Spotkaliśmy się niedawno na rozmowie online z Joanną Urbańską – rekruterką, HR Business Partner i blogerką, która dyskutowała z Michałem Janasem z naszego zespołu na temat roli rekrutera w organizacji oraz wyzwań związanych z chęcią pogodzenia oczekiwań kandydata oraz biznesu w codziennej pracy.
„Skąd pomysł na temat tego webinaru? Pojawił się on jako efekt moich przemyśleń, iż jako rekruterzy jesteśmy często traktowaniu po macoszemu w organizacjach. Odpowiadamy za przyciągnięcie i onboarding kandydatów, ale sami rzadko kiedy otrzymujemy odpowiednie wsparcie. Z reguły rozpoczynając pracę w firmie, dostajemy listę ewentualnych pytań do kandydata, a cała pozostała wiedza i know how jest czymś, co musimy sami sobie wypracować. Nie jest to wcale proste, tym bardziej że rekruter działa na pierwszej linii kontaktu między osobami aplikującymi a firmą i to na nim ciąży odpowiedzialność nie tylko za skuteczność rekrutacji, ale też budowanie wizerunku przedsiębiorstwa jako pracodawcy. A dodatkowo rekruter to nie tylko osoba zajmująca się umawianiem i przeprowadzaniem rozmów, ale też szeregiem zadań – od organizacyjnych, przez komunikacyjne, a nawet graficzne” – tak o idei stojącej za naszym wydarzeniem dla rekruterów mówi Joanna Urbańska.
Kim jest rekruter w organizacji?
Dużym wyzwaniem, z jakim mierzy się większość rekruterów, jest konieczność pogodzenia oczekiwań biznesu oraz tych płynących od kandydatów. Pytanie, jak to sensownie zrobić, aby jednocześnie nie zapomnieć o własnym komforcie pracy w pogoni za idealnym wypełnieniem wszystkich zadań. Czy da się w ogóle pogodzić te dwie perspektywy? Kluczem do sukcesu może być stałe edukowanie wewnątrz firmy na temat realnego zakresu pracy rekrutera oraz odpowiedzialności, jaka spoczywa na tej roli. Dobrym punktem wyjścia jest także spisanie wszystkich ważnych czynników, jakie rekuter musi brać pod uwagę w swojej pracy zarówno od strony organizacji, jak i aplikujących osób.
Obszary odpowiedzialności rekrutera z perspektywy biznesu:
- Profil kandydata
- Źródła poszukiwania kandydatów
- Boolean Search
- Preselekcja CV
- Screeningi
- Umawianie spotkań
- Zgrywanie kalendarzy
- Przekładanie spotkań
- Prowadzenie spotkań
- Obiektywna ocena kandydata
- Doradztwo w wyborze kandydata
- Formalności związane z zatrudnieniem
- Zadbanie o pierwszy dzień pracy
- Onboarding
- Raporty i statystyki
- Czas
- Bieżące przekazywanie informacji
- System rekrutacyjny
- Ankiety oceny rekrutera
- Przyciąganie klientów
- Standaryzacja zachowań i edukacja menadżerów
- Budowanie zaangażowania
- Wpływ na rotację
Obszary odpowiedzialności rekrutera z perspektywy kandydata:
- Candidate journey map
- Grafiki
- Działania marketingowe
- Działania sprzedażowe
- Feedbacki dla kandydatów
- Standardy procesów
- Budowanie atmosfery
- Ankiety na rożnych etapach rekrutacji
- Plan komunikacji (maile, sms, telefony)
- Employer branding
- Strona kariery
- Social media
- Pozytywne doświadczenia kandydatów
- Targi pracy i eventy
- Współpraca z uczelniami
- Formularz aplikacyjny
- Dostępność dla kandydata (czas i kanały)
- Warsztaty, rekrutacje grupowe
- Rozwiązania wideo
- Rekrutacje online
„Powyższe punkty to przykłady, które jako pierwsze przyszły mi do głowy. Nie jest to zamknięty spis, gdyż praca poszczególnych rekruterów bywa zróżnicowana. Wypracowanie powyższej listy, adekwatnej dla danej firmy i zakresu zadań rekrutera to świetny punkt wyjścia nawet do tego, aby samodzielnie uświadomić sobie, za co odpowiada się w firmie oraz do podjęcia rozmów, czy to z biznesem, czy managerem odpowiedzialnym za organizację pracy działu rekrutacji na temat skali realizowanych działań. Czas jest tym zasobem, którego brakuje nam najbardziej, a bez rozpoczęcia dyskusji na temat roli rekrutera w organizacji i priorytetyzacji powierzonych zadań, skazujemy się na ciągłe balansowanie pomiędzy nimi z ryzykiem, że część z nich, być może tych ważnych, zostanie zaniechana” – tak brzmi rada Joanny Urbańskiej dla rekruterów, którzy próbują samodzielnie zdefiniować swoją rolę w organizacji.
Poza samym przygotowaniem powyższej listy warto też zastanowić się, które z zadań możemy zrealizować we współpracy z innymi, czy też korzystając z nowoczesnych narzędzi pozwalających np. na automatyzację pracy, czy tworzenie modułowych stron kariery. A wszystko to po to, aby wygenerować więcej czasu na to, co w pracy rekrutera najważniejsze – czyli budowanie relacji z kandydatami, prowadzenie jakościowych rozmowów oraz optymalizację procesów wewnętrznych i zewnętrznych.
