Idealna rozmowa kwalifikacyjna online: czym jest?
W dzisiejszych czasach rozmowy wideo są możliwe na większości urządzeń. Telefony komórkowe, laptopy i tablety są obecnie wyposażone w kamery i mikrofony. Jednak dobry sprzęt techniczny to tylko połowa sukcesu w udanej cyfrowej rozmowie o pracę.
Rozmowy wideo online różnią się od analogowych
Ważny jest również sposób prowadzenia wirtualnej rozmowy, ponieważ różni się on znacząco od przebiegu rozmowy organizowanej w tradycyjny sposób. Po pierwsze, nie mamy możliwości, aby usiąść wspólnie w jednym pomieszczeniu, często nie możemy nawiązać bezpośredniego kontaktu wzrokowego z kandydatem. Aby to zasymulować, należałoby patrzeć bezpośrednio w kamerę laptopa, co oczywiście nie jest naturalne. Przy częstej pracy na 2 urządzeniach (laptop i ekran) i np. kamerze zbierającej nasz widok z boku, musimy liczyć się z tym, że kandydat może mieć wrażenie, iż rozmawiamy z nim, nie patrząc na niego. Może to także działać w ten sposób w drugą stronę.
Ta sytuacja konwersacyjna jest o wiele bardziej stresująca i dezorientująca niż prawdziwa rozmowa, o czym przekonali się neurolodzy. Kiedy patrzymy bezpośrednio na siebie, nasze mózgi są wytrenowane do rozpoznawania i przetwarzania emocji drugiej osoby oraz reagowania na nie w ciągu kilku sekund. W cyfrowej rozmowie kwalifikacyjnej wiele emocji nie zawsze można jednoznacznie sklasyfikować właśnie ze względu na brak kontaktu wzrokowego.
Zadbaj o poczucie komfortu kandydata
Myślenie o tym, co może oznaczać wyraz twarzy drugiej osoby, może doprowadzić do odwrócenia uwagi od rzeczywistej rozmowy. Aby temu zapobiec, kandydat musi się jeszcze bardziej skupić się na rozmowie kwalifikacyjnej, a stres temu towarzyszący na pewno mu nie pomaga. To sprawia, że cała sytuacja jest bardzo wyczerpująca, zwłaszcza dla kandydata. Jednak jako rekruter masz wpływ na to, aby Twój rozmówca poczuł się pewniej, spokojniej i aby był bardziej opanowany. To z kolei pomoże Tobie. Jeśli Twój współrozmówca jest bardziej zrelaksowany, możecie lepiej poznać siebie nawzajem. Dzięki temu późniejsza decyzja rekrutacyjna będzie łatwiejsza.
Wskazówki dotyczące rozmowy wideo
- Upewnij się, że masz odpowiednie oświetlenie
- Zadbaj o etykietę rozmowy
- Unikaj pochopnych osądów dotyczących Twojego rozmówcy
- Ustaw kamerę na wysokości oczu
- Zadbaj o krótkie przerwy na relaks
- Przećwicz z wyprzedzeniem prawidłowe korzystanie z technologii
Dobre oświetlenie
Upewnij się, że Twoja twarz jest dobrze oświetlona podczas rozmowy, aby osoba, z którą się spotkasz dobrze widziała Twoją mimikę i gesty. Doskonale sprawdzi się jako źródło światła np. lampka biurkowa lub lampka pierścieniowa, którą dopinasz do laptopa. Źródło światła musisz skierować na siebie, ale uważaj, aby się przy tym nie oślepić.
Często w pogodny dzień wystarczy samo czyste światło słoneczne. Upewnij się jednak, że nie siedzisz tyłem do okna. W takim przypadku osoba, z którą się połączysz, nie będzie w stanie w ogóle zobaczyć Twojej twarzy, ponieważ będzie ona całkowicie zacieniona.
