Czy zbierasz potrzebne dane?
W wielu zespołach, z którymi pracowałam, rekruterzy nie znali odpowiedzi na moje pytania o dane. Nie wynikało to jednak z tego, że nikt takich danych nie zbierał. System ATS każdego dnia rejestruje nie tylko dane przesyłane przez kandydatów, ale też działania zespołu rekrutacji. Często więc okazuje się, że dysponujemy wszystkimi niezbędnymi danymi do stworzenia wymarzonych raportów, ale po prostu nie jesteśmy tego świadomi.
Zastanów się więc w pierwszej kolejności, jakiego rodzaju dane będą Ci potrzebne. Do ich określenia potrzebne będzie określenie tych wskaźników, które są kluczowe przy ocenie skuteczności działań zespołu rekrutacji. W swoim artykule takie podstawowe wskaźniki, czyli KPI, opisało już softgarden, wymieniając między innymi czas do zatrudnienia, czy koszt rekrutacji.
Pamiętaj, że wskaźniki powinny służyć nie tylko Twoim przełożonym, ale też samemu zespołowi rekrutacji. Przykładowo, jeśli zespół zajmuje się aktywnym wyszukiwaniem kandydatów, warto śledzić takie wskaźniki, które pozwolą Ci ocenić skuteczność działań służących aktywnemu poszukiwaniu kandydatów. W takim wypadku musisz się zorientować, czy zespół korzysta z systemu ATS w trakcie sourcingu, czy też dane z tego obszaru są gromadzone gdzieś indziej. Pamiętaj, że zbieranie wszystkich danych w jednym miejscu ułatwi szybkie produkowanie interesujących Cię raportów.
Czy śledzisz odpowiednie wskaźniki?
Często powtarzam, że w rekrutacji liczy się tylko jeden wskaźnik: czy wszystkie stanowiska są obsadzane odpowiednimi kandydatami w odpowiednim czasie. Ale to oczywiście spore uproszczenie. W rzeczywistości potrzebujemy też takich wskaźników, które pozwolą się zorientować, czy jesteśmy na dobrej drodze, by osiągnąć ten najważniejszy cel zespołu rekrutacyjnego.
Żeby odpowiednio zorganizować proces rekrutacji, warto najpierw stworzyć jego mapę. To proste ćwiczenie pozwala zrozumieć, jak wygląda proces zarówno z perspektywy zespołu rekrutacji, zaangażowanych w niego managerów i kandydatów. Graficzna forma pozwala z łatwością zidentyfikować te etapy, które mogą stanowić szczególne wyzwanie. Pozwala też określić, jakie wskaźniki pomogą szybko i skutecznie zidentyfikować problemy w procesie rekrutacji.
Przykładowo, wysoki odsetek aplikacji kandydatów odrzuconych w pierwszym etapie selekcji może wskazywać na konieczność poprawy ogłoszeń rekrutacyjnych. Podobnie, niski odsetek kandydatów pomyślnie przechodzących rozmowę kwalifikacyjną sugeruje, że do udziału w procesie zapraszamy niewłaściwe osoby. To dane, które powinny być widoczne dla wszystkich rekruterów. Powinny one stanowić podstawę rozmów z managerami zaangażowanymi w proces rekrutacji, bo mogą wskazywać na konieczność zmiany strategii rekrutacji.
Wybierając najistotniejsze wskaźniki, warto skonsultować się z innymi zespołami. Przykładowo, zespół odpowiedzialny za budowanie wizerunku pracodawcy będzie z pewnością zainteresowany wynikami badania satysfakcji wśród kandydatów, podczas kiedy dział finansowy z chęcią pozna koszty prowadzenia rekrutacji.
Czy masz łatwy dostęp do najważniejszych wskaźników?
Wyobraź sobie, że siedzisz w pracy, kiedy nagle odzywa się syrena, a wszędzie dookoła włączają się czerwone, migające światła. To poziom rotacji nowych pracowników podniósł się niebezpiecznie wysoko! Cały zespół chwyta za sprzęt i udaje się w teren ratować sytuację.
Oczywiście, to kompletnie przerysowany scenariusz. Tym niemniej, zespół rekrutacji powinien regularnie sprawdzać wartości najważniejszych wskaźników dotyczących jego pracy. Roczny, kwartalny, czy nawet miesięczny przegląd to zdecydowanie za mało.
Podczas szkoleń z wyszukiwania kandydatów często pytałam rekruterów o to, jaki współczynnik odpowiedzi udaje się im osiągnąć, kiedy sourcują. Większość z nich nie była w stanie odpowiedzieć na takie pytanie z marszu. Niektórzy szybko sprawdzali dane, korzystając na przykład z LinkedIn Recruiter, inni byliby w stanie policzyć tę wartość, ale wymagałoby to godzin pracy.
Pamiętaj, że zbieranie danych nie jest celem samym w sobie. Wybrane przez Ciebie wskaźniki muszą być łatwo dostępne dla całego zespołu. Niektóre zespoły decydują się na przedstawienie ich na dużej tablicy, widocznej dla każdego w biurze. Jeszcze lepszym rozwiązaniem może być wirtualna tablica, do której każdy ma dostęp. Wreszcie, regularne generowanie raportów za pomocą systemu ATS i omawianie ich podczas spotkań zespołu, to rozwiązanie, które z pewnością się sprawdzi.
Jak widzisz, wybór odpowiednich KPI to nie wszystko. Prawdziwy sukces osiągniesz wtedy, kiedy upewnisz się, że zbierasz wszystkie niezbędne dane, najlepiej w sposób zautomatyzowany i niewymagający dodatkowej pracy zespołu, oraz kiedy wykorzystasz je do opracowania kluczowych wskaźników, które na bieżąco będą informować zespół rekrutacji (oraz inne zespoły w firmie) o powodzeniu jego działań.
softgarden: Dziękujemy Kasi Tang za gościnny wpis na naszego bloga i podzielenie się z nami perspektywą rekrutera!
Autorka wpisu:
Jest trenerką rekrutacji, social media i wyszukiwania kandydatów w sieci. Zarządza Recruitment Open Community Polska – największą polską społecznością rekruterów. Spotkasz ją w sieci lub podczas wydarzeń branżowych w Polsce i za granicą, między innymi w Berlinie, Londynie czy Amsterdamie