Przy tym wszystkim warto też podeprzeć się niezależnymi wynikami badań. W raporcie Candidate Experience 2020, jaki softgarden opublikowało na rynku niemieckim, pojawiły się bardzo ważne wnioski – kandydaci stają się coraz mniej cierpliwi zarówno w kontekście aplikowania (maksymalny akceptowany czas na wypełnienie formularza to 10 minut), jak i oczekiwania na feedback (maksymalnie 14 dni od złożenia aplikacji). Oczekują również przejrzystości procesów i jakościowych oraz atrakcyjnych ofert pracy, które dają realny wgląd w przyszłe obowiązki. Umiejętność odpowiedzi na nie będzie coraz częściej przesądzała o sukcesie rekrutacyjnym firmy.
Perspektywa biznesu i kandydata – jak to w praktyce pogodzić?
Przechodząc do konkretnych przykładów prezentujących sprzeczne oczekiwania biznesu i kandydatów wobec rekrutera, warto skupić się na temacie czasu. W kontekście organizacji nacisk będzie niemal zawsze położony na to, aby procesy zostały zrealizowane maksymalnie szybko. Niestety takie zwiększenie tempa może prowadzić do utraty ich jakości, tymczasem dla kandydata to właśnie ona ma decydujące znaczenie. Jak to pogodzić? Na pewno wsparciem może być w tym zakresie technologia i zautomatyzowanie tego, co możliwe, z zachowaniem indywidualnego podejścia do aplikujących osób. Pozwolić na nią może np. system rekrutacyjny dający użytkownikom możliwość wysyłania automatycznych, personalizowanych wiadomości z feedbackiem na różnych etapach rekrutacji. Oczywiście samo narzędzie nie jest rozwiązaniem problemu, jednak opracowanie dobrych szablonów wiadomości, dopasowanych do różnych sytuacji, to już dobry sposób na przyspieszenie komunikacji z kandydatem przy zachowaniu jej wysokich standardów.
Podobnie prezentuje się temat umawiania spotkań i rozmów kwalifikacyjnych. Czasy, gdy kandydat zgadzał się na każdą opcję czasową, już dawno przeminęły. Dzisiaj oczekuje on, że będzie to dopasowane do jego możliwości terminowych, a w czasach rekrutacji online – chciałby także, aby nie wiązało się to z dużymi wyzwaniami technologicznymi. Z perspektywy zespołu rekrutacyjnego istotne jest natomiast kwestia dogrania terminu, który odpowiada wszystkim zaangażowanym osobom. Jak zatem w prosty sposób przygotować kilka propozycji terminów, które pasują wszystkim zaangażowanym osobom i odpowiadają na oczekiwania kandydata, nie tracą na to długich godzin ustaleń? Tutaj także pomaga rozwiązanie technologiczne, tym razem pozwalające na koordynację kalendarzy wszystkich uczestników zespołu rekrutacyjnego i przesyłanie kandydatowi kilku dostępnych opcji czasowych spotkania prosto z systemu ATS.
Ważną kwestią w kontekście wzajemnych oczekiwań firmy i rekrutera jest temat wizerunku pracodawcy. Organizacje chcą przyciągać najlepszych kandydatów, ale osoby takie chcą aplikować wyłącznie do firm, które postrzegają jako atrakcyjne. Dlatego też całokształt pracy rekrutera jest tak ważny. Jest on pierwszą osobą, jaką poznaje kandydat w procesie rekrutacji, a jednocześnie osobą, której praca jest najczęściej omawiana na portalach oceny pracodawców. Innymi słowy m.in. to wysoka jakość pracy rekruterów przekłada się na możliwość zaspokojenia potrzeb firmy w kontekście zatrudnienia top talentów.
A co z ocenami firmy, jako pracodawcy? Czy pytać kandydatów o opinię, czy może wyłącznie zdawać się na zewnętrzne platformy oceny? Kandydaci są nimi żywo zainteresowani i to od ich poziomu zależy często finalna decyzja, czy złożą aplikację. Z tego względu wdrożenie własnego systemu do zbierania feedbacku od kandydatów i pracowników może być sposobem na działanie pro-wizerunkowe, jako dowód na transparentność firmy i otwartość na krytykę, a jednocześnie źródłem bezcennej wiedzy dla aplikujących osób. Ważne tylko by zrobić to w sposób budzący wiarygodność, np. korzystając z rozwiązania trzeciej strony, które zapewnia publikację wszystkich ocen spełniających standardy wypowiedzi.
Wnioski
„Z mojej perspektywy najważniejszą cechą rekrutera jest gotowość do stałego rozwoju zawodowego. Musimy jako grupa zawodowa sięgać stale po nowe rozwiązania, wsłuchiwać się w głos kandydatów i wchodzić w dojrzałą dyskusję z biznesem. Bardzo mnie cieszy, że uczestnicy webinaru zapytani o to, jak widzą swoją skalę rozwoju zawodowego w punktacji od 1 do 10, wskazali średnio 5,7. Pokazuje to, że niezależnie od stażu pracy jesteśmy świadomi, iż nigdy nie osiągniemy 100% poziomu wiedzy, gdyż nasza specjalizacja stale się rozwija i ewoluuje. To dlatego tak cenię pracę rekruterską” – podsumowuje Joanna Urbańska.
Współpraca z ekspertem:
Joanna Urbańska
Joanna Urbańska jest HR Business Partnerem, managerem, trenerem, coachem, konsultantem i psychologiem. Prowadzi również bloga dla rekruterów. Jest autorką artykułów do magazynu HR Business Partner, współtwórczynią narzędzia HR Business Guide oraz należy do inicjatywy H2H.
W branży HR pracuje od 6 lat, ma na swoim koncie 5000+ spotkań rekrutacyjnych, drugie tyle zadowolonych kandydatów i współpracowników, niezliczoną liczbę konstruktywnych rozmów i feedbacków, również wewnątrz organizacji. Ponad 100 godzin spędziła na sali szkoleniowej, a za nią niemal 30 godzin sesji coachingowych, które cały czas realizuje.