Właściwa etykieta rozmowy
Etykieta spotkania? Warto o nią zadbać także w czasie rozmowy online. Zwłaszcza jeśli pracujesz na home office, a w Twoim mieszkaniu przebywa rodzina, musisz upewnić się, że w czasie spotkania nie pojawią się nieprzewidziane zakłócenia z ich strony. Oczywiście nie da się uniknąć każdej sytuacji, ale ich ograniczenie jest ważne. Tak przerywnik niepotrzebnie zdekoncentruje Ciebie i Twojego rozmówcę, a w najgorszym wypadku pogłębi jego zdenerwowanie.
Istotne jest, aby mieć cały czas włączoną kamerę i mikrofon. Ciągłe ich włączanie i wyłączanie, to nie tylko element rozpraszający, ale też powodujący u rozmówcy odczucie braku zainteresowania z Twojej strony, jeśli w pewnym momencie zacznie mówić do czarnego ekranu.
Wystrzegaj się pochopnych osądów
Rozmowa online wiąże się z włączeniem kamery, która niestety daje wgląd w prywatne otoczenie kandydata. Zobaczysz, np. jak umeblowany jest pokój, w którym się znajduje. Takie drobiazgi nie powinny być dla Ciebie istotne.
Może być też tak, że zobaczysz w tle bałagan albo schnące pranie. Pamiętaj, aby nie oceniać nikogo po tym, jak wygląda wnętrze jego domu, lecz wyłącznie na podstawie tego, co widzisz i słyszysz od niego jako osoby. W czasie klasycznej rozmowy kandydat zachowałby swoją prywatność dla siebie, a teraz być może siedzi w salonie swojej babci lub w domu znajomych. Możesz też zawsze doradzić kandydatom, aby skorzystali z różnych rodzajów tła dostępnych na aplikacjach do rozmów online – w ten sposób oni sami będą czuli się bardziej komfortowo.
Rozmawiaj z kandydatem na poziomie oczu
Jeśli korzystasz z laptopa do przeprowadzenia cyfrowej rozmowy kwalifikacyjnej, prawdopodobnie patrzysz na wyświetlacz z góry. To może być nieco onieśmielające dla uczestnika tego spotkania. Dlatego upewnij się, że podczas takiej rozmowy kamera komputera znajduje się na wysokości oczu. Jeśli na stałe pracujesz w taki sposób, warto zadbać o zakup podstawki pod laptopa, którą w razie potrzeby możesz ustawić na biurku. Sprawdzi się również podłożenie pod urządzenie grubej książki.
Wirtualna wycieczka po firmie
Rozmowa online wymaga większej koncentracji od kandydata, dlatego jest dla niego bardziej wyczerpująca. Stąd klasyczny schemat pytanie-odpowiedź może się przy niej nie sprawdzić. Zamiast tego, warto robić krótkie przerwy na chwilę odpoczynku i zaczerpnięcie głębokiego oddechu.
To może być chwila small talku albo najnowszy film o waszej firmie, który pokażesz kandydatowi w czasie rozmowy za pomocą funkcji udostępniania ekranu. Jeśli przeprowadzasz rozmowę online w swojej firmie, możesz również zaprosić kandydatów do odbycia wirtualnej wycieczki. Pokaż im biuro, stołówkę, sale konferencyjne. Na pewno docenią okazję, by zobaczyć siedzibę potencjalnego przyszłego pracodawcy.
Kontrola techniczna przed rozmową, a nie w jej trakcie
Nikt z nas nie lubi problemów technicznych. A gdy zdarzają się one podczas rozmowy o pracę, wywołuje to dodatkowy, niepotrzebny stres. W związku z tym zaleca się, aby najpierw dokładnie poznać swój system wideokonferencyjny, zanim zostanie on użyty w rozmowie z kandydatem. Dzięki wcześniejszym próbom, zyskasz pewność siebie i poczucie optymalnego przygotowania do rozmowy, a także przygotujesz się, aby pomóc kandydatowi, jeśli będzie tego potrzebował.
