Zarządzanie kandydatami:
definicja i podstawowe narzędzia

Czym jest zarządzanie kandydatami?

Pojęcie to dotyczy całego procesu rekrutacji. Rozciąga się ono od momentu otrzymania aplikacji, aż do zatrudnienia wybranej osoby. Oczywiście te dwa etapy dzieli sporo działań, jakie należy podjąć, aby udało się zamknąć rekrutację. W międzyczasie trzeba sprawnie koordynować współpracę zespołu rekrutacyjnego i pamiętać o regularniej komunikacji z kandydatem. Jeśli chce się zarządzać tym wszystkim ręcznie, zajmuje to naprawdę dużo czasu.
Wyzwaniem może stać się już dogranie terminów z zespołem rekrutacyjnym, aby dokonać wstępnej selekcji kandydatów. W rzeczywistości pełnej podróży służbowych oraz osób pracujących zdalnie lub w systemie zmianowym ciężko jest zapewnić wszystkim taki sam dostęp do informacji i równy udział w podejmowaniu decyzji.

Trudności w zarządzaniu aplikacjami

Kolejnym wąskim gardłem w zarządzaniu kandydatami są stosowane do tego rozwiązania. W większych organizacjach problemem bywa nieraz brak ujednoliconego systemu i praca na różnych programach, co na finalnie oznacza, że pliki najczęściej przesyłane są mailowo pomiędzy zaangażowanymi w proces osobami. Zanim uda się otrzymać informację zwrotną od wszystkich, potrafią minąć całe tygodnie. W efekcie tego, kandydat bardzo długo czeka na feedback.

Tymczasem, kandydaci bardzo nie lubią czekać, jak pokazuje badanie softgarden. Dlatego z ich punku widzenia, działania pracodawców związane z zarządzaniem aplikacjami, pozostawiają wiele do życzenia. Szczególnie liczne uwagi mają do jakości i szybkości procesów rekrutacyjnych. Wiele osób rezygnuje z udziału w rekrutacji, ponieważ pracodawca nie odzywał się do nich przez dłuższy czas po wysyłce aplikacji. A te, które zdecydowały się na udział mi tego, również skarżą się na uciążliwe i rozwleczone w czasie procedury rekrutacyjne.

Wskazówka: Dla wszystkich, którzy mają problem z tempem podejmowania decyzji rekrutacyjnych w zespole, mamy rozwiązanie: aplikacja mobilna dla zespołów rekrutacyjnych pomaga znacząco przyspieszyć wewnętrzne procesy.

Zarządzanie kandydatami: w czym pomaga oprogramowanie?

Dobrą wiadomością jest to, że istnieje rozwiązanie dla tych wyzwań z jaki wiąże się zarządzanie kandydatami. Odpowiedzią są narzędzia cyfrowe, specjalnie opracowane w celu uproszczenia procesów: systemy uławiające zarządzanie kandydatami. Złą wiadomością jest jednak to, że wiele działów HR z nich nie korzysta.

Wielu rekruterów nie wie nawet, jak funkcjonuje system zarządzania kandydatami i w jaki sposób może ułatwić ich pracę. Tymczasem takie narzędzie zaczyna działać już w momencie, gdy kandydat klika przycisk „aplikuj” zaszyty w ogłoszeniu o pracę i pozwala kierować całą jego ścieżką rekrutacyjną. Jest ono też rozwiązaniem szytym na miarę osób, które aplikują „w biegu” i potrzebują do tego maksymalnego uproszczenia procedur. Powinno wystarczyć, aby kandydat wysłał CV w postaci pdf, po czym system sam zapisuje jego dane w formularzu, dzięki opcji CV-Parser.

Warto też zadbać o umożliwienie zaaplikowania poprzez zaciągnięcie danych kandydata z jego profilu biznesowego np. na LinkedIn. Takie rozwiązanie sprawia, że aplikacja jest bardzo łatwa i szybka. Oczywiście nie oznacza to konieczności wykluczenia formularza online, które także powinien być dostępny dla zainteresowanych osób. Jednak i w jego przypadku należy zadbać o pełną integrację z systemem do zarządzania aplikacjami – np. softgarden.

Jednolity zapis danych kandydatów

Bez względu na to, jaką metodę aplikowania wybierze kandydat – jego dane są automatycznie zapisywane przez oprogramowanie we właściwym miejscu wewnętrznego formularza. Dla rekrutujących oznacza to, że nie muszą już kopiować informacji o kandydatach z jednego systemu do drugiego. Redukuje to nie tylko czas przetwarzania aplikacji, ale również ryzyko zapisu błędnych informacji. Ręczne wpisywanie danych to najlepsza metoda na popełnienie kilku omyłek.
Stworzone w systemie pliki kandydatów, dostępne są dla całego zespołu rekrutacyjnego, który może się z nimi zapoznać, łatwo zadecydować z kim chce dalej procedować oraz bez problemu koordynować umówienie rozmów z interesującymi osobami. Samo stworzenie takiego zespołu dla każdej rekrutacji, dostępne jest w systemie za pomocą kilku kliknięć. Wszyscy jego członkowie mają do niego dostęp także offline – czyli w dowolnym miejscu i czasie.

Proste porównanie kandydatów

System zarządzania aplikacjami daje nie tylko dostęp do danych kandydatów, ale też pozwala ich oceniać w trakcie procesu rekrutacyjnego. Służy temu karta wyników rozmowy kwalifikacyjnej, indywidualnie konfigurowana dla każdej rekrutacji. Oznacza to, że z wyprzedzeniem można określić jakie kryteria powinien spełnić kandydat i nadać poszczególnym z nich odpowiednie wagi. Po wszystkich zaplanowanych rozmowach system sam wylicza średnie oceny i wskazuje, która z osób najlepiej spełnia oczekiwania.
Wspiera on również komunikację z talentami w czasie trwania procesu rekrutacji. Dzięki integracji z systemem pocztowym i kalendarzem możliwa jest koordynacja umawiania rozmów kwalifikacyjnych oraz odpowiadanie na pytania kandydatów i informowanie ich o aktualnym statusie ich zgłoszenia. Zespół rekrutacyjny ma przez cały czas dostęp do informacji o aktualnym statusie procesu.