Wiele firm wdrożyło już takie rozwiązania i dzięki nim świętują sukcesy rekrutacyjne. Warto zastanowić się, czy program poleceń pracowniczych, przyda się również w mojej organizacji. Faktem jest, że nie wystarczy już sama publikacja ogłoszenia o pracę, aby wierzyć, że w odpowiedzi na nie spłyną interesujące dla firmy CV. Czasy biernego oczekiwania na zainteresowanie ze strony top kandydatów zapewne już nie wrócą. Rynek pracy zmienił się z rynku pracodawcy na rynek pracownika. Innymi słowy, więcej jest obecnie ofert pracy, niż aplikujących na nie osób.
Czym jest program poleceń pracowniczych?
Jest to rozwiązanie problemu: jaki może być dodatkowy pomysł zespołu rekrutacyjnego na zwiększenie zainteresowania publikowanymi ogłoszeniami o pracę? Pomimo że przez lata było to mocno niedoceniane rozwiązanie, dzisiaj jest ono jedną z najlepszych odpowiedzi na bolączki rekruterów. Wprowadzenie takiego systemu pozwala tworzyć aktywną sieć rekomendacji wśród pracowników i szybciej obsadzać wakaty w firmie.
Zaczynając od początku – czym w ogóle jest takie rozwiązanie? Stoi za nim z reguły konkretne oprogramowanie pozwalające pracownikom szerować wśród przyjaciół i znajomych, publikowane przez firmę oferty pracy – zachęcając ich tym samym do wysłania aplikacji. Najczęściej takie skuteczne polecenie premiowane jest nagrodą finansową albo innego rodzaju bonusem. Ważne jest, aby to, co może otrzymać pracownik, było dla niego motywujące do działania.
Zalety systemu poleceń
Rekomendacje pracowników mają wiele plusów dla firmy:
- Cultural fit: pracownik, znając osobę, której poleca dane stanowisko, może ocenić, czy pasuje ona do firmy, panujących w niej wartości i czy będzie się w niej dobrze czuła. W większości przypadków dopasowanie takich rekomendacji jest bardzo wysokie.
- Szybki proces on-boardingu: dzięki znajomości prywatnej i skróceniu dystansu, polecająca osoba może płynnie wprowadzić nowego pracownika w formalne i nieformalne procesy w firmie. Często bardzo usprawnia to proces on-boardingu.
- Sprawne wprowadzenie do zespołu: Rekomendujący często czuje się odpowiedzialny za poleconą osobę i nie tylko aktywnie wspiera ją w poznawaniu procesów w firmie, ale zapoznaje ją z nowymi kolegami. W ten sposób następuje szybsza i lepsza integracja z zespołem.
- Szybki proces zatrudnienia: nic tak nie skraca procesu zatrudnienia, jak podanie „na tacy” idealnej kandydatury zespołowi rekrutującemu.
- Oszczędność kosztów: im bardziej udany jest program rekomendacji, tym więcej firma oszczędza na kosztach rekrutacji, takich jak np. zamieszczenie ogłoszeń na portalach pracy.
- Zaangażowanie: pracownicy, zatrudnieni na podstawie osobistych rekomendacji, są zazwyczaj bardziej lojalni.
Czy program poleceń pracowniczych ma wady?
Oczywiście każdy medal ma dwie strony. Dlatego istnieją również pewne wady programów rekomendacji pracowniczych. Przykładowym problemem może być kwestia różnorodności, która ucierpi, jeśli firma będzie wyłącznie zatrudniała osoby z kręgu znajomych swoich pracowników. Większość pracowników poleca ludzi w tym samym wieku, o podobnym pochodzeniu oraz należących do tej samej klasy społecznej. Jest to rzecz jasna korzystne dla atmosfery pracy, ponieważ ludzie o podobnych poglądach zazwyczaj dobrze się ze sobą dogadują. Firma traci jednak cenny wkład innych kultur, odmiennych grup wiekowych lub warstw społecznych. Udowodniono, że to mieszanka pracowników młodszych i starszych, kobiet i mężczyzn oraz różnych grup etnicznych, wzmacnia innowacyjność firmy.
Rekomendacje pracowników: Rosnące znaczenie w procesie rekrutacji
Ze względu na to, że korzyści płynące z programów rekomendacji pracowników wyraźnie przewyższają nad ich wadami, to znaczenie tych rozwiązań znacznie wzrosło w ostatnich latach. Według badania Recruiting Trends prowadzonego przez Uniwersytet w Bamberg, rekomendacje pracowników stały się trzecim najsilniejszym kanałem rekrutacji.
