Qu’est-ce qu’un système de suivi des candidatures ?

L’utilisation d’un système de suivi des candidatures offre un avantage concurrentiel décisif.En numérisant vos processus de recrutement, vous pouvez gagner du temps, de l’argent, embaucher de nouveaux employés plus rapidement et ne pas avoir à agrandir votre équipe de recrutement pour cela.Nous expliquons comment un système de suivi des candidatures peut vous aider.

Définition du système de suivi des candidatures

• Un système de suivi des candidatures soutient le processus de recrutement par l’automatisation, la standardisation et la documentation centrale des candidatures reçues.
• Les rapports permettent d’identifier les canaux de candidature les plus efficaces et de réduire les coûts.
• Les systèmes de suivi des candidatures peuvent être précieux pour les entreprises de tous types et de tous secteurs d’activité.

Nous vous expliquons ici quelles fonctions votre système doit impérativement posséder et si cela vaut la peine d’investir dans un logiciel de recrutement.

Système de suivi des candidatures ou ATS ?

Lorsque les gens parlent de systèmes de suivi des candidatures, de systèmes de gestion des candidatures, d’ATS ou encore de systèmes de recrutement en ligne, ils veulent dire la même chose. Ces termes désignent les solutions logicielles qui aident les recruteurs et les services des RH dans le processus de recrutement.

Un système de suivi des candidatures personnalisé établit une cartographie numérique du processus de recrutement et aide ainsi les recruteurs tout au long du processus de candidature :

Le logiciel traite les activités de routine de manière entièrement automatique et décharge l’utilisateur des tâches administratives.

Il permet d’envoyer des accusés de réception automatiques, d’informer les collègues des candidatures reçues, de comparer clairement les données relatives aux candidats avec les exigences du poste et de proposer des options d’évaluation détaillées pour les principaux indicateurs clés de performance du recrutement.

Avantages des systèmes de suivi des candidatures

Fondamentalement, toutes les fonctions visent à permettre des processus de recrutement plus efficaces et donc l’embauche plus rapide de nouveaux employés sans avoir à augmenter la taille de l’équipe de recrutement.

Il s’agit d’un avantage concurrentiel évident. Les clients de softgarden peuvent réduire leur temps d’embauche jusqu’à 60 % grâce à des processus de recrutement plus efficaces.

En même temps, cela laisse plus de temps pour le travail à valeur ajoutée dans les ressources humaines : par exemple, pour des mesures de développement du personnel, l’amélioration de la stratégie de marque employeur ou simplement des entretiens d’embauche ciblés avec des candidats intéressants.

Économiser les coûts

Cela peut permettre d’économiser des coûts à plusieurs endroits, directement et indirectement :

• Pas besoin d’augmenter la taille de l’équipe de recrutement
• La constitution d’un vivier de talents vous permet de pourvoir des postes sans avoir à dépenser de l’argent en annonces et du temps en recherche active de candidats.
• Les rapports permettent une utilisation plus efficace des budgets, par exemple en identifiant les canaux qui mènent aux recrutements.
• Augmentation de la productivité grâce à un recrutement plus rapide du personnel

Gagner du temps

Dans le travail quotidien, l’automatisation des tâches administratives soulage l’équipe de recrutement.

Des fonctions telles que les rappels automatiques pour les gestionnaires et les décideurs réduisent la probabilité que des demandes restent sans traitement pendant trop longtemps.

Un système de suivi des candidatures sert également de dépôt central de données.

Les documents des candidats, les courriels échangés et les impressions des entretiens sont rassemblés ici. Il est ainsi plus facile de prendre des décisions et tout le monde est toujours au courant.

À propos : les clients de softgarden sont en moyenne 15 % plus rapides pour chaque candidature reçue et économisent 10 % de temps supplémentaire sur les processus administratifs.

Vous pouvez découvrir ici combien de temps vous pourriez gagner en matière de recrutement grâce au système de suivi des candidatures de softgarden :

Optimiser les processus de recrutement

Non seulement les recruteurs ont plus de temps à consacrer au recrutement, mais ils peuvent également s’occuper de questions stratégiques.

Des rapports détaillés permettent d’identifier les meilleurs canaux de candidature et aident à optimiser les processus internes.

Par exemple, en examinant combien de temps les candidats passent dans les différentes phases de la candidature, il est possible d’identifier et d’éliminer les goulots d’étranglement.

Une évaluation ciblée des meilleurs canaux par lesquels vous recevez les candidatures vous permet également d’utiliser plus efficacement votre budget de recrutement.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Où préféreriez-vous utiliser votre budget ?

Sur le portail X, où vous recevez 100 candidatures pour votre poste, mais où 90 d’entre elles sont immédiatement rejetées parce qu’elles ne répondent pas à certains critères, ou sur le portail Y, où vous ne recevez que 10 candidatures, mais où se trouve le candidat idéal pour votre poste ?

Un bon logiciel de recrutement en ligne soutient et facilite ces arbitrages.

Devenir plus digital

Avec l’aide d’une solution de recrutement numérique complète, vous pouvez atteindre les talents et les enthousiasmer pour votre entreprise.

