To ten etap procesu rekrutacyjnego ma zazwyczaj decydujące znaczenie w wyborze przyszłego pracownika. Pytanie, co zrobić, aby mimo ograniczonego czasu na poznanie kandydata wytypować tę właściwą osobę? Na pewno o sukcesie decyduje dobre przygotowanie rekrutera i hiring managera!
1. Poświeć czas na poznanie kandydata
Przed samą rozmową zapoznaj się jeszcze raz z dokumentami aplikacyjnymi zaproszonej osoby. Zwróć uwagę na kluczowe elementy doświadczenia, umiejętności, ale też pojawiające się sprzeczności, czy brakujące informacje. Pomoże Ci to uniknąć nic niewnoszących pytań, odnoszących się do faktów podanych już w CV np. „Co studiowałeś?”. Pamiętaj, że Twoje przygotowanie do rozmowy, to dowód na to, że podchodzisz poważnie do rozmówcy. Jeśli oczekujesz od kandydata zaangażowania, wykaż się tym samym!
2. Przygotuj plan rozmowy
W profesjonalnym przygotowaniu rozmowy pomaga opracowanie jej planu. Nie chodzi tu o spisanie każdego pojedynczego pytania, a raczej o zastanowienie się nad tym, czego zespół rekrutacyjny chce się dowiedzieć na temat kandydata i jakie tematy poruszyć w czasie rozmowy. Dobrze jest podzielić się zakresami tematycznymi, aby wiedzieć, kto będzie rozmawiał z kandydatem np. o jego doświadczeniu merytorycznym, a kto zapyta o umiejętności miękkie? Ważne jest także, by określić, ile będzie trwała rozmowa i by do wszystkich tych wytycznych stosować się, rozmawiając z każdym z kandydatów, aby otrzymać porównywalne wyniki.
3. Zadbaj o atmosferę
W przypadku rozmowy prowadzonej on site pamiętaj o znalezieniu cichej, spokojnej salki, bez gwaru rozmów pracowników i osób zaglądających z zaciekawieniem przez szybę. Jeśli planujesz podanie napojów, pomyśl o tym zawczasu, a przede wszystkim zadbaj o to, by rozmowa kwalifikacyjna zaczęła się punktualnie. W przypadku rozmów prowadzonych online atmosfera jest jeszcze ważniejsza, a okoliczności nieraz bardziej stresujące, dlatego zapewnij kandydatowi wsparcie techniczne, jeśli ma jakikolwiek problem z dołączeniem do rozmowy online, czy też np. podzieleniem się ekranem w czasie prezentacji. Z reguły właśnie w takim momencie wszystko idzie na opak, dlatego idealnym rozwiązaniem jest dobre i proste w obsłudze narzędzie do rekrutacji online, a także zapewnienie kandydatowi każdej niezbędnej pomocy.
4. Small talk na rozluźnienie
Rozmowa kwalifikacyjna jest wyjątkową sytuacją dla większości uczestników. Jeśli naprawdę chcesz dobrze poznać kandydata, zadbaj o przyjazny klimat tego spotkania. Wiele osób jest na początku spiętych, ale krótki small talk potrafi sprawić, że opadną im nerwy i o wiele lepiej wypadną one w czasie konwersacji. Na pewno nie warto rozpoczynać rozmowy od trudnych technicznych pytań, a raczej od takich, które będą dla kandydata przyjazne i pomogą mu się rozluźnić.
5. Pilotuj rozmowę i dbaj o jej odpowiedni przebieg
Pamiętaj, że to kandydat ma odgrywać pierwsze skrzypce w czasie rozmowy, dlatego, jeśli nawet chcesz mu opowiedzieć jak najwięcej o firmie, roli i oczekiwaniach wobec nowej osoby, to zadbaj najpierw o to, aby kandydat miał okazję zaprezentować wszystkie ważne informacje na swój temat. Zadawaj pytania otwarte, zwróć też uwagę na to, czy każde z nich jest dla niego zrozumiałe. Czasem warto zapytać jeszcze raz o to samo, używając innych sformułowań. Niektórzy lubią zadawać nietypowe pytania, sprawdzając sposób myślenia kandydatów – trzeba z tym zachować ostrożność, gdyż potrafią być one stresujące dla aplikujących osób. Na pewno należy unikać banałów i kwestii, które ludzi tylko irytują, np. „Gdzie widzisz się za 5 lat?”. Pozwól także kandydatowi dopytać o wszystko, co jest dla niego interesujące i postaraj się od razu odpowiedzieć lub prześlij odpowiedzi w późniejszym czasie, jeśli wymagają one dalszych ustaleń.
6. Słuchaj uważnie i okazuj zainteresowanie
Pokaż kandydatowi, że spotkanie z nim jest dla Ciebie ważne i interesujące. Jak to zrobić? Kluczem jest aktywne słuchanie i zaangażowanie w dyskusję. Pozwól kandydatowi się swobodnie wypowiedzieć, zadawaj pytania pogłębiające. Nawiązuj w kolejnych pytaniach do faktów i informacji, które kandydat poda w czasie spotkania. Najgorszym co można zrobić, to okazanie zaproszonej osobie, że rozmowa z nią jest dla nas nudna lub że w jej czasie odkryliśmy, iż jej profil jednak wcale nie pasuje do naszego stanowiska. Warto przeprowadzić rozmowę w profesjonalny sposób aż do końca, a jeśli mamy jakieś uwagi, to można przekazać je w krótkim podsumowaniu spotkania. Traktujmy kandydata, tak jak sami chcemy być traktowani – odbieranie w czasie interview telefonów lub odpisywanie na maile, nie jest eleganckie.
