporting ist genau das möglich.

Genauso sollten Sie in der Lage sein, Absagegr√ľnde, Sofortabsagen und die allgemeine Performance Ihrer Stellenanzeigen zu verfolgen.

Im Idealfall gibt Ihnen Ihr E-Recruiting-System √ľbersichtliche Visualisierungen, viele Filter- und Einstellungsm√∂glichkeiten und die erforderliche Detailsch√§rfe zur Verf√ľgung.

Ab wann lohnt sich ein Bewerbermanagementsystem?

Im Prinzip kann eine Recruitinglösung von jedem Unternehmen genutzt werden, das Personal einstellt und gerne seine Personalbeschaffung und Abläufe verbessern möchte.

Aber gerade Unternehmen mit einem großen Bewerberaufkommen können von einer Softwarelösung profitieren.

Start-ups, Unternehmen aus dem Mittelstand und auch große Konzerne benötigen zur Verwaltung ihrer täglich einlaufenden Bewerbungen ein zuverlässiges E-Recruiting-System.

Sonst ist es nur schwer m√∂glich, einen √úberblick √ľber alle Zu- und Absagen zu bewahren und Bewerbern in angemessener Zeit eine R√ľckmeldung zu geben.

Jedes Unternehmen, das auf neue Kr√§fte angewiesen ist, sollte sich die Frage stellen, ob sein aktueller Bewerbungsprozess den modernen Anspr√ľchen gerecht wird.

Finden Sie die passenden Mitarbeiter in einem effizienten Zeitrahmen?

Wenn Recruiter in Unternehmen √ľberlastet sind, aber keine Mittel zur Verf√ľgung stehen, um das Team zu vergr√∂√üern, kann eine Software eine wertvolle langfristige Investition darstellen.

Dauern Antworten in Ihrem Unternehmen zu lange, m√∂chten Sie Kosten sparen und die Candidate Experience verbessern oder hat Ihr Recruiting-Team nicht genug Zeit f√ľr ausf√ľhrliche Bewerbungsgespr√§che, ist die Antwort klar:

Ein Bewerbermanagement-System lohnt sich.

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