Dlaczego w ogóle powinniśmy polegać na rozmowach kwalifikacyjnych w formie wideo? Oto kilka plusów i minusów cyfrowych spotkań:
Zalety zdalnej rozmowy kwalifikacyjnej
Na początku pandemii koronawirusa, wielu rekruterów uważało, że wirtualne rozmowy kwalifikacyjne to zło konieczne. Nie było po prostu innego sposobu, aby je przeprowadzić! Jednak nie zajęło to wiele czasu, by cyfrowa rozmowa kwalifikacyjna stała się integralną częścią rekrutacji. Nic w tym dziwnego, gdyż rekruterzy i kandydaci bardzo szybko docenili zalety tego typu rozmów. A są to:
- Zredukowanie dojazdów: kandydat nie musi już dojeżdżać z drugiego końca miasta na rozmowę kwalifikacyjną. Wpływa to na oszczędność czasu, jest wygodne i bezpośrednio przekłada się na lepsze candidate experience.
- Redukcja kosztów: w przypadku rozmów odbywających się np. w innych miastach, pracodawcy dzięki rozmowom online, nie muszą zwracać kandydatom kosztów podróży.
- Oszczędność czasu: spotkanie cyfrowe jest szybkie i łatwe do przeprowadzenia – nie trzeba rezerwować i przygotowywać sali oraz sprzątać jej po każdej przeprowadzonej rozmowie.
- Employer branding: dobrze przygotowana wirtualna rozmowa kwalifikacyjna prezentuje firmę jako zaznajomioną z najnowszą technologią oraz taką, która z pewnością dobrze funkcjonuje w erze cyfrowej. W ten sposób wzmacnia ona swoją pozycję na rynku pracy.
Z systemem ATS od softgarden możesz planować i przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne online bezpośrednio z poziomu rozwiązania rekrutacyjnego.
Wady rozmowy cyfrowej
Istnieją również pewne wady wirtualnych rozmów kwalifikacyjnych, które w głównej mierze wynikają z zastosowania niewłaściwej technologii. Na przykład, jeśli używasz systemu ATS, który nie został zaprojektowany, aby umożliwiać rozmowy online, tracisz kilka naprawdę przydatnych funkcji.
Należą do nich:
- Przesunięte w czasie rozmowy kwalifikacyjne: przesunięte w czasie cyfrowe rozmowy kwalifikacyjne są szczególnie interesujące dla kandydatów, którzy pracują na innym kontynencie i znajdują się w innej strefie czasowej. Jest to również świetna opcja dla wielu kandydatów, którzy pracują w systemie zmianowym i są trudno dostępni w ciągu dnia. Po prostu wysyłasz im swoje pytania w formie wideo, na które uzyskujesz odpowiedź również w takiej formie. Daje Ci to prawdziwy obraz kandydata, nawet jeśli nie możesz przeprowadzić z nim rozmowy na żywo.
- Mobilne rozmowy wideo: zaoferuj kandydatom możliwość udziału w rozmowie wideo również z urządzeń mobilnych, poprzez wysłanie im linku bezpośrednio na ich telefon czy tablet. Spotka się to z uznaniem ze strony młodego pokolenia, które korzysta głównie z takiego sprzętu.
Wniosek: Sukces wymaga właściwej technologii i odpowiedniego przygotowania
Nasz wniosek: Jeśli przygotujesz rozmowę kwalifikacyjną online prawidłowo i nie pozostawisz nic przypadkowi, zdobędziesz punkty u swoich kandydatów. Wymaga to jednak odpowiedniego przygotowania technicznego oraz przeprowadzenia kandydata przez rozmowę cyfrową w sposób zorganizowany i ukierunkowany. Naszą radą jest nie tylko to, aby wziąć sobie do serca powyższe wskazówki, ale również, by podzielić się nimi z kandydatem odpowiednio wcześniej. Może warto przygotować checklistę? Możesz zawrzeć w niej porady, jak najlepiej ustawić się przed laptopem i przygotować do rozmowy oraz doradzić, żeby dla pewności jeszcze raz przetestował swój sprzęt przed rozpoczęciem spotkania. Zrelaksowana rozmowa rekrutacyjna to klucz do spokojnej atmosfery, która z pewnością pomoże Ci lepiej poznać kandydata. A wynikiem będzie sukces rekrutacyjny!