7. Bądź przewodnikiem spotkania
Pamięta o tym, że co prawda główna uwaga ma skupiać się na kandydacie i to on jest prezentującą osobą, jednak to do Ciebie jako do rekrutera należy utrzymanie kontroli nad rozmową. Pamiętaj o tym i dbaj, aby była ona merytoryczna i na temat. Jeśli kandydat wejdzie zbyt głęboko w dygresje, to w miły, ale stanowczy sposób nakieruj go na główny temat spotkania. Koncentruj się na informacjach, jakie chcesz uzyskać. Zadbaj o to, aby także Twoje wypowiedzi były konkretne i rzeczowe.
8. Pamiętaj, że rozmowa kwalifikacyjna to część działań employer branding
Rekruter reprezentuje firmę w czasie każdego kontaktu z kandydatem, a kluczowym punktem jest rozmowa kwalifikacyjna. To, jakie zrobisz wrażenie, czy zostaniesz odebrany jako osoba przyjazna, otwarta, ale też dobrze przygotowana i rzeczowa – to wszystko składa się na wizerunek firmy, jaki będzie miał kandydat po spotkaniu z Tobą. W tym specyficznym momencie rekruter musi w szczególności zwrócić uwagę na to, by działać zgodnie z tymi wszystkimi wartościami, które dzieli organizacja. Oczywiście powody do utrzymania najwyższych standardów mogą być też bardzo prozaiczne – przecież dzisiejszy kandydat, może być jutro współpracownikiem, z którym będziesz realizować w firmie wspólne projekty. A nawet, jeśli osoba ta nie zostanie przyjęta do pracy, to z całą pewnością podzieli się z rodziną i przyjaciółmi swoimi odczuciami z rozmowy rekrutacyjnej. Pamiętaj, że od Ciebie zależy, czy wzmocnisz, czy osłabisz markę pracodawcy w czasie takiego spotkania. Jest to jeszcze ważniejsze w przypadku rekrutacji prowadzonych zdalnie, w których czasie kontakt z rekruterem i hiring managerem, bywa dla kandydata jedyną okazją do poznania firmy i ich odbiór przekłada się nawet 1 do 1 na to, jak pracodawca będzie postrzegany.
9. Notuj kluczowe spostrzeżenia
Rób notatki podczas rozmowy, a po jej zakończeniu przygotuj krótkie podsumowanie. Bardzo Ci to pomoże w dalszej pracy, zwłaszcza jeśli masz sporo zaplanowanych rozmów rekrutacyjnych. Bez tego bardzo łatwo stracić orientację w tym, jak wypadł poszczególny kandydat. Idealnie byłoby omówić swoje odczucia po spotkaniu z pozostałymi uczestnikami rozmowy. Można także korzystać z narzędzi ułatwiających ocenianie kandydata i podejmowanie wspólnych decyzji rekrutacyjnych – bardzo przydatną opcją jest karta rozmowy kwalifikacyjnej z ustalanymi indywidualnie kryteriami i wagami, w której każdy uczestnik rozmowy zaznacza swoją ocenę i dodaje komentarz. A w dopilnowaniu, aby wszystkie zaangażowane osoby oceniły kandydata, pomaga aplikacja mobilna do komunikacji w zespole rekrutacyjnym.
10. Nie spiesz się z decyzją
Jeśli masz stworzoną short listę najbardziej interesujących kandydatów na dane stanowisko, ale nie jesteś do końca pewny, jaką podjąć decyzję, a karta oceny rozmowy kwalifikacyjnej pokazuje, że poszczególne osoby zostały bardzo podobnie ocenione, to zastanów się jakie informacje pomogłyby Ci w dokonaniu ostatecznej rekomendacji. Może warto spotkać się ponownie z tymi kluczowymi osobami? Z całą pewnością finalna decyzja powinna dawać poczucie, że wybrana osoba będzie świetnym dopełnieniem zespołu i odnajdzie się w nowej roli!
Nie da się uniknąć w podsumowaniu stwierdzenia, że głównym czynnikiem warunkującym czy rekrutacja będzie dobrze przeprowadzona, jest odpowiedzialny za nią zespół i jego podejście, przygotowanie, świadomość reprezentowania firmy przed kandydatem. Oczywiście samo jej przeprowadzenie można sobie ułatwić i warto to zrobić, tym bardziej że bardzo popularna obecnie rekrutacja zdalna wiąże się z koniecznością reorganizacji procedur i intensywniejszego korzystania z nowych technologii, co bywa wyzwaniem dla wszystkich uczestników. softgarden wprowadziło do swojego systemu ATS rozwiązania pozwalające na prowadzenie rozmów video – zarówno tych live, z udziałem do 5 osób i możliwością korzystania z aplikacji mobilnej, jak i przesuniętych w czasie, szczególnie przydatnych podczas preselekcji.