„Spośród 1.000 najlepszych firm, około 4 na 10 wdrożyło program rekomendacji pracowniczych. W sektorze IT sześć na dziesięć firm wdrożyło takie rozwiązanie” – pokazują wyniki badań. „Z punktu widzenia kandydata, warto zwrócić uwagę, że aż 18,3 procent respondentów otrzymało aktualną pracę na podstawie rekomendacji znajomego”. To całkiem imponujący wynik!
Kwestia ochrony danych
Osoby krytycznie nastawione do takich rozwiązań, podnoszą temat problemu z ochroną danych. Każda rekomendacja pracownika idzie przecież w parze z przetwarzaniem danych osobowych. Często pracownicy po prostu przekazują CV znajomego do działu kadr. W ten sposób nazwiska, adresy, dane z życia zawodowego i prywatnego, certyfikaty itp. są rozpowszechniane i przetwarzane elektronicznie – nieraz całkowicie sprzecznie z zasadami ochrony danych. I właśnie m.in. w tym zakresie działa od 25 maja 2018 roku prawodawstwo europejskie dotyczące RODO.
Przechowywanie i usuwanie danych osobowych
Jedno z najdalej idących postanowień RODO mówi, że należy uzyskać z wyprzedzeniem zgodę każdej osoby, której dane są przez nas przechowywane i przetwarzane. Jej dane należy również trwale usunąć natychmiast po zakończeniu procesu rekrutacyjnego.
Nie da się tego do końca poprawnie zrobić, posiłkując się wyłącznie tradycyjnym systemem zarządzania rekomendacjami, który zazwyczaj bazuje na arkuszach Excela. Dane te są z reguły przechowywane nie tylko w samym pliku, ale też jako kopia cyfrowa w skrzynce pocztowej pracodawcy i polecającego pracownika. Bardzo łatwo jest zapomnieć o wykasowaniu tych wiadomości, nawet jeśli na bieżąco dbamy o usuwanie danych z innych miejsc.
Rozwiązanie: Zbieranie rekomendacji pracowników zgodne z RODO
Rozwiązaniem jest program poleceń pracowniczych działający w oparciu o bezpieczne i zgodne z RODO oprogramowanie. Manager Rekomendacji softgarden automatycznie umieszcza wszystkie rekomendacje pracowników i wynikające z nich aplikacje w szyfrowanym systemie do Zarządzania Kandydatami. Jak wygląda to z bliska? Zachęcamy do zapisania się na prezentację online, podczas której pokażemy, jak to działa.
Zarządzanie rekomendacjami: Znalezienie odpowiedniego oprogramowania
Oprócz zapewnienia europejskich standardów w zakresie ochrony danych, oprogramowanie może nie tylko mapować wszystkie etapy udanego zarządzania rekomendacjami, ale także dostarczać więcej rekomendacji z zapisanymi algorytmami – czyli zawsze wiemy, skąd pojawiło się u nas dane polecenie.
Dobre zarządzanie poleceniami działa w dwie strony:
- Pracownicy mogą polecić pracodawcom swoich krewnych, przyjaciół lub znajomych z otoczenia prywatnego oraz biznesowego.
- Mogą szerować informacje o wolnych stanowiskach pracy za pośrednictwem menedżera rekomendacji zarówno w mediach społecznościowych, jak i sieciach biznesowych.
Z odpowiednim oprogramowaniem, wszystko to nie stanowi problemu. W Managerze Rekomendacji softgarden wszystkie dane są bezpiecznie przechowywane, a jednocześnie łatwo dostępne dla pracowników i rekruterów. Wiadomości e-mail i automatyczne powiadomienia informują o otwieranych rekrutacjach, które mogą być udostępniane dalej za pomocą jednego kliknięcia.
Polecenia miejsc pracy w mediach społecznościowych:
Samo wykorzystanie mediów społecznościowych do polecania przez pracowników ofert pracy ze swojej firm, jest na pewno nie do przecenienia!
Warto pamiętać, że 47% użytkowników Internetu z Polski korzysta z social media, a na jednego użytkownika przypada 7,3 kont na portalach społecznościowych! Takie dane przytacza raport Digital 2019, opublikowany przez Hootsuite i We Are Social.
Oczywiście liczą się nie tylko zasięgi, ale też bardzo dobre oddziaływanie programów rekomendacji na wewnętrzną markę pracodawcy. Pracownicy angażujący się w polecanie ofert pracy, wyrażają tym samym zaufanie do firmy i potwierdzają, że jest ona miejscem, które mogą polecić swoim znajomym.
Program poleceń pracowniczych: wnioski
Wszyscy uczestnicy programu rekomendacji odnoszą korzyści związane z partycypowaniem w nim. Firmy i kandydaci mają skróconą ścieżkę kontaktu, a lojalność i zaangażowanie pracowników wzrasta.