En outre, une équipe de recrutement numérique se rend moins dépendante des circonstances extérieures sur le marché des candidats et permet des modèles de travail plus flexibles.

Une solution numérique facilite également les processus de demande pour les entreprises aux structures décentralisées.

Exigences pour un système de suivi des candidats – aide à la décision

Vous voulez économiser du temps, des coûts et des ressources, optimiser vos processus et devenir plus numérique avec un logiciel de recrutement ? Bonne décision !

Avant d’aborder les fonctions importantes, nous aimerions vous donner quelques exigences de base pour les systèmes de suivi des candidatures :

• Personnalisable à souhait
• Facilité d’utilisation
• Assistance gratuite, service rapide, possibilité d’essais gratuits
• Solution en cloud, logiciel en tant que service (SaaS)
• Sécurité juridique

Examinons de plus près ces exigences :

Personnalisable à souhait

Afin de simplifier et d’améliorer vos processus grâce à un logiciel, celui-ci doit être capable de cartographier le processus de recrutement du début à la fin.

Il devrait également être possible de définir des processus individuels, par exemple pour différents départements.

Il devrait également être possible d’intégrer des mises en page d’offres d’emploi individuelles pour différents sites d’emploi, modèles de messages et équipes de recrutement.

Facilité d’utilisation

Tous les outils fournis pour le suivi des candidats doivent être simples.

Un critère d’élimination est donc une interface qui ne serait pas « user-friendly« .

Seul un logiciel clair et facile à utiliser est rapidement accepté et utilisé de manière fiable par toutes les parties concernées.

Cela concerne vos employés, mais surtout vos candidats potentiels.

Si le téléchargement du CV ne fonctionne pas, même la troisième fois, votre candidat abandonnera par frustration.

Service et assistance

Si vous souhaitez utiliser un logiciel, il est important que vous puissiez le tester avant l’achat.

C’est ainsi que vous pouvez être sûrs que votre travail et votre processus d’embauche sont parfaitement compatibles avec la gamme de produits et les fonctions intégrées.

Un service client compétent, rapide et peu coûteux est également très important.

Idéalement, vous pouvez demander de l’aide par téléphone, par e-mail ou par le biais du système de gestion des tickets et obtenir rapidement un premier remboursement.

Pour les questions les plus fréquentes et les fonctions les plus utiles, il est préférable d’utiliser des guides et des tutoriels.

Logiciel en Cloud

La gestion moderne des candidatures doit reposer sur des logiciels en cloud.

Ici, le logiciel est fourni sur un serveur et vous y accédez via internet.

L’avantage : tous les employés utilisent la même version du programme et travaillent avec les mêmes informations, qui sont toujours à jour.

Le plus intéressant est que votre service informatique n’a aucun travail d’installation ou de maintenance à effectuer, car le fabricant du logiciel s’en charge. Cela permet d’économiser de l’argent, des ressources informatiques et du temps.

RGPD dans la gestion des candidats

Dans le cadre du recrutement, votre équipe traite les données personnelles sensibles des candidats.

C’est pourquoi il est important que votre logiciel assure la protection des données dès le départ, c’est-à-dire qu’il soit conforme au RGPD dès sa première utilisation.

Cela fonctionne, par exemple, via la suppression automatique programmable des demandes dans le délai nécessaire, mais aussi via la demande de consentement au stockage des données déjà pendant la demande en ligne.

Lorsque vous choisissez un système, cherchez à savoir dans quelle mesure les fournisseurs vous soutiennent ici.

Quelles fonctions spécifiques un système de suivi des candidatures offre-t-il pour répondre à ces exigences et optimiser votre recrutement ?

Les fonctions ATS dans la gestion des candidatures en un coup d’œil

1. Accélérer les processus de recrutement

L’une des fonctions de base d’un logiciel de suivi des candidatures consiste à enregistrer votre processus de recrutement individuel. Idéalement, la demande de personnel peut également être approuvée via le système.

Le critère de personnalisation est important ici. Le logiciel que vous choisissez ne doit pas vous imposer un processus, mais soutenir votre processus.

Parallèlement, des outils de communication et d’appariement devraient être disponibles pour faciliter la présélection des candidats.

Votre logiciel doit disposer de ces fonctions :

• Enregistrement des candidatures reçues après la publication des offres d’emploi, ainsi que des candidatures par courrier ou par la poste
• Coordonner les rendez-vous avec les collègues et les candidats
• Outils de présélection rapide des candidats : classements, définition et mise en correspondance avec des critères minimaux et tableau de bord.
• Recrutement mobile par le biais d’une interface web optimisée pour les mobiles et/ou d’une application.
• Attribution de droits et de rôles pour les recruteurs individuels.

2. Publier des annonces d’emploi sur le portail de l’emploi et sur sa propre page carrière

• Publier des offres d’emploi par multi-diffusion sur plusieurs portails d’emploi en même temps
• Réserver des quotas publicitaires directement via le logiciel
• Portail de carrière intégré
• Adapter les annonces et le portail de carrière à l’identité de l’entreprise
• Créer une offre d’emploi en plusieurs langues
• Optimisation pour Google for Jobs
• Recrutement social grâce à une fonctionnalité simple de partage des offres d’emploi

L’une des fonctions essentielles des systèmes de suivi des candidatures est la publication des offres d’emploi sur plusieurs portails d’emploi – on appelle cette fonction la multi-diffusion.

