Logiciel de gestion des candidatures – Aide à la décision [incl. téléchargement]

Mise à jour : 23.02.2024

L’utilisation d’un système de gestion des candidats (également appelé Applicant Tracking System, ou ATS) offre un avantage concurrentiel décisif. La numérisation des processus de recrutement vous permet d’économiser du temps et de l’argent dans votre recrutement, d’embaucher plus rapidement de nouveaux collaborateurs et de ne pas devoir agrandir votre équipe de recrutement. Nous vous expliquons comment un système de gestion des candidatures peut vous aider à atteindre cet objectif.

Exigences de base d’un système de gestion des candidatures

Vous souhaitez économiser du temps, des coûts et des ressources, optimiser vos processus et devenir plus numérique grâce à un logiciel de recrutement? C’est une bonne décision. Avant d’aborder les fonctions importantes, nous souhaitons vous donner quelques exigences de base pour les systèmes de gestion des candidatures :

• Possibilité de personnalisation
• Convivialité
• Assistance gratuite, service rapide, possibilité de faire des tests gratuits
• Indépendance de la plateforme (solution cloud, software-as-a-service)
• Sécurité juridique

Regardons de plus près ces exigences :

Possibilité de personnalisation

Pour que vous puissiez simplifier et améliorer vos processus à l’aide d’un logiciel, celui-ci doit pouvoir reproduire le processus de recrutement du début à la fin.

Il devrait également être possible de définir des processus individuels, par exemple à partir de différents départements spécialisés.

Il devrait également être possible d’intégrer des mises en page d’offres d’emploi personnalisées pour différents jobboards, modèles de messages et équipes de recrutement.

Convivialité

Tous les outils mis à disposition pour la gestion des candidatures doivent être faciles à utiliser.

Une interface conviviale est donc un critère d’exclusion. Seul un logiciel facile à utiliser et clair sera rapidement accepté et utilisé de manière fiable par toutes les personnes concernées.

Cela concerne vos collaborateurs, mais surtout vos candidats potentiels. Si le téléchargement du CV ne fonctionne toujours pas la troisième fois, votre candidat sera frustré et abandonnera.

Service et assistance

Si vous avez l’intention d’introduire un logiciel, il est important que vous puissiez le tester en détail avant de l’acheter. C’est la seule façon de vous assurer que l’interface utilisateur et les fonctions intégrées simplifieront réellement votre travail quotidien et le processus de candidature.

C’est pourquoi un support compétent, rapidement joignable et gratuit est également extrêmement important. Dans l’idéal, vous pouvez faire des demandes d’assistance par téléphone, par e-mail ou par système de tickets et vous recevrez rapidement une première réponse.

Dans l’idéal, il devrait y avoir des articles d’aide et des tutoriels pour les questions fréquemment posées et les fonctions fréquemment utilisées.

Indépendance de la plate-forme

La gestion moderne des candidatures repose généralement sur un logiciel en nuage. Dans ce cas, le logiciel est mis à disposition sur un serveur et vous y accédez via Internet. Vous n’avez donc pas besoin d’installer le logiciel localement sur votre ordinateur.

L’avantage : tous les collaborateurs utilisent la même version du programme et travaillent avec le même niveau d’information – et celui-ci est toujours à jour.

Mieux encore : votre service informatique n’a aucune charge d’installation ou de maintenance, car l’éditeur du logiciel s’en charge. Cela permet d’économiser de l’argent, des ressources informatiques et du temps.

RGPD et AGG dans la gestion des candidatures

Dans le cadre du recrutement, votre équipe manipule des données sensibles et personnelles de candidats. C’est pourquoi il est important que votre logiciel garantisse dès le départ le respect de la protection des données, c’est-à-dire qu’il soit conforme au RGPD dès la première utilisation.

Cela fonctionne par exemple par le biais de suppressions automatiques programmables des candidatures dans le délai nécessaire, mais aussi par la demande d’autorisation de stockage des données dès la candidature en ligne.

En outre, la communication avec vos candidats doit être conforme à la loi AGG. Lors du choix d’un système, vérifiez donc dans quelle mesure les fournisseurs vous soutiennent dans ce domaine.

Quelles fonctions concrètes un système de gestion des candidatures offre-t-il pour répondre à ces exigences et optimiser votre recrutement ?

Aperçu des fonctions des systèmes de gestion des candidatures

1. Accélérer les processus de recrutement

Une fonction fondamentale des logiciels de gestion des candidatures est l’enregistrement de votre processus de recrutement individuel. Dans l’idéal, la demande de personnel peut également être approuvée via le système. Le critère de personnalisation est important à cet égard. Le logiciel que vous choisissez ne doit pas vous imposer un processus, mais plutôt soutenir votre processus.

Parallèlement, des outils de communication et d’appariement devraient être disponibles pour faciliter la présélection des candidats. Voici les fonctions que votre logiciel devrait offrir à cet effet :

• Enregistrement des candidatures reçues après la publication de l’offre d’emploi, y compris les candidatures envoyées par e-mail ou par la poste
• Coordination des rendez-vous avec les collègues et les candidats
• Outils de présélection rapide des candidats : classement, définition et comparaison avec les critères minimaux et tableau de bord
• Recrutement mobile grâce à une interface web et/ou une application optimisées pour les mobiles
• Attribution de droits et de rôles aux différents recruteurs

2. Publier des offres d’emploi sur le portail de l’emploi et sur son propre site carrière

• Publier des offres d’emploi par multidiffusion sur plusieurs portails d’emploi en même temps
• Réserver des quotas d’offres d’emploi directement via le logiciel
• Site carrière intégré
• Adapter les offres d’emploi et le site carrière à l’identité visuelle de l’entreprise
• Créer des offres d’emploi en plusieurs langues
• Optimisation pour Google for Jobs
• Recrutement social grâce à une fonctionnalité simple de partage des offres d’emploi

L’une des principales fonctions des systèmes de gestion des candidatures est la publication d’offres d’emploi sur plusieurs portails d’emploi – la multidiffusion, c’est le nom de cette fonction.

