Pierwsze wrażenie liczy się także w kontekście rozpoczęcia pracy w firmie przez nowego pracownika, ponieważ to, jak zostanie powitany i zaznajomiony z organizacją, zadecyduje o tym, czy poczuje się w niej komfortowo. Oczywiście nie wystarczy samo zapoznanie nowej osoby z informacjami o firmie, gdyż udany onboarding musi przebiec na wielu poziomach, dotycząc zarówno zaznajomienia pracownika z celami jak i filozofią firmy, zadaniami, jakie na niego czekają oraz nawiązania przez niego relacji z zespołem. Cały proces rozpoczyna się w momencie podpisania umowy z nową osobą, a kończy najwcześniej pod koniec okresu próbnego, ale nie później niż w ciągu jednego roku.
Jak zaplanować onboarding?
Wiele firm zbyt późno lub z małym zaangażowaniem rozpoczyna przygotowania do pierwszego dnia pracy nowych pracowników. Oznacza to przykładowo, że w momencie pojawienia się przez nich w firmie, stanowisko pracy nie jest jeszcze przygotowane, brakuje danych do logowania, a osoba odpowiedzialna za ich wdrożenie jest na urlopie. Tymczasem pierwsze dni pracy mają decydujący wpływ na motywację, zaangażowanie i wydajność pracownika. Jeśli nowa osoba czuje się nieręcznie i stresuje się tym, że zostawiono ją samą sobie, to może szybko zacząć żałować decyzji o przyjęciu oferty pracy. Aby uniknąć takich sytuacji, warto sięgnąć po program onboardingu. Jest to plan na wprowadzanie nowych osób do firmy, lecz oczywiście wymaga on każdorazowo dopasowania do sytuacji i osoby. Warto zadbać o integrację z zespołem, zapoznać taką osobę z kulturą korporacyjną, podstawowymi metodami pracy oraz celami firmy, a także zapewnić, aby miała ona poczucie, że jej talenty i mocne strony będą użyteczne w pracy. Częścią onboardingu jest także pokazanie pracownikowi, że już od pierwszego dnia pracy, docenia się jego wkład w rozwój firmy.
Strategia onboardingu: liczy się dobre przygotowanie
Za dobrym pierwszym dniem pracy nowych osób, stoi porządne przygotowanie onboardingu i zorganizowanie z wyprzedzeniem jego przebiegu. O co należy zadbać?
Zaraz po podpisaniu umowy przyszły pracownik może otrzymać ważne informacje o firmie, np. schemat organizacyjny, materiały nt. misji firmy oraz jej produktów lub usług. Przed rozpoczęciem przez niego pracy, należy zadbać o przygotowanie sprzętu firmowego i miejsca pracy, wygenerowanie dostępów do systemów, z jakich będzie korzystał, założenie skrzynki e-mail, a przede wszystkim trzeba poinformować resztę zespołu o nowym pracowniku.
Bardzo pomocny może też być podręcznik/manual, w którym spisane są zasady życia firmowego, dobre praktyki, wskazówki, które ułatwią nowej osobie płynne wejście w życie firmy. Można też dodać do niego listę osób kontaktowych, do których pracownik może się zwrócić z ewentualnymi pytaniami.
Oczywiście nieraz najbardziej liczą się małe gesty – np. kartka ze słowami powitania od wszystkich osób z zespołu. Sygnalizują one pracownikowi, że jest mile widziany przez nowych kolegów.
Cel onboardingu: udana integracja
Skuteczne zaznajomienie nowego pracownika z firmą i jej procesami wspiera jego motywację i wydajność. Jeśli czuje się on dobrze, widzi, że jest potrzebny i akceptowany, to będzie lojalny wobec firmy i poleci ją jako atrakcyjnego pracodawcę. Dzięki pracy nad włączeniem nowych osób do zespołu dba się o dobrą atmosferę w dziale i zwiększa jego efektywność. Bardzo dobrym posunięciem jest wyznaczenie „opiekuna”, który opiekuje się nowym pracownikiem podczas całego procesu onboardingu. Obejmuje to zarówno oprowadzenie nowej osoby po firmie i przedstawienie jej innym pracownikom w pierwszym dniu pracy, jak i gotowość do odpowiadania na jej liczne pytania oraz organizowanie regularnych rozmów, na temat oczekiwań, obserwacji i odczuć nowego pracownika oraz współpracującego z nim zespołu. Takie dyskusje są okazją do wyłapania na wczesnym etapie wielu potencjalnych problemów i rozwiązania ich, pozwalają także na ocenę jakości procesu onboardingu.