Idéalement, les annonces gratuites et payantes peuvent être réservées et publiées directement via l’outil.

De nombreux systèmes fournissent également une page carrière qui peut être intégrée à votre propre site web.

L’ouverture, la fermeture et la modification de vos alertes sont ainsi directement prises en charge.

Les portails de carrière et les annonces d’emploi doivent bien sûr s’adapter à votre charte graphique.

Saviez-vous que vous pouvez mettre votre site carrière en ligne sans avoir recours à des développeurs ou à des graphistes ? C’est facile avec le Career Page Pro de softgarden et son système modulaire pratique. Ainsi, vous pouvez créer un site carrière réactif et toujours à jour en un rien de temps. 

Idéalement, le programme fournit aux offres d’emploi publiées le code nécessaire pour qu’elles soient directement indexées par Google et publiées sur Google for Jobs.

3. Améliorer le parcours candidat

Comment améliorez-vous le parcours candidat ?

• Candidature en un clic
• Intégration de LinkedIn
• Annonces et formulaires d’offres d’emploi réactifs et optimisés pour les téléphones portables
• Des questions individuelles adaptées au poste dans le formulaire de candidature
• Réponses rapides aux demandes envoyées
• Possibilité de vérifier l’état de la candidature en ligne

Une logiciel de recrutement doit également faciliter la vie de vos candidats, tout au long de leur parcours.

Cela commence déjà au moment de remplir le formulaire en ligne.

Il est considéré comme standard de permettre une candidature en un clic, par exemple via l’intégration de LinkedIn.

Les données du CV que vos candidats tiennent à jour ici peuvent être enregistrées dans l’application via une interface directe et ne doivent pas être saisies manuellement. Un CV doit également pouvoir être téléchargé et lu en format PDF.

Tous les formulaires et offres d’emploi doivent également prendre en charge le responsive design, afin que l’utilisation d’un smartphone ou d’une tablette pour la candidature se fasse naturellement.

Après avoir envoyé la candidature, les parties intéressées devraient immédiatement recevoir une confirmation de réception. Idéalement, le système devrait également offrir aux demandeurs la possibilité de vérifier eux-mêmes le statut de leur candidature.

Le résultat : une meilleure expérience pour tous les candidats, des candidats plus nombreux et plus satisfaits, moins d’annulations de candidatures et, en fin de compte, de meilleurs candidats pour votre poste ouvert.

4. Optimiser le recrutement, réduire les coûts

Comment pouvez-vous optimiser votre processus de recrutement ?

• Ventilation détaillée des coûts
• Mettez en relation le nombre de candidatures par poste avec le nombre d’entretiens, d’offres et de recrutements.
• Évaluer le temps passé de l’appel d’offres à l’embauche à travers le flux de travail
• Évaluer quels canaux de recrutement mènent réellement à des embauches
• Analyser la quantité d’annulations immédiates et les raisons de ces annulations.

Vous savez combien d’argent vous investissez dans les annonces d’emploi chaque mois.

Mais pouvez-vous également suivre de manière transparente par quel canal sont arrivés les candidats que vous avez fini par embaucher ?

Avec des rapports détaillés, c’est exactement ce qui est possible.

De même, vous devriez être en mesure de suivre les raisons des rejets, les rejets immédiats et la performance globale de vos offres d’emploi.

Idéalement, votre système de recrutement en ligne vous offrira des visualisations claires, de nombreuses options de filtrage et de réglage et le niveau de détail requis.

À quel moment un système de suivi des candidatures est-il utile ?

En principe, une solution de recrutement peut être utilisée par toute entreprise qui embauche du personnel et qui souhaite améliorer son recrutement et ses processus.

Mais ce sont surtout les entreprises ayant un grand nombre de candidats qui peuvent bénéficier d’une solution logicielle.

Les start-ups, les PME et même les grandes sociétés ont besoin d’un système de recrutement en ligne fiable pour gérer leurs candidatures quotidiennes.

Sinon, il est difficile de suivre toutes les acceptations et tous les refus et de donner un retour d’information aux candidats dans un délai raisonnable.

Toute entreprise qui a besoin de nouveaux collaborateurs doit se demander si sa procédure de candidature actuelle répond aux exigences modernes.

Pouvez-vous trouver les bonnes personnes dans un délai raisonnable ?

Lorsque les recruteurs des entreprises sont surchargés de travail mais qu’il n’y a pas de budgets disponibles pour agrandir l’équipe, un logiciel peut constituer un investissement précieux à long terme.

Si les réponses prennent trop de temps dans votre entreprise, si vous voulez économiser des coûts et améliorer l’expérience du candidat ou si votre équipe de recrutement n’a pas assez de temps pour des entretiens détaillés, la réponse est claire :

Un système de suivi des candidatures est utile.