Idéalement, les offres d’emploi gratuites et payantes peuvent être réservées et publiées directement via l’outil. De nombreux systèmes mettent également à disposition un site carrière qui peut être intégré au site web de l’entreprise.

L’ouverture, la fermeture et la modification de vos appels d’offres sont ainsi directement prises en charge.
Le site carrière et les offres d’emploi doivent bien sûr pouvoir être adaptés à votre identité visuelle. Saviez-vous que vous pouvez mettre en ligne votre site carrière sans avoir recours à des développeurs ou à des graphistes ?

C’est très facile avec le site carrière Pro de softgarden, doté d’un système modulaire pratique. Vous créez ainsi en très peu de temps un site carrière responsive qui est toujours à jour. Idéalement, le programme munit les offres d’emploi publiées du code nécessaire pour qu’elles soient directement indexées par Google et publiées sur Google for Jobs.

3. Améliorer l’expérience du candidat

Comment améliorer l’expérience des candidats?

• Candidature en un clic
• Intégration de LinkedIn et Xing
• Annonces d’emploi et formulaires réactifs et optimisés pour les mobiles
• Questions individuelles adaptées au poste dans le formulaire de candidature
• Réponses rapides aux candidatures envoyées
• Option de vérifier le statut de la candidature en ligne

Une solution logicielle doit également faciliter la vie de vos candidats, et ce tout au long du parcours candidat. Cela commence dès le remplissage de la candidature en ligne. La norme est de permettre une candidature en un clic, par exemple via l’intégration de LinkedIn ou de Xing.

Les données du CV que vos candidats tiennent à jour ici peuvent être déposées dans la candidature au moyen de CV parsing et ne doivent pas être saisies manuellement. Alternativement, un CV au format PDF devrait pouvoir être téléchargé et lu.

Tous les formulaires et les offres d’emploi doivent également être compatibles avec le responsive design, afin que l’utilisation d’un smartphone ou d’une tablette pour postuler soit tout à fait naturelle.

Une fois la candidature envoyée, les personnes intéressées devraient recevoir immédiatement une confirmation de réception. Idéalement, le système devrait également permettre aux candidats de vérifier eux-mêmes le statut de leur candidature.

Résultat : une meilleure expérience candidat à tous les niveaux, des candidats plus nombreux et plus satisfaits, moins d’abandons de candidatures et, au final, de meilleurs candidats pour votre poste vacant.

4. Optimiser le recrutement, réduire les coûts

Comment optimiser votre processus de recrutement ?

• Relevé détaillé des coûts
• Mettre en relation le nombre de candidatures par poste avec le nombre d’entretiens, d’offres et de recrutements.
• Évaluer le temps passé de l’appel d’offres à l’embauche à travers le workflow
• Évaluer quels canaux de recrutement mènent réellement à des embauches
• Analyser la quantité de refus immédiats et les motifs de refus
• Vous savez combien d’argent vous investissez chaque mois dans les offres d’emploi.

Mais pouvez-vous suivre sans faille le canal par lequel les candidats que vous avez finalement embauchés sont arrivés chez vous ?

C’est possible grâce au suivi de certains KPI de recrutement.

De même, vous devez être en mesure de suivre les motifs de refus, les refus immédiats et la performance générale de vos annonces.

Dans l’idéal, votre système de gestion des candidatures vous fournit des visualisations claires, de nombreuses possibilités de filtrage et de paramétrage, ainsi que le niveau de détail requis.

À partir de quand un système de gestion des candidatures est-il rentable ?

En principe, une solution de recrutement peut être utilisée par toute entreprise qui recrute et qui souhaite améliorer son recrutement et ses processus. Mais ce sont surtout les entreprises qui reçoivent un grand nombre de candidats qui peuvent profiter d’une solution logicielle.

Les start-ups, les PME et même les grandes entreprises ont besoin d’un système de gestion des candidatures fiable pour gérer les candidatures qu’elles reçoivent chaque jour. Sans cela, il est difficile de garder une vue d’ensemble de toutes les réponses positives et négatives et de donner un retour aux candidats dans un délai raisonnable.

Toute entreprise qui a besoin de nouvelles forces vives devrait se demander si son processus de recrutement actuel répond aux exigences modernes. Trouvez-vous les collaborateurs adéquats dans un délai efficace ?

Lorsque les recruteurs d’une entreprise sont surchargés de travail, mais qu’ils n’ont pas les moyens d’agrandir leur équipe, un logiciel peut représenter un investissement précieux à long terme.

Si les réponses prennent trop de temps dans votre entreprise, si vous souhaitez réduire les coûts et améliorer l’expérience candidat ou si votre équipe de recrutement n’a pas assez de temps pour mener des entretiens d’embauche approfondis, la réponse est claire : un système de gestion des candidats vaut la peine.